Eingehende Post
Rechtfertigt Ihre interne Poststelle ihre Betriebskosten? Lassen Sie Ihre Geschäftspost sicher in Ihrem Namen digitalisieren, indem Sie sie über unseren Inbound Mail Service weiterleiten.
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Was ist ein Posteingangsdienst?
Erhöhen Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen, indem Sie Ihre Post an unsere sichere 24/7 ODS-Einrichtung senden lassen. Sobald Ihre Post bei uns eintrifft, wird sie quittiert, digitalisiert und auf einen sicheren Cloud-Server hochgeladen. So haben Sie einfachen Zugriff auf Ihre Dokumente, ohne den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter zu unterbrechen.
Für zusätzlichen Komfort können wichtige digitale Dateien automatisch an die zuständigen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weitergeleitet werden, damit Ihre Mitarbeiter dynamisch, effektiv und auf dem neuesten Stand sind.
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3 Vorteile von Inbound Mail
Angesichts hoher Betriebskosten, eines potenziell großen Arbeitsaufkommens und der Abhängigkeit von manuellen Prozessen werden interne Poststellen in modernen Unternehmen schnell irrelevant. Durch die Auslagerung an einen spezialisierten Anbieter können Sie dies jedoch tun:
Während die physische Post eine potenzielle Datenverletzung darstellen kann, wenn sie unbeaufsichtigt bleibt, werden Dokumente, die an unsere sichere 24/7-Einrichtung weitergeleitet werden, jederzeit überwacht - und sobald sie digitalisiert sind, werden sie auf einen Cloud-Server hochgeladen, auf den nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben. Sobald dies geschehen ist, wird die physische Kopie geschreddert und recycelt, so dass alle vertraulichen Daten absolut sicher sind.
Wenn es um Post geht, ist die Möglichkeit, Ihre Anbieter zur Rechenschaft zu ziehen, absolut entscheidend. Aus diesem Grund werden die zugestellten Dokumente beim Eintreffen in unserer Einrichtung quittiert. Indem wir diese Quittungen für Sie leicht zugänglich machen, können Sie sicher sein, dass Ihre Post von einem absolut verantwortungsbewussten Anbieter sicher behandelt, gesichert und geschützt wird.
Durch die Auslagerung Ihrer Postaktivitäten können Sie Ihre bisherigen Einrichtungen wieder nutzen. Dies gibt Ihnen die Freiheit, den Nutzen Ihres Raumes zu maximieren, sei es für zusätzlichen Stauraum, für die Installation wertvollerer Geräte oder für vermietbare Flächen für zusätzliche Einnahmen, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.
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Reduzieren Sie unnötige Kontaktpunkte mit Inbound Mail
Die Zeit der Mitarbeiter ist kostbarer denn je - und in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt lohnt es sich aus finanzieller Sicht einfach nicht, dass Mitarbeiter die Post manuell an die richtigen Personen verteilen.
Mit einem Posteingangsservice wird derselbe Prozess jedoch in einem Bruchteil der Zeit erreicht. Ganz gleich, ob Sie Ihre digitale Post auf einen sicheren Cloud-Server hochladen oder direkt und automatisch an die zuständigen Mitarbeiter senden möchten: Durch die Auslagerung Ihrer Poststelle können Sie unnötige Berührungspunkte in Ihrem Unternehmen reduzieren und den Wert der Zeit Ihrer Mitarbeiter maximieren.
- Was ist in einem Posteingangsservice inbegriffen?
- Warum braucht Ihr Unternehmen einen Posteingangsservice?
- Warum sollten Sie Apogee als Ihren Inbound-Mail-Anbieter wählen?
Was ist in einem Posteingangsservice inbegriffen?
Sobald Ihre Geschäftspost an unsere sichere Einrichtung weitergeleitet wird, wird die gesamte eingehende Post quittiert, gescannt, digitalisiert, gesichert und auf einem sicheren Cloud-Server zur Verfügung gestellt - wobei die gescannten Dateien über das Kundenportal für Sie zugänglich sind.
Nach dem Scannen wird die physische Post geschreddert, um die Datensicherheit zu gewährleisten, und dann verantwortungsbewusst recycelt, um Ihre Geschäftspostprozesse nachhaltig zu gestalten.
Dies sind jedoch nur die grundlegenden Funktionen eines Inbound Mail Service. Ein fortschrittlicher Posteingangsservice sorgt für mehr Flexibilität in Ihrem gesamten Unternehmen: Er kann digitale Dateien nach Abteilungen sortieren, wichtige Informationen extrahieren und sie dann automatisch an bestimmte Personen weiterleiten. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter die Daten, die sie benötigen, immer zur Hand - und das, ohne eine Sekunde ihrer Zeit zu verschwenden.
Warum braucht Ihr Unternehmen einen Posteingangsservice?
In einem wettbewerbsintensiven Markt können sich Unternehmen keine Ineffizienzen in ihren Abläufen leisten - und für moderne KMUs überwiegen die Nachteile einer hauseigenen Poststelle bei weitem die Vorteile, insbesondere wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Standorten besteht.
Die Vorteile, die mit dem Outsourcing einhergehen, haben jedoch eine ganz andere Dynamik. Zum einen werden Ihre Mitarbeiter von manuellen Prozessen entlastet, da die Postbearbeitung nun in ihrem Namen erfolgt. Zum anderen wird die Effizienz durch die Digitalisierung Ihrer Post gesteigert, da Dateien viel einfacher gefunden, gemeinsam genutzt und gesichert werden können. Dies ermöglicht eine höhere Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Drittens ist die Datensicherheit durch diesen Service so gut wie gewährleistet, denn zusätzlich zu unserer eigenen internen Sicherheit können auf Ihrem Server Maßnahmen implementiert werden, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Angesichts der Tatsache, dass so viele Unternehmen ihre Poststellen auslagern, können es sich KMUs nicht leisten, diese Vorteile zu ignorieren - vor allem dann nicht, wenn sie in einer zunehmend digitalen Welt nicht ins Hintertreffen geraten wollen.
Warum sollten Sie Apogee als Ihren MPS-Anbieter wählen?
Als Anbieter von ausgelagerten Dienstleistungen wissen wir, dass es keine Einheitsgröße gibt - deshalb ist ein Posteingangsservice vollständig skalierbar und kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Unabhängig davon, ob Sie regelmäßig ein geringes, durchschnittliches oder hohes Postaufkommen haben, können wir Ihnen eine passende Lösung anbieten - und das bei völlig transparenter Kostenrechnung.
Unser Status als Tochterunternehmen von HP Inc. ist ein weiterer Grund, mit Apogee zusammenzuarbeiten. Denn im Kern legen wir denselben Wert auf die Prinzipien, auf denen unser Mutterunternehmen gegründet wurde - Nachhaltigkeit, Sicherheit, Innovation und Kundenfreundlichkeit.
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