Digitale Dienste

Qualität & Sicherheit

Datatron betreibt einen modernen und sicheren Standort, an dem Ihre Daten während der Verarbeitung untergebracht sind. Der Zugang zum Büro ist während der Bürozeiten eingeschränkt. Außerhalb der Bürozeiten wird es von patrouillierenden Sicherheitsleuten und einem gewarteten Einbruchalarmsystem geschützt, das mit Red Care und der Überwachungsstation North East verbunden ist.

Da es sich um einen modernen, eigens für diesen Zweck errichteten Standort handelt, erfüllt er außerdem die neuesten strengen Brandschutzvorschriften, so dass Ihre Dokumente in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Unsere Server und der Raum für das Datenhosting sind komplett feuerfest und klimatisiert, um die bestmögliche Sicherheit zu gewährleisten.

Dokumentenkontrolle

Die Dokumentenkontrolle ist ein entscheidendes Element eines jeden Archivierungsprojekts, das viele andere Büros als zu zeitaufwendig übersehen. Eine gute Dokumentenkontrolle ist jedoch unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente während des Scanvorgangs sicher sind und erfasst werden.

Wir verwenden 2 Systeme, um den sicheren Umgang mit Ihren Dokumenten zu überwachen. Das eine verfolgt die einzelnen Dokumente in jeder Phase des Prozesses und das andere stellt sicher, dass wir die Genehmigung des Kunden haben, bevor wir etwas scannen, liefern oder vernichten. Beide Prozesse wurden entwickelt, um Sicherheitsnetze für menschliche Fehler zu schaffen, und sind einfach, aber sehr effektiv. Der gewonnene Prüfpfad liefert außerdem wertvolle Informationen für den BS10008-Standard.

Wir haben auch sehr effiziente Methoden zur Erstellung von Sammellisten für Krankenakten entwickelt, die den Aufwand für den Kunden auf ein Minimum beschränken, aber die Genauigkeit auf ein Maximum steigern.

Die Dokumentenkontrolle ist das Herzstück der Prozesse von Datatron.

Prüfpfad

Jede Phase des Prozesses wird überwacht, um sicherzustellen, dass alle Ihre Informationen gescannt und wie geplant präsentiert werden.

Darüber hinaus verfügen wir über weitere Überwachungsverfahren, um den Fortschritt Ihrer Arbeit im Detail zu überprüfen. Wir können Ihnen jederzeit mitteilen, wie viele Dateien und Bilder gescannt wurden, von wem und wie lange dies gedauert hat.

Wir können leicht vorhersagen, wie lange der Auftrag dauern wird, und liefern wertvolle Zusatzinformationen wie die durchschnittliche Dateigröße und die Qualität des Papiers. Dank der Sorgfalt, die wir beim Scannen Ihrer Dokumente walten lassen, sind wir in der Lage, auch Dokumente von sehr schlechter Qualität zu identifizieren und an Sie zurückzuschicken.

Dieser Service ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, was mit einer fehlerhaften Seite geschehen soll, ohne dass Sie diese erst 3 Monate später entdecken, wenn die Originale bereits geschreddert sind. Dieses Maß an Sorgfalt, das wir in unseren Service einfließen lassen, hebt uns von anderen Büros ab.

ISO 9001 Qualität

Der Umgang mit vertraulichen Kundendaten stellt für jeden Dienstleister eine große Verantwortung dar.

Deshalb nutzen wir jede Gelegenheit, um nach den höchsten verfügbaren Standards zu arbeiten. Das Qualitätsmanagementsystem ISO9001 ist ein international anerkannter Standard für die Arbeitspraxis. Er gibt den Kunden die Gewissheit, dass die Dienstleistungen Ihres Lieferanten den bestmöglichen Standard haben.

Es ist also keine Überraschung, dass Datatron den ISO9001-Standard aufrechterhalten möchte. Sowohl die ISO9001 als auch die BS 10008 haben ähnliche Qualitäten, so dass sie sich gegenseitig ergänzen, um den Kunden Sicherheit und beste Praktiken zu bieten. Eine Kopie unserer Erklärung zur Qualitätspolitik können Sie in unserem Kunden-Login-Bereich auf dieser Website herunterladen.

ISO 14001 Umwelt

Datatron Document Image Archiving Limited ist sich bewusst, dass seine Aktivitäten sowohl durch seine internen Abläufe als auch durch seine Einflüsse und Auswirkungen auf die breitere Gemeinschaft Auswirkungen auf die Umwelt haben.

Sie erkennt die Verantwortung und das Engagement für den Umweltschutz (d.h. die Vermeidung von Umweltverschmutzung) auf allen Ebenen an.

