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Eine Kurzanleitung zu einem Managed Print Service

Wenn Sie neu in der Welt von Managed Print sind oder nur ein paar schnelle Tipps für den Einstieg suchen, sind Sie hier richtig. Diese Kurzanleitung zu einem Managed Print Service geht auf die Grundlagen zurück und deckt alles ab, was Sie wissen müssen, von der genauen Entdeckung, wie ein Managed Print Service Ihrem Unternehmen zugute kommen kann, bis hin zur User Journey und den Prozessen innerhalb einer Organisation.

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Was ist ein Managed Print Service?

Laut Gartner sind „Managed Print Services (MPS) Dienste, die von einem externen Anbieter angeboten werden, um die Dokumentenausgabe eines Unternehmens zu optimieren oder zu verwalten. Die bereitgestellten Hauptkomponenten sind die Bedarfsanalyse, der selektive oder allgemeine Austausch von Hardware sowie der Service, Teile und Verbrauchsmaterialien, die für den Betrieb der neuen und / oder vorhandenen Hardware erforderlich sind. Der Anbieter verfolgt auch die Nutzung der Drucker-, Fax-, Kopierer- und MFP-Flotte, die Probleme und die Zufriedenheit des Benutzers.

Konkret bedeutet der Zweck eines Managed Print Service, dass der Benutzer nur an das Papier denken muss, das aus dem Gerät kommt. Der Managed Print Service Provider kümmert sich um alles andere, von Tonerversorgung und -austausch, Wartung der Geräte, Zählerstand, konsolidierte Abrechnung, umfassendes Management-Reporting bis hin zur Sammlung und Wiederverwertung des Geräts am Ende der Lebensdauer.

Guide Managed Print Service Journey

Was sind die Hauptvorteile eines Managed Print Service?

1. Effizienz

Effizienz ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und jeder weiß, wie kostbar Zeit am Arbeitsplatz ist. Während viele nach offensichtlicheren Geschäftsabläufen nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung suchen, sind die alltäglichen Zeitfresser oft die größten Zeitfresser. All die lästigen Druckprobleme, die Sie zu Hause bekommen, verzehnfachen sich im Büro, und all diese verschwendete Zeit kann sich extrem kostspielig summieren.

2. Kosten kontrollieren

Managed Print-Lösungen ermöglichen die Lieferung Ihres gesamten Druckbedarfs im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung, die eine einmalige monatliche Gebühr umfassen kann, um die gesamte Fernüberwachung, Toner und Verbrauchsmaterialien, Lieferung und technische Wartung abzudecken. Auf diese Weise hat Ihr Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Druckkosten und kann entsprechend budgetieren oder prognostizieren.

3. Reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck und Ihren Abfall

Durch die Anpassung der idealen Lösungen an Ihre Dokumentenanforderungen kann Ihr Unternehmen seinen ökologischen Fußabdruck drastisch reduzieren. Die Menge der verbrauchten Ressourcen wird zusammen mit dem damit verbundenen Strom- und Stromverbrauch sinken – all dies trägt zu einer besseren CO2-Bilanz für die Zukunft bei.

Druckrichtlinien können in Ihre Dokumenten-Workflows eingeführt werden, um Makulatur zu reduzieren, wie z. B. Schwarzweiß, doppelseitige Druckstandards bedeuten weniger Farbe und weniger Papierverbrauch. Dadurch können bis zu 20 % der Druckausgabe eingespart werden, die normalerweise auf Druckgeräten verbleibt und nur noch unsicher entsorgt wird.

4. Erhöhen Sie die Sicherheit

Wie die Website gov.uk berichtet, wurde im vergangenen Jahr fast die Hälfte der britischen Unternehmen von einem Cyber-Einbruch oder -Angriff getroffen. Offensichtlich sollte Dokumentensicherheit für jedes Unternehmen eine wichtige Geschäftspraxis sein. Die unternehmensweite Druckbewertung, die eine verwaltete Drucklösung begleitet, kann die Sicherheitsrisiken identifizieren, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist, und einen maßgeschneiderten Sicherheitsplan implementieren, um alle Ihre Unsicherheiten zu lösen.

5. Flexibilität & Skalierbarkeit

Managed Print-Lösungen können sich flexibel an die sich ändernden Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens anpassen. Egal, ob Sie im Büro oder unterwegs, von einem Desktop- oder mobilen Gerät aus drucken müssen, Managed Print-Lösungen können immer wieder auf moderne dynamische Unternehmen zugeschnitten werden. Es hat auch ein Element der Skalierbarkeit. Von einem einzelnen Gerät bis hin zu riesigen Druckerflotten, die von globalen Marken verwendet werden, verwaltete Drucklösungen können mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren.

Überwachung und regelmäßige Leistungsüberprüfungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sich der Managed Print Service an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpasst. Ihr Managed Print Service-Anbieter sollte Ihnen ausreichende Analysen, Berichte und Kommunikation zur Verfügung stellen, damit Sie sich sowohl mit Änderungen weiterentwickeln als auch effektive Verbesserungen implementieren können.

Wie wir im Jahr 2020 gesehen haben, ändern sich die Pläne schlagartig, deshalb sollte Ihr Managed Print Service auch. Regelmäßige Überwachung und Geräteüberprüfungen sind entscheidend, damit Unternehmen durch Rationalisierung der Druckumgebung Kosten senken und die Effizienz steigern können. Wir hoffen, dass Ihnen dieser schnelle und benutzerfreundliche Leitfaden die Informationen gegeben hat, die Sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung für Ihren Managed Print Service zu treffen.

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