Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Verabschieden Sie sich von den Stunden, die Sie mit der Eingabe von Rechnungsdaten in Tabellenkalkulationen zugebracht haben. Schicken Sie uns einfach die Dateien, die Sie verarbeiten möchten, und wir kümmern uns um die Extraktion, Standardisierung, Schablonenerstellung und den ganzen Rest!
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann besonders zeitaufwändig und ineffizient sein. Deshalb haben wir sie zu einem automatischen Prozess rationalisiert .
Unser Festpreis-Service für die automatische Rechnungsverarbeitung (AIP) ist sehr einfach:
- Teilen Sie uns Ihr typisches Rechnungsvolumen und das benötigte Ausgabeformat mit.
- Ziehen Sie Ihre Dateien per Drag & Drop in unser AIP-Portal.
- Erhalten Sie Ihre Metadaten, formatiert für Ihr Finanzsystem.
- Speichern Sie die indizierten Bilder bei uns, um die HMRC-Aufbewahrungsvorschriften zu erfüllen.
Das war's - keine Kapitalinvestition erforderlich und absolut keine versteckten Gebühren.
Wie der AIP-Service funktioniert
Sobald wir Ihre Dateien erhalten haben, lassen wir sie durch eine leistungsstarke Digital Capture Software laufen , die wichtige Metadaten aus Ihren Rechnungen extrahiert, z.B. Lieferantendetails, Geldwerte, Daten und Positionen. Wir liefern Ihnen die Daten dann in einem standardisierten Format zurück - so ersparen wir Ihrer Finanzabteilung die mühsame Dateneingabe und sorgen für Genauigkeit und Effizienz.
Alternativ können Sie Ihre HMRC-Compliance verbessern und Ihre Prüfungsprozesse vereinfachen, indem Sie Ihre digitalen Rechnungen in unserem sicheren, cloudbasierten System zur Verwaltung von Unterlagen speichern, auf das Sie jederzeit lesend zugreifen können.
Was ist Rechnungsbearbeitung?
Die Rechnungsverarbeitung ist ein Mechanismus, der dazu dient, angemessene Zahlungen und ein korrektes Hauptbuch zu gewährleisten, und der ausgelöst wird, wenn die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung erhält. Eingehende Rechnungen können digital oder per Post zugestellt werden - und während des Prozesses ist die Kreditorenbuchhaltung für die Kodierung des Hauptbuchs, die Validierung, die Genehmigung, die Einhaltung der Vorschriften und die Zahlung verantwortlich.
Warum ist die Bearbeitung von Rechnungen wichtig?
Da sie nicht direkt mit gewinnbringenden Ergebnissen verbunden ist, wird die Optimierung der Rechnungsbearbeitung oft übersehen. Eine wiederholbare und geregelte Rechnungsbearbeitung fördert jedoch eine Kultur der Effizienz, reduziert Buchungsfehler, nutzt die Vorteile einer frühzeitigen Zahlung und ermöglicht eine weitere Automatisierung.
Warum automatisieren?
Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist:
- Zeitaufwendig, ineffizient und fehleranfällig im Vergleich zu digitalen Lösungen
- Entwickelt, um unnötige Handgriffe und Nachschlüsselungen zu vermeiden
- Anfällig für Reibung und sogar Verlust bei der Suche nach körperlicher Anerkennung
- Sie schränken Ihre Möglichkeiten ein, Daten in digitalen Arbeitsabläufen zu verwenden.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung, allerdings:
- Erhöht die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und den ROI der Kreditorenbuchhaltung
- Die Arbeit mit maschinellem Lernen und KI-Technologien verbessert den Prozess mit der Zeit.
- Kann skaliert werden, ohne Ressourcen zu verbrauchen.
- Erzielt wirtschaftliche Erträge durch effizientes Management der Inputs, wohingegen die Skalierung eines manuellen Prozesses den Einsatz von Ressourcen erfordert, um die physischen Aspekte zu erweitern.
