Wie Dokumentenmanagement Ihnen die digitale Verwaltung von Inhalten ermöglicht
Als Unternehmen schnell reagierten und ihre Mitarbeiter praktisch über Nacht aus der Ferne arbeiten ließen, war es wichtig, dass die Mitarbeiter bei der Fernarbeit auf alle im Büro gespeicherten Dokumente zugreifen können. Für einige war dies ein langer und schwieriger Prozess beim Übergang von papierbasierten und im Büro gespeicherten Dokumenten zum digitalen Zugriff auf die Arbeit.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein System, das verwendet wird, um Dokumente zu empfangen, zu verfolgen, zu verwalten und zu speichern, während gleichzeitig papierbasierte Dokumente, die am Arbeitsplatz gespeichert werden, reduziert und minimiert werden.
Heute haben das Internet und die Cloud es möglich gemacht, auf Informationen von Cafés, Flughäfen oder überall auf der Welt zuzugreifen, wo sich Benutzer befinden. Der Zugriff auf Dokumente bleibt jedoch ein Hindernis für viele Remote-Mitarbeiter und Reisende, die sich darauf verlassen, dass Mitarbeiter im Büro Dateien aus den Aktenschränken abrufen und diese Dokumente per Fax oder E-Mail abrufen.
Diese ineffizienten Prozesse führen dazu, dass Menschen Papier jagen und E-Mails senden und darauf warten, anstatt die Produktivität zu steigern und Einnahmen zu generieren. Viele Unternehmen haben heute Mitarbeiter, die ausschließlich von einem Büro zu Hause aus arbeiten, und auch eine wachsende Zahl von „Hybrid“-Mitarbeitern, die ihre Zeit zwischen Remote-Arbeit und dem Büro aufteilen. Diese Mitarbeiter müssen in der Lage sein, effizient und sicher auf ihre üblichen Dokumente und kritischen Informationen zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten.
Die neue Arbeitsumgebung, in der wir uns jetzt befinden, erfordert von Unternehmen, sich digital anzupassen und den Mitarbeitern wiederum ein effizientes Arbeiten durch den Einsatz eines effektiven Dokumentenmanagementsystems zu ermöglichen.
Fernarbeit ist im Jahr 2020 zu einem Teil der Kernstrategie vieler Unternehmen geworden und wird angesichts der vielen realisierten Vorteile wahrscheinlich auch weiterhin so bleiben, daher ist es für alle Operationen von entscheidender Bedeutung, für diese Arbeitsumgebung gerüstet zu sein.
Ob Sie das Arbeiten von zu Hause aus lieben oder hassen, Ihre Grundvoraussetzungen für die Weiterarbeit bleiben gleich: Sie müssen mit Kollegen und Mitarbeitern kommunizieren, auf Daten zugreifen können usw. Aber der vielleicht wichtigste Bedarf von allen sind die Funktionen für das Dokumentenmanagement.
Wie werden Ihre Mitarbeiter Dokumente freigeben, verwalten und drucken, während Sie von zu Hause aus arbeiten? Möglicherweise müssen Sie sich an eine neue Umgebung der Online-Freigabe anpassen. Hier kann Ihnen ein vollständig Remote-Dokumentenmanagementsystem immens helfen.
Was sind die Hauptvorteile des Dokumentenmanagements bei der Remote-Arbeit?
Greifen Sie sicher auf kritische Informationen zu
Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen für Unternehmen bei der Umstellung von Mitarbeitern auf Remote-Arbeit. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems kann es den Mitarbeitern überflüssig machen, arbeitsbezogene Dokumente zu Hause zu speichern, wo sie für jedermann sichtbar sind. Die Online-Speicherung und -Verwaltung von Dokumenten in einem zentralen Hub nimmt den Arbeitgebern diese Sorge und ermöglicht gleichzeitig die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Einfacher Zugriff auf und Speicherung von Dokumenten
Um eine erfolgreiche Remote-Arbeitsumgebung zu etablieren, müssen Mitarbeiter Zugriff auf die Daten und Dokumente haben, die für die Ausübung ihrer Funktion erforderlich sind. Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ermöglicht den Zugriff über ein zentralisiertes Online-Hub/Portal, über das Mitarbeiter sich über Dokumente verbinden und zusammenarbeiten können.
Verbesserte Zusammenarbeit
Mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem wird die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern viel einfacher. Neben der Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zusammenarbeiten und an demselben Dokument arbeiten, ermöglicht ein Dokumentenmanagement-System den Zugriff auf die Arbeit in Echtzeit von jedem Ort aus und schafft so den flexiblen Arbeitsplatz, der jetzt zur "neuen Norm" geworden ist '.
Die Implementierung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems kann Ihren Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell erheblich unterstützen. Um die wahren Vorteile für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter zu verstehen, wenden Sie sich noch heute an einen unserer Berater.
Teile diese Seite
