Liverpool John Moores University
Innovative solution combines Managed Print Services with Outsourced Print Services
Firmenprofil
- Firmenname: Liverpool John Moores University
- Sektor: Bildung
- Bereitgestellte Lösungen: Managed Print Services & Outsourcing von Dokumentenservices
Der Hintergrund
Die LJMU benötigte die Überprüfung ihrer Druckinfrastruktur, um ihr Ziel zu unterstützen, Spitzenleistungen in Lehre, Lernen und Entwicklung wissenschaftlicher Aktivitäten zu erbringen. Sie wollten die Menge an fotokopiertem und gedrucktem Material reduzieren, ohne die akademischen Leistungen zu beeinträchtigen.
Die Bereitstellung einer exzellenten Studentenerfahrung ist von zentraler Bedeutung für die Kernstrategie der Universität, und es ist von größter Bedeutung, dass die drei Campus und 44 Gebäude eine robuste und belastbare Konnektivität für Studenten und Mitarbeiter bieten.
Die Universität wollte die Kosteneffizienz steigern und gleichzeitig das Angebot an Druckmöglichkeiten für Mitarbeiter und Studenten erweitern. Dazu gehörte auch der Austausch des bestehenden Drucksaals, der eine erstklassige Nutzfläche einnahm, die als zusätzlicher Lehrraum genutzt werden konnte.
Die Lösung
Nach Rücksprache mit den wichtigsten Interessenvertretern der Universität führte das interne Business-Analysten-Team von Apogee ein Druckaudit und eine Bewertung der vorhandenen Druckausrüstung durch. Diese Übung beinhaltete die Durchführung von Fact-Finding-Interviews mit Key-Usern, um ihre individuellen Anforderungen vollständig zu verstehen.
Darüber hinaus veranstaltete Apogee eine Reihe von Roadshow-Veranstaltungen auf dem Campus, um die Fähigkeiten und zusätzlichen Dienste des Geschäftsbereichs Outsourced Document Services (ODS) zu präsentieren. Wir nutzten diese Events als Scoping-Übungen, um direkt von den Endbenutzern herauszufinden, wie sie Druckaufträge übermitteln wollten und welche Funktionen ihnen wichtig waren. Wir konnten herausfinden, was ihnen am alten Verfahren zum Einreichen von Arbeiten nicht gefallen hat, was dem Entwicklungsteam bei der Gestaltung des neuen und erheblich verbesserten Einreichungsverfahrens geholfen hat.
Das Ergebnis
Apogee hat die Benutzererfahrung revolutioniert und eine Flotte von 196 schnellen und energieeffizienten HP LaserJet-Geräten mit PaperCut-Druckmanagementsoftware bereitgestellt, um „Follow-me“-Drucken und die Übermittlung von Druckaufträgen an Apogees ODS Salford-basierte Druckeinrichtung zu ermöglichen.
Zunächst richtete das Projektteam von Apogee eine „Musterbüro“-Testumgebung sowohl für die Hardware als auch für die Druckmanagementsoftware ein. Dazu gehörte die Aufnahme ausgewählter Produkte in den Portalkatalog, um die Auftragsabwicklung und -abwicklung bei ODS zu testen. Es wurde festgestellt, dass die Rechtsabteilung die stärksten Benutzer des Drucksaals war, und so testeten sie die neue Lösung, indem sie ihre für das neue akademische Jahr benötigten Druckmaterialien bestellten. Der Test umfasste alle Aspekte des Prozesses, einschließlich der Lieferung vor Ort und der vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) zu den Vorlaufzeiten.
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Musterbüros plante Apogee in Zusammenarbeit mit dem bestehenden etablierten Lieferanten einen Einsatzplan, der sicherstellte, dass jegliche Störungen für Studenten und Mitarbeiter auf ein absolutes Minimum beschränkt wurden.
„Apogee hat uns eine Outsourced Print-Lösung zur Verfügung gestellt, bei der unsere Dokumente über ein Job-Ticketing-Portal hochgeladen werden. Die Aufträge werden in den Räumlichkeiten von Apogee gedruckt, wo die Mitarbeiter gerne alles tun, um Qualität und Pünktlichkeit zu gewährleisten. Die Jobs werden innerhalb der SLA-vereinbarten Fristen an unsere Poststelle zurückgegeben.“
