Bromley College

Das Bromley College kann seine umfangreichen Druckaufträge an Apogee Digital Document Services (DDS) mit einer garantierten Bearbeitungszeit von 24 Stunden auslagern.

"Die größte Errungenschaft bei diesem Projekt war nicht nur die von Apogee eingesetzte Lösung, sondern auch das vollständige Verständnis des Projektteams für das heikle Umfeld, in dem es arbeitete. Die Art und Weise, wie das Team die Vertraulichkeit der Patienten respektiert hat, muss gelobt werden und wurde durch ihre absolute Professionalität während des gesamten Projekts noch verstärkt.
- BMI-Vertreter für das Gesundheitswesen

Der Hintergrund

Am Bromley College gibt es eine Druckerei, die täglich ein hohes Druckaufkommen für Studenten und Mitarbeiter bewältigt. Dazu gehört auch die Erstellung von Anmeldeformularen und zugehörigen Dokumenten, die alle in Papierform in Archivdateien aufbewahrt werden.

Es gab keine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten, was dazu führte, dass die Archivierungssuiten voll waren. Das manuelle Durchsuchen von Archivdateien war für die Mitarbeiter zeitaufwändig und führte zu Problemen wie Abfall.

Die Lösung

Am College wurde ein Ticketingsystem eingeführt, so dass Druckaufträge mit hohem Volumen an Apogee Digital Document Services (DDS) mit einer garantierten Bearbeitungszeit von 24 Stunden ausgelagert werden konnten. Seitdem das System in Betrieb ist, konnte das College das Druckvolumen um 21% reduzieren.

Apogee hat ein Dokumentenverwaltungssystem eingeführt, das den schnellen Abruf von Studentenakten aus dem Studentenverwaltungssystem ermöglicht. Außerdem wurde automatisch eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten eingeführt.

Um die Hochschule in der arbeitsreichen Zeit der Studenteneinschreibung zu unterstützen, installierte Apogee auf den Geräten eine automatische Scan-Erfassungs-Software. Die Dokumente wurden automatisch in das Apogee-Dokumentenverwaltungssystem hochgeladen, wobei zur Datenvalidierung eine Live-Suche im Studenteninformationssystem erfolgte.

Das Ergebnis

Apogee arbeitet weiterhin mit dem College zusammen und führt derzeit das Dokumentenmanagementsystem in allen Abteilungen, einschließlich der Personalabteilung, ein.

Andere papierintensive Bereiche des Colleges werden derzeit geprüft, um die Menge der Lagerung und des Abfalls vor Ort zu reduzieren und gleichzeitig die Dokumentensicherheit weiter zu verbessern.