HR-Informationssysteme
Ein HR-Informationssystem (HRIS) fungiert als zentraler Knotenpunkt für Ihr Personalwesen und gibt Ihnen die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen zur Förderung positiver betrieblicher Veränderungen zu treffen.
Was ist ein HR-Informationssystem (HRIS)?
An HR-Informationssystem zentralisiert die Verwaltung von Ihr HR Funktionen und Prozesses - und eines sowie die Arbeit als a Compliance Werkzeug, das die Ihr Verwaltungsaufwand, es dient als Ihr Kanal zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements.
Ein HRIS, das vollständig auf Ihre Unternehmensstruktur und -kultur zugeschnitten ist, hilft Ihnen, positive interne Veränderungen durch datengestützte Entscheidungen zu fördern, indem es sowohl HR-Aktivitäten als auch Mitarbeiterinformationen aufzeichnet und diese mit Ihren KPIs abgleicht.
Ein für Sie entwickeltes HR-System
- Richtlinien der Industrie
- Automatische Aufbewahrungsverwaltung
- Zugangskontrolle
- Automatisierung
- Integration mit Legacy
Wenn Sie Ihre Unterlagen digitalisieren und in einem HR-Informationssystem speichern, stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen der Norm BS10008 entsprechen, so dass Siedie Verwaltung großer HR-Archive auf unbestimmte Zeit zu vermeiden.
Was sind die Herausforderungen für das Informationsmanagement in Personalabteilungen?
Personalakten sind sensible Rechtsdokumente, die in vielen Fällen auch noch Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahrt werden müssen. Das Gesetz zur Reform und Kontrolle der Einwanderung (Immigration Reform and Control Act) schreibt vor, dass Arbeitgeber die Formulare zur Beschäftigungsberechtigung (INS-Formular I-9) drei Jahre nach der Einstellung des Arbeitnehmers oder ein Jahr nach der Kündigung aufbewahren müssen, je nachdem, was später eintritt.
Aufzeichnungen über Löhne und Arbeitszeiten sollten ebenfalls mindestens 4 Jahre lang aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen Aufzeichnungen, die gemäß dem Employee Retirement Income Security Act (ERISA) aufbewahrt werden müssen, 6 Jahre lang aufbewahrt werden.
Bei so viel Gesetzgebung werden Unterlagen oft auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Dadurch entstehen große, unübersichtliche Archive, die das Risiko bergen, dass Informationen im Laufe der Jahre verloren gehen.
Wie bewältigen digitale HR-Informationssysteme HR-Herausforderungen?
Unternehmen können mit einem umfassenden einem umfassenden HR-Informationsmanagement-System erzielen. Lassen Sie uns werfen Sie einen Blick auf einige der Vorteile:
- Prüfpfade
- Erweiterte Suche
- Eingeschränkter Zugang & Sicherheit
- Reibungslose Integration für Automatisierung
Prüfpfade
Audit Trails werden automatisch anhand der Informationen in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem generiert und zeichnen alle Aktionen auf, die im Zusammenhang mit HR-Akten durchgeführt wurden. Damit wird die rechtliche Zulässigkeit Ihrer elektronischen Dokumente bestätigt und sichergestellt, dass sie den Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Erweiterte Suche
HR-Informationsmanagementsysteme sind nützlich, wenn sich die gesetzlichen Anforderungen ändern. Sie können damit mehrere Dokumente gleichzeitig aktualisieren, indem Sie eine Volltextsuche durchführen oder Dokumente mit gemeinsamen Eigenschaften zusammenfassen. Mit diesem System können Sie zum Beispiel schnell alle Datensätze nach "Dokumententyp" durchsuchen und deren Aufbewahrungsfristen gleichzeitig aktualisieren.
Eingeschränkter Zugang & Sicherheit
Digitale Dateien sind sicher vor Beschädigung und Diebstahl, und Backups sorgen dafür, dass wichtige Informationen niemals verloren gehen. Rollenbasierte Beschränkungen bieten weiteren Schutz vor internen Datenschutzverletzungen, indem sie sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Reibungslose Integration für Automatisierung
Digitale Integrationen ermöglichen es Ihrer Personalabteilung, viele zeitaufwändige manuelle Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, z. B. Onboarding und Leistungsbeurteilungen. So bleibt mehr Zeit für strategische Initiativen und die zwischenmenschliche Entwicklung.
Diese Funktionen können sogar integriert werden, um Arbeitsabläufe in anderen Abteilungen zu unterstützen. So kann beispielsweise eine Personalakte nahtlos in die Arbeitsabläufe der Kreditorenbuchhaltung integriert werden, um deren eigene Verwaltungsarbeit zu optimieren.
Wie funktioniert HR Informationen Systeme die Ergebnisse verbessern?
Wenn Sie die Prinzipien der digitalen Transformation auf Ihre Personalabteilung anwenden, erschließen Sie alle Vorteile der Digitalisierung und automatisierter Arbeitsabläufe was zu besseren Ergebnissen führt.
Aktives Engagement
Wenn Sie über ein HRIS einen guten Zugang zu Informationen haben, können Sie schneller und effektiver auf Ihre Kollegen reagieren. Sie fühlen sich besser informiert und engagierter, was sich positiv auf die Zufriedenheit, Bindung und Produktivität Ihrer Mitarbeiter auswirkt.
