Nachrichten

Eine Kurzanleitung für ausgelagerte Dokumentendienste

Die Auslagerung eines Teils Ihres Unternehmens ist keine Entscheidung, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte. Die Abwägung der Vorteile und möglichen Nachteile des Outsourcings ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Ergebnis für Ihr Unternehmen langfristig vorteilhaft und profitabel ist.

corporate man using smartphone in front of his laptop

Wenn Sie mit mehreren Fristen jonglieren und viele verschiedene Prozesse überwachen, kann es oft vorkommen, dass der Tag nicht genügend Stunden hat. Da kleine Aufgaben wie das Drucken, Speichern und Ablegen von Dokumenten und das Versenden von Post als Nebenaspekte Ihres Unternehmens erscheinen, summieren sich die Stunden tatsächlich, und die Benutzer merken nicht, wie viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbracht wird.

Was ist das Auslagern von Dokumentendiensten?

Laut TechTarget können ausgelagerte Dokumentendienste definiert werden als: „Outsourcing ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Unternehmen einen Drittanbieter beauftragt, Aufgaben auszuführen, Operationen abzuwickeln oder Dienstleistungen für das Unternehmen bereitzustellen. Die Fremdfirma, der so genannte Dienstleister, sorgt dafür, dass ihre eigenen Mitarbeiter oder Computersysteme die Aufgaben oder Dienstleistungen entweder vor Ort in den eigenen Einrichtungen des entleihenden Unternehmens oder an externen Standorten ausführen.“

Kurz gesagt, die Auslagerung von Aspekten Ihres Unternehmens an einen Dokumentenmanagement-Anbieter für Dienstleistungen wie Aktenvernichtung, Speicherung, Druck, Mail-Optimierung und Bildbearbeitung kann Ihre Geschäftsprozesse auf kostengünstige Weise entlasten, sodass Sie sich auf Ihre wichtigsten Geschäftsziele konzentrieren können und Strategien.

Da Unternehmen Anfang 2020 damit begonnen haben, effektiver außerhalb des traditionellen Büros zu arbeiten, ergänzt die Möglichkeit, einen ausgelagerten Dokumentenservice auf Abruf einzuführen, nur besser als je zuvor Geschäftsstrategien für die Fernarbeit. Die Mitarbeiter müssen immer noch drucken, auf Dokumente zugreifen, E-Mails senden und empfangen und viele weitere alltägliche Aufgaben aus der Ferne erledigen, was nach der Umstellung auf flexibles Arbeiten deutlich wurde.

Wie kann Ihre Organisation davon profitieren?

Die Optimierung von Prozessen und Abläufen in Ihrer gesamten Organisation führt natürlich zu Kosteneinsparungen und vor allem zu Effizienzsteigerungen. Aber das Outsourcing von Document Services ist weit mehr, als nur Ihren Druckbetrieb zu betrachten.

Wie Unternehmen während der jüngsten Pandemie festgestellt haben, funktionieren bestimmte Prozesse und Vorgänge effektiver und effizienter, wenn sie ausgelagert werden. Dies hat zu einer viel größeren Akzeptanz und Nachfrage nach „digitalen Prozessen“ geführt, da Unternehmen die ersten Schritte auf ihrem Weg zur digitalen Transformation unternehmen und bereits die Vorteile erhöhter Effizienz und Sicherheit erleben.

Obwohl die Nachfrage nach Outsourcing in den letzten Monaten gestiegen ist, ist es wichtig, dass Unternehmen konform und sicher bleiben. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres Partners immer auf die üblichen Zusicherungen.

corporate man using smartphone in front of his laptop

Was sind die wichtigsten Vorteile eines ausgelagerten Dokumentendienstes?

Kosteneffizient

Die Rationalisierung Ihrer Liste der Outsourcing-Anbieter und die Durchführung regelmäßiger Kostenbewertungen werden Ihre Ausgaben reduzieren. Es ist weitaus kostengünstiger, eine kleine, gut verwaltete Liste bevorzugter Lieferanten oder sogar einen einzigen Lieferanten mit der Abdeckung und dem Fachwissen zu verwenden, um alle Ihre Outsourcing-Anforderungen zu erfüllen.

Effizienter

Die Beschaffung und Verwaltung des gesamten Dokumenten-Outsourcing-Prozesses wird bei richtiger Optimierung effizienter. Die Mitarbeiter kennen den Ansprechpartner, die typischen Projektdurchlaufzeiten und verfügen über eine klare Preisstruktur, um die Budgets entsprechend zuzuweisen.

Sicherer

Aufgrund der DSGVO-Gesetzgebung und der Verhängung schwerer Strafen ist es wichtiger denn je, dass alle Unternehmen verstehen, wie ihre Daten von Outsourcing-Anbietern verwendet und verwaltet werden. Die Reduzierung der Anzahl von Dokumenten-Outsourcing-Lieferanten sorgt für weniger Governance und Compliance in Bezug auf die Datennutzung. Dies bedeutet auch, dass Ihre Daten an weniger Unternehmen gesendet und von diesen gespeichert werden, wodurch Sicherheitsbedenken und das Risiko von Sicherheitsverletzungen verringert werden.

Zuverlässigkeit und Seelenfrieden

Von einem Dokumenten-Outsourcing-Anbieter im Stich gelassen zu werden, kann enorme Auswirkungen auf den Betrieb eines Unternehmens haben, sei es bei der Erstellung von Marketingmaterialien für eine große Veranstaltung oder beim Scannen großer Dokumentenmengen für einen Rechtsfall. Outsourcing-Unternehmen, die rund um die Uhr arbeiten, können helfen, den Stress bei der Einhaltung knapper Fristen zu verringern.

Zum Thema passende Artikel

Lesen Sie mehr Apogee Einblicke

Klicken Sie hier, um unsere neuesten Einblicke zu durchsuchen
Bleiben Sie über die neuesten Nachrichten und Entwicklungen in der Branche der Managed Print and Document Services auf dem Laufenden.

Erfolg!

Sie erhalten jetzt Marketingmitteilungen zu exklusiven Events, unseren Lösungen und Geschäftsentwicklungen. 

Danke - Newsletter-Anmeldung