17 June 2025
Die Abschaffung der papierbasierten Aufzeichnungen hat es dem NHS Trust ermöglicht, wichtige Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und zum ersten Mal seit Covid Personal umzuschichten, um den Rückstau an Überweisungen abzubauen.
Der Hintergrund
Der Leeds Teaching Hospitals NHS Trust besteht aus sieben Standorten, die eine stadtweite Organisation bilden, über 22.000 Mitarbeiter beschäftigen und 1,5 Millionen Patienten behandeln - davon mehr als 200.000 Notfallpatienten pro Jahr.
Der Trust ist ein regionales Zentrum für eine Reihe von Leistungen wie Krebs, Neurochirurgie, Herzchirurgie, Leber- und Nierentransplantation und ein wichtiges Traumazentrum für die Region.
Die Herausforderung
Um seinen Patienten weiterhin den bestmöglichen Gesundheitsdienst zu bieten, benötigte der Trust eine kostengünstige Aktualisierung seiner Druckinfrastruktur. Außerdem musste der Druckoutput gesenkt werden, um Kosten und Verschwendung zu reduzieren. 
Der Trust hatte auch ein Problem mit der Lagerung, da im Rahmen des vorherigen Vertrags große Mengen an Dokumenten gedruckt wurden und innerhalb des Trusts Lagerplatz benötigt wurde, der nur begrenzt zur Verfügung stand. Dies führte nach einer Aktualisierung der Standarddokumentation des Trusts zu erheblichen Problemen, da große Mengen unverarbeiteter Dokumente über Nacht veraltet waren - was zu weiterer Verschwendung von Papier, Kosten und Platz führte.
Die Lösung
Um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten, ohne dass die Mitarbeiter neu geschult werden mussten, benötigte Leeds Teaching eine moderne Lösung, die sich in die bestehende Benutzeroberfläche von Oracle integrieren ließ.
In Zusammenarbeit mit Apogee wurde das OneSource Web2Print Druckportal hinter den Kulissen installiert - mit automatischen Workflows, die es den Mitarbeitern ermöglichen, effektiv nach Bedarf zu drucken und aktualisierte oder neue Dokumente in das Druckportalsystem hochzuladen; all dies unter Beibehaltung der erforderlichen Verbindung zum PEPPOL-Netzwerk. Die angeforderten Dokumente werden dann in der sicheren Einrichtung von Apogee für ausgelagerte Dokumentendienste gedruckt und an die verschiedenen Standorte des Trusts in der Stadt geliefert - durchschnittlich 109 Dokumentenpakete pro Woche.
Mit über 1600 Live-Dokumenten, die derzeit auf dem Portal gespeichert, indiziert und verfügbar sind, können die Mitarbeiter des NHS bestimmte Dateien sofort finden und darauf zugreifen, so dass sie produktiv arbeiten können. OneSource ermöglicht es den NHS-Managern auch, Berichte über die Häufigkeit und Menge der angeforderten Dokumente zu erstellen, um Trends zu erkennen, die in Zukunft zu weiteren Kostensenkungen führen könnten.
Darüber hinaus wurde ein spezieller Disaster Recovery Plan eingerichtet, um die Sicherheitsmaßnahmen des Trusts für Dokumente auch im Falle unvorhergesehener Umstände aufrechtzuerhalten.
Nach der Erstinstallation wurden über einen Zeitraum von vier Monaten immer wieder neue Iterationen eingeführt, getestet und verbessert - mit einer zweimonatigen Überlappungszeit für die Datenbereinigung, um einen vollständigen Abgleich zwischen der neuen Lösung und den bestehenden Systemen sicherzustellen.
Das Ergebnis
Während der gesamten Implementierung arbeiteten Teams aus den Bereichen Beschaffung, Lieferanten und medizinische Illustration mit Apogee zusammen, während die Umstellung der Lieferanten eingebettet wurde. Wann immer ein Problem auftauchte, das einer Lösung bedurfte, waren die Teams von LTH und Apogee in der Lage, effektiv zu kommunizieren, um diese Probleme zu lösen und Lehren für die Zukunft zu ziehen.
Natürlich gab es bei der Einführung eines neuen Prozesses auf beiden Seiten Aufträge, die sich verzögerten, z.B. aufgrund von Problemen bei der Freigabe neuer, von LTH produzierter Materialien. Damit dies nicht zu einem dauerhaften Engpass im End-to-End-Prozess wurde, arbeiteten beide Seiten zusammen und trafen sich regelmäßig, um zu verstehen, wie diese neuen Aufträge gestrafft werden können, damit es nicht zu unnötigen Verzögerungen kommt. Dies hat dafür gesorgt, dass die Erwartungen aller Parteien klar definiert sind und dass neue Probleme, die sich ergeben, leicht gelöst werden können.
Die Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter des Trusts wurde ebenfalls verbessert, da ein Zugang zu einem Online-Dokumentenspeicher - der es ihnen ermöglicht, die richtigen Informationen bei Bedarf einfach abzurufen und den Patienten einen dynamischen Service zu bieten. Dieses Repository hat auch dazu beigetragen, die Sicherheitsmaßnahmen für Dokumente zu erhöhen und die Kontinuität im Falle einer möglichen Katastrophe zu gewährleisten.
Zusätzlich zu diesen wichtigen Vorteilen hat die Einfachheit des Druckauftragsprozesses zu einer Verringerung des Papierverbrauchs und der Kosten geführt. Gleichzeitig wurde die PEPPOL-Zertifizierung aufrechterhalten, die die Einhaltung der Vorschriften für die sichere und schnelle Übertragung von elektronischen Dokumenten gewährleistet.
Chief Information Officer
Chief People Officer
Leiter der Finanzabteilung
VP für laufendes Geschäft und Dienstleistungsumsatz
