Barts Health NHS Trust

Im Jahr 2010 begann Apogee die Zusammenarbeit mit dem Barts Health NHS Trust, um ihm bei der Verwaltung von Lieferungen und der Optimierung von Prozessen zu helfen. Seitdem sind wir zu einem vertrauenswürdigen Partner geworden, dessen kontinuierlicher Service für Prozesseffizienz und Bargeldeinsparungen im gesamten Trust sorgt.

"Wir haben in den letzten zwei Jahren einen Vertrag mit Apogee abgeschlossen und waren immer sehr zufrieden mit der Leistung der gelieferten Geräte und Software. Unser Konto bei Apogee wurde immer effizient verwaltet und die Techniker sind immer sofort zur Stelle, wenn es nötig ist.
- Jen Chapman, Finanzmanagerin Park View Academy

Der Hintergrund

Mit einem Umsatz von 1,25 Milliarden Pfund und 15.000 Mitarbeitern ist Barts Health der größte NHS Trust des Landes und einer der führenden Gesundheitsdienstleister Großbritanniens. Barts Health bietet das gesamte Spektrum an lokalen Krankenhaus- und Gesundheitsdiensten - von einem der größten Entbindungsdienste des Landes bis hin zur einfühlsamen Pflege am Lebensende zu Hause.

Die Krankenhäuser des Trusts beherbergen weltweit anerkannte Spezialzentren, darunter Krebs-, Herz-, Trauma- und Notfallzentren, sowie eines der größten Kinderkrankenhäuser Großbritanniens. Das Royal London ist auch die Basis der Londoner Air Ambulance, einem der weltweit führenden prähospitalen medizinischen Dienste für Opfer von schweren Verletzungen.

Apogee begann seine Zusammenarbeit mit dem Trust im Jahr 2010, als das Old Whitechapel Hospital umgebaut und in das hochmoderne Royal London Hospital umgewandelt werden sollte. Der Lösung des Trusts mangelte es an Innovation und es gab Probleme bei der Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Vorräten. Die Mitarbeiter verschwendeten außerdem ihre Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungsanfragen.

Die Lösung

Apogee stellte dem Trust einen Managed Print Service vor, der für sie ein neues Konzept darstellte. Wir haben innerhalb des Budgets des Trusts gearbeitet, um die Anzahl der Geräte bereitzustellen, die für das Neubauprojekt benötigt wurden, ohne in dieser Phase zu rationalisieren.

Apogee arbeitete mit dem Trust zusammen, um eine Pauschalgebühr für die Verwaltung des Dienstes zu vereinbaren. Wir konnten auch eine sofortige Kosteneinsparung durch die Rückerstattung der Mehrwertsteuer nachweisen.

Das Bauprojekt des Royal London Hospital lag hinter dem Zeitplan zurück, aber unser Projektmanagementteam war in der Lage, die neuen Geräte in einem viel kürzeren Zeitrahmen einzuführen und sicherzustellen, dass alles noch vor der Eröffnung des Krankenhauses betriebsbereit war.

Das Ergebnis

Die Geräteflotte wurde innerhalb eines engen Zeitrahmens von nur sechs Wochen in Übereinstimmung mit den Fristen des Trusts eingeführt. Nach der Installation führte das Professional Services Team von Apogee eine Prüfung aller anderen Standorte durch und konnte dem Trust ein überzeugendes Geschäftsszenario für den Wechsel zu einem vollständig ausgelagerten Managed Print Service vorlegen. Zu unserem Angebot gehörte auch eine "Follow-Me"-Drucklösung für die allgemeinen Bereiche der Krankenhäuser, um sie bei ihren Bemühungen um einen sicheren Druck zu unterstützen.

Im Jahr 2014 schloss sich Barts Health mit den Whips Cross und Newham Hospitals zusammen und im Rahmen der Novation des bestehenden Vertrags wurde eine technologische Auffrischung durchgeführt. Zu diesem Zeitpunkt hatten wir ein Vor-Ort-Supportteam aus fünf Technikern zusammengestellt, die sich zusammen um mehr als 2.000 Geräte kümmerten.

Der Trust hat 2018 eine Ausschreibung durchgeführt, um die Technologie zu erneuern und eine sichere Druckfreigabe auf nicht-kommunalen MFDs einzuführen. Der Trust beschloss, den Auftrag erneut an Apogee zu vergeben, und wir waren sehr daran interessiert, unsere Partnerschaft weiter auszubauen. Wir führten eine Flotte von HP LaserJet-Geräten ein, die einfacher zu bedienen waren als die alte Flotte und volle Interoperabilität mit unserer Fernüberwachungssoftware boten.

Ein 'Print Detective' von Apogee wurde implementiert und eingesetzt, um mit den einzelnen Abteilungen zu sprechen und ein Verständnis für deren aktuelle Arbeitsabläufe, Druck- und Dokumentenmanagement zu erlangen. So konnten wir eine Kosteneinsparung von £100.000 bei den Betriebskosten des Trusts erzielen.

Der Trust profitiert von einer außergewöhnlichen Betriebszeit und einer vollständigen Integration in sein eigenes IT-Helpdesk und internes Protokollierungssystem namens Infra, das gemäß dem unten beschriebenen Prozess gut funktioniert:

Der Endbenutzer ruft den Helpdesk an
Der Anruf wird an unsere Techniker vor Ort weitergeleitet. Mobile Technologie ermöglicht es ihnen, die Anrufe schnell zu sehen, zu überwachen und zu priorisieren
Sobald die Anrufe geklärt sind, werden sie wieder gelöscht.

Service-Highlights 2018

Anzahl der Maschinen: 2151
Durchschnittliche Reaktionszeit: 3:32
Erstbehebung %: 98.2%
Gesamtbetriebszeit: 99,6%

Um Probleme bei der Nachbestellung von Toner und Verbrauchsmaterial zu bekämpfen, führte Apogee eine automatisierte Verbrauchsmaterialverwaltung per Software ein und unsere Techniker vor Ort verwalteten alle Verbrauchsmaterialien für den Trust. Das Team vor Ort verfügt nun über eine große Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Trust und wird als Teil der Organisation angesehen.

Wir haben jetzt ein umfassendes Verständnis der Prozesse und Arbeitsabläufe des Trusts, was uns in die Lage versetzt hat, eine maßgeschneiderte Lösung für die Organisation des Trusts zu entwickeln. Der Service hat die Effektivität und Effizienz des gesamten Managed Print Service erheblich verbessert.

Vorteile der erneuten Vergabe an Apogee für die 2. Vertragslaufzeit

Maßgeschneidertes Tonernachfüllsystem sorgt weiterhin für geringere Ausfallzeiten
Kein Teil des Dienstes wird ausgelagert
Die Langlebigkeit des Dienstes bedeutet, dass der Trust weiß, wie der Dienst funktioniert und dass die Kosten für eine Änderung sehr hoch gewesen wären.
Kosteneinsparungen bei der Aktualisierung der Technologie durch Rationalisierung