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O’Melveny & Myers LLP

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Mexichem

Apogee wurde von Mexichem gebeten, sein Informationsmanagementsystem zu überarbeiten, das veraltet und nicht mehr zweckmäßig war. Mit der Hilfe von Apogee lassen sich alle Dokumente von Mexichem problemlos digitalisieren, bearbeiten und archivieren.

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"Apogee hat unser Altsystem durch seine neueste Dokumentenmanagement-Software ersetzt.

Dieses System hat es uns ermöglicht, unsere bestehenden elektronischen Dateien zu importieren und unsere eigene Indexierungsstruktur einzuführen, um das Auffinden von Dokumenten zu einem sehr einfachen Prozess zu machen.

Wir haben auch alte Papierakten in das neue System integriert, um die Unterlagen zu konsolidieren und Platz im Büro zu schaffen."

- Mexichem-Vertreter

Der Hintergrund

Mexichem Specialty Compounds, ehemals AlphaGary Ltd, wurde 2011 von Mexichem übernommen. 2016 wurde der Name geändert, um das Unternehmen stärker an das Branding der Muttergesellschaft anzugleichen. Apogee ist seit vielen Jahren ein Anbieter von vollständig verwalteten Druckdiensten für das Unternehmen und die Beziehung begann schon lange vor der Übernahme.

Das Unternehmen wandte sich an Apogee, um eine Lösung für das bestehende Dokumentenmanagementsystem zu finden, da dieses veraltet war und den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr genügte. Die bestehenden papierbasierten Prozesse, zu denen Bestellformulare und Rechnungen gehörten, bedeuteten, dass das Unternehmen auf Aktenschränke und Aufbewahrungsboxen angewiesen war, die wertvollen Büroraum beanspruchten.

Die Lösung

Der Financial Controller von Mexichem, Stevie Taylor, ist der 'Information Management Champion' des Unternehmens.

"Wir verwenden das Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung, Buchhaltung und Rechnungsstellung, die Produktionsrezeptkarte und die Personalunterlagen. Alle Dokumente lassen sich leicht digitalisieren, bearbeiten und archivieren. Da die Daten zentral archiviert werden, können alle autorisierten Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort auf die korrekte Version eines Dokuments zugreifen, mit einem vollständigen Prüfpfad".

Das Ergebnis

"Auf den MFDs werden je nach Standort oder Abteilung Ordner mit verschiedenen Zugriffsrechten eingerichtet. Die Dokumente werden gescannt und indiziert. Ein großer Vorteil ist, dass die Indizierung jederzeit angehalten und wieder aufgerufen werden kann, was bedeutet, dass der Prozess mit anderen Arbeitsaufgaben kombiniert werden kann. Dies hat uns bei den jüngsten Selbstprüfungen sehr geholfen und wir haben bei der internen Prüfung eine Erfolgsquote von 95 % erreicht.

"Alle Abteilungen an unserem Standort in Melton Mowbray verwenden das Dokumentenmanagementsystem und die Finanz- und Kundendienstteams sind in Boston eingerichtet. Die neuen Arbeitsprozesse werden in naher Zukunft in Zusammenarbeit mit Apogee unternehmensweit ausgerollt.

Vorteile

Einfache Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Dokumenten
Die Automatisierung der Rechnungsstellung hat die Bearbeitungszeit erheblich reduziert
Die Speicherung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem gewährleistet, dass die Dokumente sicher und geschützt aufbewahrt werden und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

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