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Universität Liverpool John Moores

Die Liverpool John Moores University hat sich für Apogee entschieden, um ihre Druckkosten zu senken und ihre betriebliche Effizienz durch eine Reihe von Managed Workplace Services zu verbessern.

"Apogee hat uns eine ausgelagerte Drucklösung angeboten, bei der unsere Dokumente über ein Job-Ticketing-Portal hochgeladen werden. Die Aufträge werden in den Geschäftsräumen von Apogee gedruckt, wo die Mitarbeiter gerne die Extrameile gehen, um Qualität und Pünktlichkeit zu gewährleisten. Die Aufträge werden innerhalb der im SLA vereinbarten Fristen an unsere Poststelle zurückgeschickt."
- Vertreter der Liverpool John Moores Universität

Der Hintergrund

Die LJMU benötigte eine Überarbeitung ihrer Druckinfrastruktur, um ihr Ziel zu unterstützen, Exzellenz in der Lehre, im Lernen und in der Entwicklung wissenschaftlicher Aktivitäten zu erreichen. Sie wollten die Menge an Fotokopien und gedrucktem Material reduzieren, ohne dabei die akademische Arbeit zu beeinträchtigen.

Die Bereitstellung einer exzellenten Studentenerfahrung ist ein zentrales Element der Universitätsstrategie und es ist von entscheidender Bedeutung, dass die drei Campus und 44 Gebäude eine robuste und widerstandsfähige Konnektivität für Studenten und Mitarbeiter bieten.

Die Universität war auf der Suche nach Kosteneffizienz und wollte gleichzeitig das Angebot an Druckmöglichkeiten für Mitarbeiter und Studenten erweitern. Dazu gehörte auch der Ersatz der bestehenden Druckerei, die viel Platz beanspruchte, der als zusätzlicher Unterrichtsraum genutzt werden könnte.

Die Lösung

Nach Rücksprache mit den wichtigsten Interessenvertretern der Universität führte das hauseigene Team von Geschäftsanalysten von Apogee ein Druck-Audit und eine Bewertung der vorhandenen Druckausrüstung durch. Dazu gehörte auch die Durchführung von Interviews mit den wichtigsten Nutzern, um ihre individuellen Anforderungen vollständig zu verstehen.

Darüber hinaus hat Apogee eine Reihe von Roadshow-Veranstaltungen auf dem Campus durchgeführt, um die Möglichkeiten und zusätzlichen Dienstleistungen der Abteilung Outsourced Document Services (ODS) zu präsentieren. Wir nutzten diese Veranstaltungen als Scoping-Übungen, um direkt von den Endbenutzern zu erfahren, wie sie Druckaufträge übermitteln wollten und welche Funktionen für sie wichtig waren. Wir konnten herausfinden, was ihnen an dem alten Verfahren zur Einreichung von Arbeiten missfiel, was dem Entwicklungsteam bei der Gestaltung des neuen und erheblich verbesserten Einreichungsverfahrens half.

Das Ergebnis

Apogee hat eine Flotte von 196 schnellen und energieeffizienten HP LaserJet-Geräten mit der Druckverwaltungssoftware PaperCut eingesetzt, um das "Follow-me"-Drucken und die Übermittlung von Druckaufträgen an Apogees ODS-Druckerei in Salford zu ermöglichen.

Zunächst richtete das Projektteam von Apogee eine "Modellbüro"-Testumgebung für die Hardware und die Druckverwaltungssoftware ein. Dazu gehörte das Hinzufügen ausgewählter Produkte in den Portalkatalog, um die Auftragsabwicklung und -bearbeitung bei ODS zu testen. Es wurde festgestellt, dass die Rechtsabteilung den Druckraum am stärksten nutzte. Daher testete sie die neue Lösung, indem sie die für das neue akademische Jahr benötigten Druckerzeugnisse bestellte. Der Test umfasste alle Aspekte des Prozesses, einschließlich der Lieferung an den Standort und der vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) rund um die Vorlaufzeiten.

Nach der erfolgreichen Fertigstellung des Musterbüros plante Apogee in Zusammenarbeit mit dem bisherigen Lieferanten einen Zeitplan für die Bereitstellung, der sicherstellte, dass die Unterbrechungen für Studenten und Mitarbeiter auf ein absolutes Minimum beschränkt wurden.