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Gründe, warum Anwaltskanzleien Lösungen zum Scannen von Dokumenten einführen sollten

Ein effektives internes Dokumentenmanagement ist für Anwaltskanzleien von entscheidender Bedeutung. Es stellt sicher, dass Sicherheit und Geschäftsprozesse auf einem hohen Standard sind, was letztendlich das Vertrauen der Kunden gewinnt und ihnen hilft, einen wertvollen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.

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Das Scannen von Dokumenten ist eine effektive Lösung für Anwaltskanzleien, um Dokumente effektiver und schneller zu verarbeiten. Es ermöglicht juristischen Stellen, Papierdokumente auf Knopfdruck in elektronische Dateien zu digitalisieren. Beim Scannen von Dokumenten werden Papierdokumente gesammelt, vorbereitet, gescannt und indexiert, wodurch die Daten manuell extrahiert werden. Die Möglichkeit, Dokumente zu scannen, vereinfacht den gesamten Dokumentenverwaltungsprozess und bietet eine einfache und einfache Möglichkeit zum Scannen und zur direkten Integration in das Fallverwaltungssystem (CMS).

Effizienz

In Anwaltskanzleien werden täglich Tausende von Dokumenten bearbeitet, die je nach Fall, Mandant und Format in unterschiedliche Kategorien fallen. Die mit der Verwaltung dieser zahlreichen Dokumente verbundene Komplexität kann daher für juristische Personen mühsam und zeitaufwändig sein, um sicherzustellen, dass sie effizient und genau an das CMS übertragen werden.

Die intelligente Leerseitenerkennung ermöglicht es dem Unternehmen, große Mengen an Dokumenten in das System einzugeben, ohne Zeit mit dem Scannen unnötiger Seiten und dem Personal mit dem Entfernen der Seiten zu verschwenden. Die verschiedenen Dokumentenformate werden automatisch getrennt und organisiert, was auch die Gesamteffizienz des Dokumentenhandlings verbessert.

Sicherheit

Da die Dokumentensicherheit sowohl für die Anwaltskanzlei als auch für die Kunden von größter Bedeutung ist, ist ein sicheres Dokumentenmanagementsystem unerlässlich. Die manuelle Verwaltung von Dokumenten kann dazu führen, dass das CMS unorganisiert und chaotisch wird. Folglich können Dokumente im System schwer wiederzufinden oder sogar verloren gehen. Das Unternehmen muss in der Lage sein, alle Aktivitäten im Dokumentenlebenszyklus zu berücksichtigen, da Fehler oder mangelnde Sicherheit der entscheidende Faktor für einen Fall und die Kundenbindung sein können.

Die Implementierung einer einheitlichen Lösung zum Scannen von Dokumenten in der gesamten Anwaltskanzlei würde sicherstellen, dass die Sicherheit überall auf dem gleichen hohen Standard ist. Beim Einscannen von Dokumenten in das elektronische System kann jedes Dokument mit Tags versehen, verfolgt und vollständig rückverfolgt werden, sodass Einzelpersonen den Lebenszyklus eines bestimmten Dokuments leicht einsehen können. Dokumente können durchsucht und mit Benutzerauthentifizierung sofort extrahiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen mit diesen sensiblen Dokumenten umgehen.

Dokumentenscanprozesse sind für Anwaltskanzleien besonders effektiv, da Einzelpersonen mit äußerst sensiblen Dokumenten umgehen und diese bewegen. Dieser Prozess stellt lediglich sicher, dass das Risiko menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert und die Effizienz kontinuierlich verbessert wird.

Genaue Abrechnung

Dokumentenscanlösungen können in neue oder vorhandene Druckmanagementsoftware integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Druck- und Dokumentenkosten jedem Fall oder Fall genau zugeordnet werden. Dies stellt sicher, dass alle Kosten in der gesamten Anwaltskanzlei akkreditiert werden, was die Kostenkontrolle und die Einziehung von Auszahlungen erhöht. Wenn Sie Ihr Unternehmen durch die Optimierung von Scanprozessen digitalisieren und hocheffiziente, kostengünstige und überprüfbare Arbeitsabläufe erstellen möchten, kontaktieren Sie Apogee noch heute unter 0345 300 9955.

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