BGL-Gruppe

Apogee installiert, konfiguriert, überwacht, wartet, behebt Probleme und unterstützt die Druck- und Imaging-Umgebung der BGL Group aus der Ferne.

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"Ich kann dem Vorstand jederzeit mitteilen, ob die Geräte ausgelastet sind, und kann ihm einen Soll-Ist-Vergleich liefern.

Wir können auch die Kosten der Geräte genau berechnen. Das gibt uns die größtmögliche Transparenz. Auch die Materialbeschaffungsabteilung, die früher immer den Toner bestellt und die Bestände koordiniert hat, ist sehr froh, dass dies nicht mehr nötig ist."

- Vertreter der BGL-Gruppe

Der Hintergrund

Die Kosten für den Druck von Dokumenten wurden als eine der größten Ausgaben des Unternehmens identifiziert. Die alte, nicht verwaltete Druckumgebung bestand aus einer gemischten Flotte von Druckern und Kopierern, einer Vorratshaltung von Verbrauchsmaterial, unvorhersehbaren und variablen Kosten für Tonerverbrauch und Serviceausgaben sowie versteckten Kosten, die dadurch entstanden, dass die Mitarbeiter Verbrauchsmaterial bestellen und Supportanfragen bearbeiten mussten.

Es wurde eine effizientere Nutzung der Dokumentenverarbeitung und der Druckfunktionen angestrebt, um nicht nur Geld zu sparen, sondern der BGL Group auch die Möglichkeit zu geben, ihre Umweltbilanz zu verbessern.

Die Lösung

Unsere erste strategische Änderung an der bestehenden Druckerflotte war die Standardisierung auf nur zwei Gerätetypen im ganzen Land. Alle Desktop-Drucker wurden zugunsten von gemeinsam genutzten Multifunktionsdruckern mit fortschrittlicheren Funktionen und viel niedrigeren Betriebskosten abgeschafft.

Darüber hinaus führte Apogee eine Druckverwaltungssoftware ein, die eine Roaming-Drucklösung bietet, bei der die Benutzer in einer einzigen Warteschlange drucken und die Druckaufträge zu jedem Drucker "gezogen" werden, bei dem sich die Benutzer mit einer Smartcard authentifizieren. Dieses sichere Druckmodul stellt sicher, dass Druckaufträge nicht unabgeholt auf dem Drucker liegen bleiben, sondern nur gedruckt werden, wenn der Benutzer sie freigibt.

Das Ergebnis

Diese neue Strategie der Rationalisierung und Standardisierung führte zu einer Senkung der Kosten für die Dokumentenproduktion um 30 % und zu einer beträchtlichen Verringerung des ökologischen Fußabdrucks der Gruppe.

Die Druckverwaltungssoftware überwacht, verteilt und kontrolliert Druckressourcen, indem sie detaillierte Informationen zur Druckernutzung nach Drucker, Benutzer, Projekt, Abteilung oder Kostenstelle verfolgt. Dies half der BGL Group, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, die Betriebskosten zu senken und ein höheres Maß an Kontrolle über ihre gesamte Druckumgebung zu erlangen.

Mit dieser einzigen Lösung konnte Apogee die Druck- und Imaging-Umgebung der BGL Group aus der Ferne installieren, konfigurieren, überwachen, warten, Fehler beheben und unterstützen. Dies hat letztendlich die Geschäftsproduktivität erhöht, da die Gruppe Zeit sparen, Kosten kontrollieren und ihre Investitionen schützen konnte.

Vorteile

Bis zu 30% geringere Druckkosten
Wirklich messbare und kontrollierbare Kostenbasis
Die Standardisierung der Geräte führte zu einer Gewöhnung an alle britischen Standorte
Verbrauchsmaterial 24/7 online bestellen und nach Hause liefern lassen
Reduzierte Druck- und Papierverschwendung
Die Einführung von "Follow Me Printing"
Bessere Kontrolle und Sichtbarkeit des Volumens

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