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Virginia Hayward

Virginia Hayward hatte Probleme mit ihrer bestehenden Managed Print-Lösung. Da die gewünschten Materialien nicht konsistent produziert werden konnten, vor allem nicht in großen Mengen, wandten sie sich an Apogee, um einen Managed Print Service zu finden, der ihre Prozesse verändern würde.

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"Die Tatsache, dass der Service den Versanddruck und den Bürodruck - sowie die Druckverwaltungssoftware - umfasst, machte die kommerziellen Vorteile zu überzeugend, um sie zu ignorieren.

Und weil wir jetzt die richtige Ausrüstung mit den richtigen Spezifikationen haben, verbringen wir weniger Zeit mit dem Warten auf Reparaturen und mehr Zeit mit dem, was wir tun müssen."

- Alex Walker, Leiter des operativen Geschäfts bei Virginia Hayward

Der Kunde

Virginia Hayward bietet eine Reihe von luxuriösen Geschenkkörben für jeden Anlass an und arbeitet normalerweise mit 115 Vollzeitmitarbeitern - außer in der Vorweihnachtszeit, wenn ein Zustrom von Zeitarbeitern die Mitarbeiterzahl verdreifacht, um die erhöhte Nachfrage zu decken. Von einem zentralen Standort in Shaftesbury, Virginia, aus druckt Hayward täglich Zehntausende von Versandetiketten.

Die Herausforderung

Kurz gesagt, die häufigen Leistungsprobleme des bestehenden Managed Print Service von Virginia Hayward wirkten sich nachteilig auf die Produktivität aus - und in der Vorweihnachtszeit beeinträchtigte dies nicht nur das Versandteam, sondern unterbrach auch die Arbeit in anderen Bereichen des Unternehmens. Darüber hinaus schadete es auch dem Standard der Dienstleistungen von Virginia Hayward, da maßgeschneiderte Drucksachen nicht zuverlässig produziert werden konnten.

Die größte Herausforderung bestand darin, dass Virginia Hayward zwar Geschenkkörbe mit hochwertigen Etiketten und einer individuellen Beschriftung verschicken wollte, der bestehende Managed Print Service aber nicht ausreichend ausgestattet war, um die gewünschten Materialien konsistent zu produzieren. Dies führte zu häufigen Druckstaus, insbesondere bei hohen Druckauflagen.

Dies war besonders in den Monaten vor Weihnachten ein Problem. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage war das Versandteam von Virginia Hayward gezwungen, auf die Produktion der hochwertigen Etiketten zu verzichten, um Druckstaus zu vermeiden. Stattdessen entschied man sich für einfache A4-Blätter in Plastikumschlägen. Das Falten dieser Bögen, damit sie in die Umschläge passten, erwies sich jedoch als große manuelle Belastung für das Team. Das bedeutete, dass viele Kollegen aus nicht verwandten Abteilungen routinemäßig ihre Arbeit unterbrechen mussten, um zu helfen und sicherzustellen, dass die Aufträge pünktlich erfüllt wurden.

Um diese Probleme zu überwinden, musste Virginia Hayward ihre Prozesse umgestalten - vor allem, da neben den ständigen Problemen mit der Produktivität auch das Image als Luxusmarke durch einfache Etikettenmaterialien beschädigt wurde, wenn es keine bessere Alternative gab.

Die Lösung

Nach Gesprächen mit dem Team von Apogee hat Virginia Hayward eine Reihe von Dienstleistungen in Anspruch genommen, um ihre Prozesse umzugestalten - darunter Managed Print Services (MPS), Creative Print, Print Management, Outsourced Document Services (ODS) und Hybrid Mail.

Erstens wurde die gesamte Website einem vollständigen Druck-Audit unterzogen. Dabei stellte sich heraus, dass Virginia Hayward unter ihrem vorherigen Druckdienstleister mit einer Vielzahl verschiedener Druckgeräte gearbeitet hatte, die alle von unterschiedlichen Unternehmen stammten. Da nur eine interne IT-Abteilung zur Verfügung stand, um Reparaturen durchzuführen, machte die Kombination aus verschiedenen Modellen und Tonern diesen Prozess unnötig kompliziert.