Wir werden die Umweltgesetzgebung sowie die Anforderungen der interessierten Parteien in vollem Umfang einhalten und verpflichten uns darüber hinaus zu kontinuierlichen Anstrengungen, um: -

• Förderung der Umweltpolitik und -praktiken in allen Kundenorganisationen.
• Schärfen Sie das Bewusstsein für die Verantwortung gegenüber der Umwelt bei allen Mitarbeitern.
• Minimieren Sie Abfälle und schädliche Auswirkungen und entwickeln und betreiben Sie umweltverträgliche Abfallmanagementverfahren,
• Fördern Sie eine Beschaffungspolitik, die so weit wie möglich denjenigen Produkten und Dienstleistungen den Vorzug gibt, die der Umwelt am wenigsten schaden.
• Vermeiden Sie, wo immer möglich, die Verwendung von umweltschädlichen Substanzen, Materialien und Verfahren.
• Fördern Sie den effizienten Einsatz von Energie und Wasser bei Mitarbeitern und Kunden

Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung auf der Grundlage der erklärten Ziele des Unternehmens und der Norm BS 14001.

ISO 27001 Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer elektronischen und gedruckten Daten ist für Datatron von größter Bedeutung. Aus diesem Grund haben wir Prozesse und Verfahren entwickelt, die nach dem International Standard for Information Security Management Systems geprüft werden.

Dieses System deckt alle Bereiche unseres Geschäfts ab, vom Transport und der Lagerung bis hin zur Personal- und elektronischen Datenverwaltung. Dieser Standard gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie mit einem professionellen und sicheren Bürodienstleister zusammenarbeiten.

BS 10008 Gesetzlich

Die Verwendung elektronisch abgelegter Dokumente ist die effektivste und am besten kontrollierbare Lösung für das Dokumentenmanagement auf dem heutigen Markt. Unternehmen setzen dieses System ein, um Papierdokumente zu archivieren, damit sie später wiedergefunden werden können und sofortigen Zugriff haben.

Da viele Dokumente nicht nur zu Referenzzwecken, sondern auch aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, muss der Eigentümer des Dokuments sicher sein, dass seine gescannten Dokumente leicht auffindbar sind, eindeutig reproduziert werden können und, was noch wichtiger ist, dass sie vor Gericht rechtlich zulässig sind, wenn sie jemals benötigt werden. Aus diesem Grund hat das technische Komitee der British Standards Institution in Zusammenarbeit mit verschiedenen anderen Gremien das Dokument mit dem Titel"Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems" (Verhaltenskodex für die rechtliche Zulässigkeit von in elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen gespeicherten Informationen) erstellt. Die Referenz für dieses Dokument ist BSI Disc PD0008 aus dem Jahr 1996.

Seitdem wurde der Kodex weiterentwickelt und trägt nun den Titel"Code of Practice for the Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically" (Verhaltenskodex für die rechtliche Zulässigkeit und Beweiskraft elektronisch gespeicherter Informationen). Die neue Referenz ist BS 10008:2008.

Der Verhaltenskodex beschreibt die Verfahren, die ein Unternehmen einhalten muss, um den Standard zu erfüllen. Er deckt alle Aspekte des Imaging-Prozesses ab, von der anfänglichen Planung bis zur fortlaufenden Sicherheit der fertigen Daten. Als Bürodienstleister für Dokumentenmanagement ist es die Pflicht von Datatron, alle für die Sicherheit der Kundendokumente relevanten Standards zu übernehmen und umzusetzen.

Wie vom BSI empfohlen, sollte jedes Unternehmen, das ein elektronisches Ablagesystem verwendet, BS 10008 bei der Erstellung gescannter Daten anwenden. Durch die Verwendung des Standards wird ein "Prüfpfad" erstellt, den Sie bei Bedarf vor Gericht vorlegen können.

Wenn eine Kopie eines Dokuments in einem Rechtsstreit vorgelegt wird und der Inhalt dieses Dokuments umstritten ist, würde der erstellte Prüfpfad in Verbindung mit unseren detaillierten Verfahren den erforderlichen Beweis liefern, um Ihr Dokument rechtlich zulässig zu machen. Damit wird dem Gericht Folgendes nachgewiesen:

• Wann das Dokument zum Scannen ausgewählt wurde. Wer das Dokument zum Scannen ausgewählt hat.
• Wer das Dokument zum Scannen freigegeben hat. Wer das Dokument gescannt hat.
• Wann wurde das Dokument gescannt. Wo wurde das Dokument gescannt.
• Wann wurde das elektronische Dokument an den Dokumenteneigentümer geliefert.
• Wer das elektronische Dokument erhalten hat. Wer hat überprüft, ob das Dokument gescannt wurde.
• der die Qualität und Genauigkeit der gescannten Bilder überprüft hat.
• Wann wurde das Originaldokument zur Vernichtung freigegeben. Wann wurde das Originaldokument vernichtet.
• Wer das Dokument vernichtet hat. Wann wurde die elektronische Kopie aus dem System des Büros gelöscht.

Diese Informationen werden von Datatron für Sie katalogisiert und müssen sicher aufbewahrt werden, ebenso wie alle von uns im Auftrag des Kunden erstellten Discs oder Archivmedien. Es kann auch erforderlich sein, dass unser Verfahrensdokument in die bestehenden Qualitätskontrollverfahren des Kunden integriert wird. Zu diesem Zweck sollte dieses Dokument als"Benutzerhandbuch für BSI Code of Practice BS 10008"bezeichnet werden und kann im PDF-Format im Kunden-Login-Bereich unserer Website heruntergeladen werden.