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Optimieren Sie Ihre Dokumentenmanagementsysteme für die Geschäftskontinuität

Optimierte Dokumentenmanagementsysteme können Unternehmen dabei helfen, gängige Szenarien zu vermeiden, in denen Kerngeschäftsprozesse ausfallgefährdet sind. In letzter Zeit gab es zahlreiche Fälle von gemeldeten Datenschutzverletzungen, die erhebliche finanzielle Schäden und Reputationsschäden verursachten.

Document Management Systems to improve your workplace efficiency

Die Einführung der DSGVO im Mai 2018 wird auch alle in der EU tätigen Organisationen dazu zwingen, sich an strenge Datenschutzgesetze zu halten, wobei Dokumentenverwaltungssysteme genau auf deren Einhaltung geprüft werden.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagement ist der Prozess, mit Dokumenten so umzugehen, dass Informationen effizient und angemessen erstellt, geteilt, organisiert und gespeichert werden können. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung zu lernen, wie man ein Dokumentenmanagementsystem am besten nutzt.

Für viele Organisationen liegt der Fokus eines Dokumentenmanagementsystems auf der Ablage und Kontrolle von Dokumenten. Sie möchten Dokumente auf organisierte und sichere Weise speichern können, damit Dokumente dennoch leicht gefunden und richtig verwendet werden können.

Dokumentenmanagement für Business Continuity

Das digitale Universum verdoppelt sich alle 2 Jahre und bis 2020 werden auch die Daten, die Organisationen jährlich erstellen und kopieren, um das Zehnfache wachsen – auf 44 Billionen Gigabyte. Dies erhöht den Stress für Unternehmen bei der Entscheidung, wie ein Dokumentenmanagementsystem zur Unterstützung der Business Continuity-Planung eingesetzt werden kann.

Bei der Geschäftskontinuität geht es darum, einen Plan für den Umgang mit schwierigen Situationen zu haben, damit Ihre Organisation ohne Unterbrechung weiterarbeiten kann. Flut. Cyber Attacke. Feuer oder interne Streitigkeiten. Störungen in Ihrem Geschäft können jederzeit auftreten. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen, eine Organisation des öffentlichen Sektors oder eine Wohltätigkeitsorganisation sind, müssen Sie wissen, wie Sie unter allen Umständen weiterarbeiten können, wenn die Verwaltung kritischer Dokumente gestört ist.

Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems

Dokumentenverwaltungssysteme bieten in der Regel Speicher-, Versions-, Metadaten-, Sicherheits- sowie Indexierungs- und Abruffunktionen. Hier ist eine Beschreibung dieser Komponenten:

Die Speicherung von Dokumenten umfasst häufig die Verwaltung derselben Dokumente. wo sie aufbewahrt werden, wie lange, Migration der Dokumente von einem Speichermedium auf ein anderes und die eventuelle Vernichtung der Dokumente.

Die Versionierung ist der Prozess, bei dem Dokumente im Dokumentenverwaltungssystem eingecheckt oder ausgecheckt werden, sodass Nutzer frühere Versionen abrufen und ihre Arbeit an einem ausgewählten Punkt fortsetzen können.

Metadaten werden normalerweise für jedes Dokument gespeichert. Metadaten können beispielsweise das Datum der Speicherung des Dokuments und die Identität des Benutzers sein, der es speichert.

Die Dokumentensicherheit ist in vielen elektronischen Verwaltungssystemen von entscheidender Bedeutung. Die Compliance-Anforderungen für bestimmte Dokumente können je nach Art der Dokumente recht komplex sein. Einige Dokumentenverwaltungssysteme verfügen über Rechteverwaltungsfunktionen, die es Administratoren ermöglichen, nur bestimmten Personen oder Personengruppen Zugriff auf Dokumente basierend auf dem Typ zu gewähren.

Die Indexierung kann so einfach sein wie das Nachverfolgen eindeutiger Dokumentkennungen. aber oft nimmt es eine komplexere Form an und bietet eine Klassifizierung durch die Metadaten der Dokumente oder sogar durch aus dem Inhalt der Dokumente extrahierte Wortindizes.

Der Abruf im elektronischen Kontext kann Folgendes umfassen: einfacher Abruf, der es Benutzern ermöglicht, eindeutige Dokumentkennungen anzugeben, flexibler Abruf, der es Benutzern ermöglicht, Teilsuchbegriffe anzugeben, die die Dokumentkennung und/oder Teile der erwarteten Metadaten beinhalten, oder boolesche Suchen mit mehreren Schlüsselwörtern oder Beispielphrasen, die im Inhalt der Dokumente erwartet werden.

Vorteile eines effektiven Dokumentenmanagementsystems

Geschäftskontinuität ist von größter Bedeutung für Unternehmen, die den Betrieb durch ein Dokumentenmanagementsystem sicherstellen möchten, das allen Störungen standhält und wichtige Daten schützt.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der DSGVO, ist nicht nur die Grundlage dafür, dass Unternehmen in bestimmten Branchen weiterhin tätig sein können, sondern zeigt auch Kunden und Interessengruppen, dass Qualitätsmanagementpraktiken angewendet werden.

Die erhöhte unternehmensweite Sicherheit beim Einsatz robuster Dokumentenmanagementsysteme schützt Daten und die Interessen der Benutzer und Kunden. Bei Datenschutzverletzungen können erhebliche finanzielle und Reputationsschäden entstehen. Auch der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit können viel einfacher werden. Auf Dokumente, die aus verschiedenen Quellen erfasst wurden, kann von mehreren Standorten aus zugegriffen und nach Bedarf der Organisation verwendet werden.

Dokumentenmanagementsysteme und andere Soft- oder Hardwaretechnologien können integriert werden, um Arbeitsabläufe und Prozesse zu verbinden und zu verschlanken. Diese Konnektivität stellt sicher, dass Unternehmen in der Lage sind, Dokumente im gesamten Unternehmen effektiv zu kontrollieren, zu überwachen und zu verwalten.

Dokumentenmanagement in Ihrer Organisation

Implementiert Ihre Organisation derzeit ein zweckdienliches Dokumentenmanagementsystem, das die Verantwortlichkeiten Ihrer Dokumentenanforderungen effektiv übernimmt?

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