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Sovereign Housing Group

Eine vereinheitlichte Flotte bot der Sovereign Housing Group eine verbesserte Funktionalität, während die Integration des Druckmanagementsystems einen kontrollierten Zugriff durch die Benutzer ermöglichte.

"Jede Filiale ist jetzt mit unseren Mitarbeiterausweisen ausgestattet, denselben Karten, die wir auch für das Parken und den Gebäudezugang verwenden. Wir können die Benutzer nachverfolgen und sie an den Pranger stellen, wenn wir wollen, aber das war nicht nötig, denn jeder weiß, dass er verantwortlich ist und sein Verhalten hat sich geändert."
- Vertreter des Shipley College

Der Hintergrund

Zwar hatte Sovereign in den letzten Jahren Fortschritte bei der Reduzierung der Anzahl von MFDs und Druckern in allen Büros gemacht, doch das Fehlen eines Druckmanagementsystems bedeutete, dass das Unternehmen nur eine begrenzte Kontrolle über das Volumen, die Kosten und die Arbeitsweise der Mitarbeiter hatte, die diese Geräte verwendeten.

Die Flotte bestand aus einer Mischung aus verschiedenen Marken, Modellen und Altersgruppen, was nicht nur die Fähigkeit einschränkte, sie vollständig in ein neues System zu integrieren, sondern auch für Frustration bei den Nutzern sorgte: Inkonsistente Funktionalität, unterschiedliche Toner und mangelnde Vertraulichkeit waren nur einige der angesprochenen Probleme.

Die Lösung

Sovereign führte ein umfassendes Ausschreibungsverfahren mit Präqualifikation durch, bei dem Apogee alle anderen Anbieter übertraf und auf der Grundlage dieser Auswahlkriterien den Zuschlag erhielt. Apogees Projektansatz, technisches Fachwissen und Werbespots waren Bereiche, in denen sich das Unternehmen als besonders stark erwies.

Apogee rationalisierte die Flotte in eine einzige, einheitliche Marke von vernetzten MFDs und integrierte diese gesamte Flotte in ein neues Druckmanagementsystem.

Das Ergebnis

Eine einheitliche Flotte bot der Sovereign Housing Group eine verbesserte Funktionalität, während die Integration des Druckverwaltungssystems einen kontrollierten Zugriff durch die Benutzer ermöglichte, der mit den bereits für das Parken und den Türzugang verwendeten Mitarbeiterausweisen verknüpft war. Alle Aktionen können überwacht und in Berichten festgehalten werden, um die Kosten und Volumina der einzelnen Nutzer aufzuzeigen und automatisch Management-Informationsberichte (MI) zu erstellen.

Die Lösung ermöglichte jedem Benutzer ein schnelles und einfaches Scannen von Dokumenten und das Abrufen von Ausdrucken von jedem MFD, indem er seine Karte durchzog. Dies vermeidet Verschwendung und verlorene Drucke, da nicht freigegebene Druckaufträge nach 24 Stunden aus der Warteschlange gelöscht werden, was Papier, Toner und Entsorgungskosten spart.

Die Druckverwaltungslösung erzwang auch die Vorgabe von Duplex- und Monodruck, um Abfall und Kosten weiter zu reduzieren und gleichzeitig zu einer positiven Verhaltensänderung beizutragen.