Was sind die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung?
- Die Dokumentenkontrolle ist ein entscheidendes Merkmal des Managements, und der zentrale Zugriff ermöglicht einen vollständigen Überblick über das System und erhöht das Vertrauen.
- Außerdem ist der Informations- und Datenfluss nachvollziehbar, und die Benutzer sind für ihre Handlungen verantwortlich.
- Lassen Sie Papier der Vergangenheit angehören. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert die Abhängigkeit von Papier bei der Erledigung von Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung.
- Keine Duplikate mehr, keine Tintenverschwendung und kein Einwegpapier - so können Sie den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens reduzieren.
- Übernehmen Sie die Kontrolle über die Einhaltung von Vorschriften durch die automatische Dokumentation von Audit-Daten.
- Die Daten können gemeinsam genutzt werden, so dass Sie unabhängig davon, ob die Prüfungen intern oder extern durch einen Dritten durchgeführt werden, die Transparenz der Informationen sicherstellen können.
- Arbeitsplatzpräferenzen, wie die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, sind ein entscheidender Faktor bei der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern.
- Durch die Loslösung der Arbeitsabläufe von einem physischen Standort wird der Informationsfluss nicht durch kulturelle Verschiebungen am Arbeitsplatz beeinträchtigt.
- Die Digital Capture Software extrahiert Rechnungsdaten unglaublich effizient, die Automatisierung lenkt die Arbeitsstunden in die Gewinngenerierung um.
- Sobald eine Rechnung bearbeitet werden muss, werden die Benutzer benachrichtigt. Berichte verfolgen den Fortschritt und identifizieren Engpässe und reagieren in Echtzeit auf KPIs.
- Sie sparen Geld bei den Arbeitskosten. Außerdem erfordert die automatisierte Rechnungsverarbeitung keine Schulung, um eine komplexe Aufgabe zu erfüllen.
- Die manuelle Verarbeitung birgt das Risiko von Fehlern und Verlusten. Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften, verlorene Gelder für die Korrektur von Fehlern und die Kosten für die Reproduktion verlorener Dokumente können sich im Laufe der Zeit summieren.
- Nutzen Sie immer wieder die Vorteile einer frühzeitigen Zahlung und bauen Sie starke Lieferantenbeziehungen auf.
- Erzielen Sie Skalenerträge schneller als physische Prozesse.
- Keine Kosten für Infrastruktur und Ausbildung.
- Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bewältigt das Volumen und die Komplexität der Skalierung schneller und benötigt keinen zusätzlichen Platz.
- Die digitale Expansion ermöglicht es, dass Prozesse unabhängig von Ihrem Unternehmen wachsen.
Was sind die Schritte der automatisierten Rechnungsverarbeitung?
Der erste Schritt besteht darin, Ihre KPIs und Ziele für die Implementierung eines Systems zur automatisierten Rechnungsverarbeitung zu planen und zu überlegen, wie Sie den Erfolg messen wollen.
- Berücksichtigen Sie die Kosten
Wird die Automatisierung die Kosten für AP-Operationen senken? Wie skalieren die Kosten?
- Einhaltung
Wie wollen Sie die Einhaltung der Vorschriften in jeder Phase der Rechnungsbearbeitung sicherstellen und nachweisen?
- Ressourcen
Wohin sollen die Ressourcen umgeleitet werden, wenn die Automatisierung eingeführt wird? Was sind die Inputs und Outputs?
- Beziehung
Werden die Lieferantenbeziehungen verbessert? Werden Zahlungen schneller geleistet?
- Sicherheit
Sind die Daten in jeder Phase des Arbeitsablaufs gesichert und einschränkbar?
Sind Ihre Rechnungen bereits digital? Die Automatisierung beginnt mit der Digitalisierung, die von Ihnen oder Ihrem AIP-Anbieter durchgeführt werden kann. Oder Sie ziehen Ihre bereits digitalisierten Dateien einfach per Drag & Drop in die Online-AIP-Portale.