Um die Prozesse zu rationalisieren und den Druck des Kunden auf einen einheitlichen Standard zu bringen, wurden mehrere neue Etikettendrucker mit denselben Spezifikationen, demselben Modell und demselben Toner im Rahmen eines umfassenden Managed Print Service bereitgestellt. Diese Maschinen waren die am besten geeigneten auf dem Markt, da Apogee als Mehrmarkenanbieter Produkte und Dienstleistungen anbieten kann, die nicht auf eine einzige Marke beschränkt sind.

Dadurch hatte die IT-Abteilung von Virginia Hayward mehr Zeit, sich auf wichtigere strategische Aufgaben zu konzentrieren. Da dieser Managed Print Service (MPS) auch den laufenden Drucksupport von Apogee im Preis inbegriffen hatte, konnte der Kunde fortfahren, ohne sein IT-Team erweitern zu müssen.

Der zweite Schritt bestand darin, das hochwertige Wäschekorb-Etikett neu zu gestalten, damit es mit den aktualisierten Druckern kompatibel ist. Das Team von Creative Print schlug eine Änderung des Materials, des Aussehens, des Designs, der Haptik und des Acetats vor. Nach regelmäßigen Überprüfungen mit dem Kunden wurde schließlich ein neues Design fertiggestellt, das einer Luxusmarke würdig ist.

Drittens erwiesen sich die Arbeitsabläufe bei Virginia Hayward - insbesondere bei der Verarbeitung von Informationen für den Druck auf dem Etikett - als ineffizient, da die Mitarbeiter die in mehreren Datenbanken gespeicherten Informationen manuell zusammenstellen mussten. Dieser Prozess wurde durch die Einführung einer ausgefeilten Druckmanagement-Software in einen automatischen Arbeitsablauf umgewandelt und damit exponentiell rationalisiert.

Schließlich wurden weitere Effizienzgewinne erzielt, indem Virginia Hayward hohe Druckauflagen über den Hybrid Mail Service von Apogee auslagert. Jetzt werden Marketingkampagnen wie die Weihnachtsbroschüre - eine Auflage von 40.000 Exemplaren - gedruckt und über die ODS-Einrichtung von Apogee direkt zu den Kunden nach Hause geschickt.

Das Ergebnis

"Früher war das Effizienteste, was wir in unserer Versandabteilung tun konnten, die Arbeit für den aktuellen Tag plus einen Tag im Voraus bereitzustellen", sagt Alex Walker, Head of Operations bei Virginia Hayward. "Mit Apogee sind wir in der Lage, den aktuellen Tag plus sieben abzudecken, wobei sich die Zahl der Arbeitsstunden unseres Versandteams um etwa 80% reduziert. Wenn man bedenkt, wie wir im Jahr 2021 gearbeitet haben, ist die Veränderung unglaublich."

Die gesteigerte Effizienz ist eine direkte Folge der Nutzung dieser Kombination von Managed Services. Durch die Umstellung auf einen Managed Print Service (MPS) konnte Virginia Hayward ihr Ziel erreichen, qualitativ hochwertige, maßgeschneiderte Etiketten zu liefern, die dem hohen Standard einer Luxusmarke entsprechen - und das bei maximaler Betriebszeit der Geräte und einem technischen Support, der bei Bedarf sofort verfügbar ist.

Ebenso wird die Zeit der Mitarbeiter durch die automatischen Prozesse der Druckverwaltungssoftware und die physische Produktion von Marketingmaterialien durch die ausgelagerten Dokumentendienste von Apogee effektiver genutzt.

Ein weiterer Vorteil dieser gesteigerten Effizienz ist, dass Virginia Hayward bedeutende Schritte hin zu einem nachhaltigeren Unternehmen gemacht hat. Nicht nur, dass der Abfall erheblich reduziert wurde - vor allem durch den Wegfall von Plastikumschlägen mit den neuen hochwertigen Etiketten -, auch die reduzierte Arbeitszeit hat zu erheblichen Energieeinsparungen geführt.

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