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4 Schritte zur Reduzierung der benötigten Bürofläche

Apogee 4 Steps To Reduce The Office Space You Need

Digitalisieren Sie Ihre Poststelle

Durch die Digitalisierung der Post „am Briefkasten“ kann dies den Papierzufluss in Ihr Unternehmen verhindern und Sie auf dem Weg zu einem schlankeren, digitalen Ansatz für das Dokumentenmanagement starten.

Die eingehende Post wird gescannt, in Ihre Geschäftssysteme integriert und zu Beginn des Tages direkt per E-Mail an den Empfänger gesendet. Dies verbessert die Effizienz und senkt den Lagerbedarf, indem die Papiermenge in Ihrem Unternehmen reduziert wird. Darüber hinaus stellt die Digitalisierung Ihrer Poststelle sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch unterwegs wichtige Dokumente erhalten, was eine mobile Arbeitsumgebung unterstützt.

Scannen und Archivieren von Dokumenten

Unternehmen geben jedes Jahr Tausende aus, um Dateien unnötig zu speichern – ein elektronischer Prozess sorgt für mehr Effizienz und senkt die Kosten erheblich, da die digitale Archivierung den Bedarf an physischem Speicherplatz effektiv beseitigt. Die Verwendung der Systemsuchfunktionalität kann dann den Zugriff auf diese Dokumente verbessern, anstatt sie endlos durchsuchen zu müssen.

Bei Apogee verwenden unsere Dienste zum Scannen und Verarbeiten von Dokumenten mit hohem Volumen die neuesten Technologien, um die Bilderfassung Ihrer Dokumente in höchster Qualität in einer sicheren und ISO-akkreditierten Umgebung zu gewährleisten.

Hybrid-Mail

Konsolidieren Sie E-Mails aus Ihrem gesamten Unternehmen und leiten Sie sie an Druckereien mit hohem Volumen weiter, wo sie zeit- und kosteneffizient gedruckt, sortiert und versendet werden können. Druckereien befinden sich oft außerhalb des Standorts, sodass keine sperrigen Druckgeräte und Papierlager in Ihrer Poststelle vor Ort aufbewahrt werden müssen.

Durch die Überwindung der Beschränkungen des traditionellen Arbeitsplatzes wird Abfall vermieden, die Arbeitsumgebung verbessert und die Anforderungen an die Eigentumsverhältnisse reduziert.

Setzen Sie auf eine mobile Arbeitskultur

Unternehmen sehen sich heute einer steigenden Nachfrage von Mitarbeitern gegenüber, flexibler zu arbeiten. Im letzten Jahrzehnt hat der technologische Fortschritt dazu geführt, dass flexibles Arbeiten für viele Menschen zu einer praktikablen Option geworden ist. Viele Unternehmen setzen jetzt auf mobile Arbeitsumgebungen und reduzieren die Gesamtzahl der erforderlichen Arbeitsplätze, da der Anteil der Mitarbeiter nicht im Büro ist.

Damit eine Strategie zur Personalmobilisierung effektiv ist, muss sie jedoch von einer effektiven Dokumenteninfrastruktur und der Fähigkeit unterstützt werden, nahtlos mit etablierten Geschäftsprozessen zu arbeiten. Unternehmen setzen weitgehend auf Technologien, die es mobilen Mitarbeitern ermöglichen, vollständig am Arbeitsplatz teilzunehmen, z. B. Cloud-basierte E-Mail- und Office-Anwendungen, die es allen Mitarbeitern ermöglichen, auf dieselben Tools zuzugreifen und diese zu verwenden.

Es ist jedoch klar, dass die Mehrheit der britischen Unternehmen derzeit den Druckbedarf mobiler Mitarbeiter nicht decken. Das Drucken von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets sollte einfach sein, aber viele Unternehmen haben das mobile Drucken noch nicht aktiviert, sodass Sie von Ihrem Gerät über E-Mail, eine drahtlose Verbindung oder Ihr Netzwerk drucken können.

Durch einen intelligenten Druckansatz können Unternehmen die benötigte Bürofläche erheblich reduzieren und eine Reihe weiterer Vorteile erzielen. Die vier vorgestellten Ansätze sind alle relativ einfach und greifbar, können aber sehr effektiv sein, um wertvollen Büroraum freizugeben, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Our Managed Workplace Solutions are designed with our clients in mind, improving security, maximising productivity and increasing automation.
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