Capital City College Gruppe
CCCG lagert derzeit Druckaufträge, die über ihre Möglichkeiten hinausgehen, an Apogee Digital Document Services (DDS) aus, mit der Absicht, die Druckräume vor Ort zu schließen.
Der Hintergrund
Die CCCG ist hervorragend in der Lage, ihre verschiedenen Colleges so zu verwalten, dass sie ihr übergeordnetes Ziel erreichen, nämlich Studenten dabei zu helfen, ein hohes Maß an Beschäftigungsfähigkeit zu erreichen oder eine höhere Ausbildung zu absolvieren. Trotz ihrer Fähigkeiten mangelt es der CCCG an Synchronisation, da sie immer mehr Colleges übernimmt. An den Hochschulen müssen die Studenten an bestimmten Orten drucken, ohne Flexibilität, und es ist ein Standardverfahren ohne Personalisierung.
Auch das Scannen war ein manueller Prozess innerhalb der Gruppe. Es gab keine Hybridpost und keine Massendruckmöglichkeiten, was die Möglichkeiten der Studenten und Mitarbeiter einschränkte. Außerdem nehmen die beiden Druckräume wertvollen Platz weg.
Die Lösung
Um sicherzustellen, dass alle Colleges synchronisiert sind und neue Anschaffungen sofort miteinander integriert werden können, hat Apogee eine komplette Auffrischung der HP-Geräte vorgenommen und dabei eine Dokumentenmanagement-Software integriert. Dies ermöglichte es, dass alle Druckvorgänge unabhängig vom Standort exakt gleich abliefen. Apogee hat eine Druckverwaltungssoftware mit Fernunterstützung für alle Druckgeräte eingeführt, mit "Follow me"-Drucken zur Überwachung der gesamten Hochschule zur Kontrolle und Berichterstattung mit zusätzlicher Software für automatische Warnungen und Toneranforderungen.
Darüber hinaus wurden mit dieser Implementierung der maßgeschneiderte 1-Touch-Scan von Apogee und personalisierte Bedienfelder auf 360 Geräten eingeführt, um den Druckprozess zu verbessern und alles für die Benutzer bequemer zu machen. Mit diesem System können Dokumentenvorgänge gescannt, elektronisch verteilt, kopiert und archiviert werden - alles mit einem Tastendruck. Bei allen Druckaufträgen mit mehr als 50 Seiten, die an die Reprografiegeräte vor Ort geschickt werden, optimiert das vereinfachte System die Effizienz der Dokumentenverarbeitung, indem es sicherstellt, dass die Mitarbeiter Zeit sparen, Papier, Toner und Strom sparen und die Sicherheit erhöhen.
Das Ergebnis
Die CCCG lagert derzeit Druckaufträge, die ihre Kapazitäten übersteigen, an Apogee Digital Document Services (DDS) aus, mit der Absicht, die Druckräume vor Ort zu schließen.
Um den begrenzten Platz am College zu verbessern, prüft Apogee derzeit die Dokumentenablage an allen 16 Standorten, um eine Lösung vorzuschlagen, bei der alle Dokumente gescannt werden, um Platz zu schaffen.
Vorteile
- Flexibilität, da Sie auf allen Geräten auf dem gesamten Campus drucken können
- Durch das Scannen von Dokumenten werden Räume frei, die für zusätzliche Lernumgebungen genutzt werden könnten
- Verbesserte Druckmöglichkeiten über Apogee Digital Document Services
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