Onboarding und Bindung
Ihr Onboarding-Prozess ist entscheidend für die Erfahrung der Mitarbeiter und die Festlegung der Erwartungen von Anfang an. Wenn Sie bestimmte Funktionen automatisieren, können Sie neue Mitarbeiter von Anfang an einbinden.
Fernbedienung
Ein zentrales HR-Informationssystem macht Dokumente von allen Standorten aus leicht zugänglich und verbessert die Zusammenarbeit, indem es Ihren Mitarbeitern dieselben Ressourcen zur Verfügung stellen wie ihren Kollegen im Büro.
Bürokultur
Die Beteiligung der Mitarbeiter an der Bürokultur ist ein Produkt der Art und Weise, wie sie während ihrer Entwicklung gefördert werden. Der Einsatz von HR-Informationssystemen zur Verfolgung des Wachstums und zur Darstellung der Unternehmenswerte fördert eine Kultur der Gemeinschaft und der Verantwortlichkeit.
Die Vorteile des Aufbaus eines HR-Informationssystems mit einem Digitalisierungspartner
Um ein maßgeschneidertes HRIS zu entwickeln, ist es wichtig, einen Partner zu finden, der die Bedürfnisse und Feinheiten Ihrer Geschäftsprozesse versteht. Die besten Spezialisten sind jedoch in der Lage, Ihr System von Grund auf zu entwickeln und ihre Qualitäts- und Sicherheitsgarantien von Anfang an in die Architektur einzubetten.
Worauf sollten Sie bei einem HRIS-Anbieter achten?
Es gibt mehrere Faktoren, die die Effektivität eines Partners für die digitale Transformation ausmachen. Bei der Auswahl eines Partners für die Entwicklung eines HRIS, das auf Ihre speziellen Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten ist, sollten Sie Folgendes berücksichtigen.
Standardisierung
Verfolgen sie einen ganzheitlichen Ansatz für digitale Lösungen? Ihr Partner sollte sicherstellen, dass ein System in der Lage ist, andere Aspekte Ihres Unternehmens zu integrieren, indem es ein zugängliches, standardisiertes und übertragbares Format einführt.
Vereinfachung
Wie wird das physische in ein digitales Format umgewandelt? Ihr HRIS sollte frei von zusätzlichen Schritten oder Komplexität sein, und nach der Umstellung auf das digitale Format sollte Ihr Partner in der Lage sein, Möglichkeiten zur Rationalisierung Ihrer kritischen Prozesse zu erkennen.
Kontinuität
Kann er Ihre alten Datensätze und Prozesse so umwandeln, dass sie mit Ihrem neuen System kompatibel sind? Ihr Partner sollte Ihnen einen Überblick über die Umwandlungsschritte geben, die Ihre alten Prozesse durchlaufen werden, um einen nahtlosen Übergang ohne Datenverlust zu gewährleisten.
Nachverfolgung
Ein seriöser Digitalisierungspartner übt Dokumentenkontrolle und verwendet Prüfpfade um die Einhaltung der Vorschriften in jeder Phase der Transformation zu verfolgen und sicherzustellen.
Sicherheit & Qualität
Digitale Transformation
Ihr HR-System dient als Pfeiler für die Verbindung von Inhalten mit anderen digitalen Anwendungen. Mit Durch weitere Integration und digitale Transformation kann sich Ihr HRIS zu einem ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystem entwickeln, das die unternehmensweite Kommunikation, Produktivität und Ergebnisse verbessert.
HRIS-bezogene Dienstleistungen
eForms
eForms, oder elektronische Formulare, sind digitale Dokumente, die die Datenerfassung durch Eingabefelder zur Standardisierung der Antworten vereinfachen. Aus den gesammelten Informationen können Echtzeitberichte erstellt und Arbeitsabläufe automatisiert werden.
E-Formulare sind mehr als nur ein Ersatz für Papier. Sie sind eine Methode zur Umwandlung von Papierprozessen in digitale Arbeitsabläufe, die viele Vorteile gegenüber ihren physischen Pendants haben.
Bearbeitung von Rechnungen
Automated Invoice Processing(AIP) führt Software für die Rechnungsstellung und die Digitalisierung von Arbeitsabläufen in den Finanzabteilungen ein und macht die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Bearbeitung überflüssig.
Digitale Poststelle
Ein digitaler Poststellen-Service sendet Ihre eingehenden Dokumente an unsere sichere Einrichtung, so dass wir sie als digitale Informationen sicher im gesamten Unternehmen weitergeben können.
Verwaltung digitaler Aufzeichnungen
Die Digitalisierung Ihrer alten Unterlagen und deren Speicherung in einem digitalen Archiv ermöglicht es Ihnen, alte Informationen in aktuelle Arbeitsabläufe einzubinden, ohne das Risiko von Verlust oder Beschädigung. Ein digitales Records Management System ist der Katalysator für ein ganzheitliches HR-Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen bei der Entwicklung Ihres maßgeschneiderten HR-Informationssystems helfen können, nehmen Sie Kontakt auf mit uns über unterdas Formular unten!
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