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Swindon Borough Council

Hybrid-Mail-Lösung ermöglicht Swindon Borough Council Druck und Versand von Dokumenten auf Knopfdruck

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"Das erste Mailing war etwas beängstigend, aber es verlief reibungslos und lieferte die perfekte Fallstudie, um dem gesamten Unternehmen zu beweisen, warum sie den Wechsel vornehmen sollten.

- Vertreter des Swindon Borough Council

Der Hintergrund

Der Stadtrat von Swindon ist den Steuerzahlern gegenüber verpflichtet, alle Einnahmen so effizient wie möglich auszugeben und gleichzeitig die Dienstleistungen an der Basis zu schützen.

Um dies zu erreichen, hat der Rat die Kosten für die Vorbereitung und den Druck von Dokumenten und Briefen reduziert.

Sage und schreibe 250.000 Briefe werden pro Jahr von den Mitarbeitern verschickt, so dass eine sichere und unternehmensweite Lösung unabdingbar war.

Damit die neue kostensparende Lösung eine Verhaltensänderung bei den Mitarbeitern bewirken konnte, musste sie benutzerfreundlich sein, damit sie bei ihren täglichen Aufgaben problemlos eingesetzt werden konnte.

Die Lösung

Der Swindon Borough Council hat sich für eine Hybrid-Mail-Lösung von Apogee entschieden. Die Lösung bietet einen sicheren und akkreditierten Service, der es den Nutzern ermöglicht, Briefe auf Knopfdruck von ihrem PC aus zu drucken und zu versenden - egal wo sie sich befinden. Jede Abteilung kann nun zu einem Festpreis pro Brief so viele Dokumente erstellen, wie sie möchte.

Das neue System kam erst richtig zur Geltung, als die Stadtverwaltung ihre Mailings zum Jahresende verschickte. Die Postwurfsendungen sind die größte Einzelkommunikation der Stadtverwaltung, die an alle Kunden geht. Da sie wichtige Informationen wie Mietermitteilungen und Mietkarten enthalten, gibt es keinen Spielraum für verpasste Fristen.

Philip Murkin, Chief Digital Officer beim Swindon Borough Council, erklärte: "Für dieses Projekt benötigen normalerweise zwei Mitarbeiter pro Woche, aber durch den Einsatz des Hybrid-Mailing-Systems konnte der gesamte Prozess in wenigen Stunden abgeschlossen werden".

Das Ergebnis

Die Stadtverwaltung war begeistert, dass sie ihren Mitarbeitern die Kosten- und Zeitersparnis demonstrieren konnte, die durch den Einsatz von Hybridpost erzielt wurde.

Man vergisst leicht, dass es beim Versand eines Briefes oder Dokuments nicht nur um die Druck- und Portokosten geht. Auch die Bestellung von Papier, Briefumschlägen und Tinte, die Entgegennahme der Verbrauchsmaterialien, die Auslieferung auf dem Campus und das Nachfüllen der Geräte erfordern Zeit und Mühe.

Dazu kommen die zusätzlichen Investitionen in Geräte wie Drucker und Kuvertiermaschine, Frankieren und Verpacken. In den letzten 14 Monaten hat die Stadtverwaltung mehr als 155.000 Briefe über die Hybridpostlösung verschickt, was einer Einsparung von vier Monaten Arbeitszeit entspricht.

Letztendlich ermöglichte die Lösung Kosten- und Zeiteinsparungen, wo sie benötigt wurden, sowie die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse.

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