Kundenselbstbedienung, Posteingangsüberwachung oder ein Posteingangsservice sind zusätzliche digitale Funktionen, die die Rechnungszustellung optimieren.
- Digital Capture extrahiert Daten aus Ihren Rechnungen und bereitet sie in einem Format auf, das mit Ihrem Finanzsystem kompatibel ist. Dazu müssen die Informationen, die Sie erfassen möchten, standardisiert sein.
- Die erfassten Informationen können in Finanzsysteme von Drittanbietern exportiert oder über die AIP-Systemschnittstelle verwaltet werden.
Optimieren Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess
Wenn Sie Ihre Prozesse und nicht Ihre Rechnungen an einen Spezialisten für digitale Arbeitsplätze übertragen, reduzieren Sie die mit der Verwaltung und IT-Wartung verbundenen Kosten - zusätzlich zu den Kosten, die durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung im eigenen Haus eingespart worden wären. Ein erfahrener Partner für das Dokumentenmanagement kann die Integration mit anderen digitalen Tools unterstützen und bietet gleichzeitig kontinuierlichen Zugang zu Support und Sicherheit.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung physischer Prozesse ist die Optimierung in jeder Phase. Durch die Festlegung von KPI-Benchmarks können Sie den Erfolg der Automatisierung verfolgen und entsprechende Änderungen vornehmen, um die Effizienz zu maximieren. Sehen Sie sich in unserem Blogbeitrag an, wie Sie die Automatisierung in Ihre Kreditorenbuchhaltung integrieren können: Wie Sie Rechnungen automatisch verarbeiten: 4 Schritte zum Erfolg
Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Die Automatisierung des Rechnungsprozesses nutzt die Digital Capture Software, um Rechnungsdaten zu extrahieren und zu formatieren. Die extrahierten Daten werden dann verwendet, um AP-Funktionen und Arbeitsabläufe zu vervollständigen.
Prozessautomatisierung
Datenextraktion
Digital Capture extrahiert und formatiert Daten für die Kompatibilität mit finanziellen Zahlungssystemen - aber manchmal brauchen Sie für neue und einzigartige Fälle eine menschliche Note. Digital Capture arbeitet auf einer Vertrauensbasis. Wenn Sie nicht 100 % sicher sind, validiert ein Mensch den Fall ein zweites Mal - was die Software aufzeichnet und daraus lernt.GL-Codierung
Digital Capture bestimmt die Rechnungsarten und verwendet diese Informationen, um den Hauptbuchcode durch Abgleich mit Ihrer CRM-Datenbank zuzuordnen.Dreifacher Abgleich
Haben Sie erhalten, was Sie bestellt haben? Wurde Ihnen das Geld ordnungsgemäß in Rechnung gestellt? Stimmt es mit dem überein, was Sie erhalten haben? Der dreifache Abgleich stellt sicher, dass die Zahlungen korrekt sind, indem er sich auf Bestellungen und Lieferscheine bezieht. Der OCR-Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen sorgt für Genauigkeit und Sicherheit.
Workflow-Automatisierung
Genehmigung
Die Rechnungen werden zur Genehmigung weitergeleitet, wobei der Genehmigende darüber informiert wird, dass sie zur Ansicht bereit sind. Sobald sie genehmigt sind, werden sie automatisch in die nächste Phase des Workflows weitergeleitet.Benachrichtigung
Sobald eine Rechnung eingeht, beginnt der Arbeitsablauf und es werden automatische Benachrichtigungen an die betreffenden Teammitglieder gesendet, die darauf hinweisen, dass Maßnahmen erforderlich sind.Behalten
Anhand der extrahierten Informationen erkennt das System, wie lange die Rechnung gemäß der GDPR-Gesetzgebung archiviert werden muss. Dann kann eine Benachrichtigung verschickt werden, sobald die gesetzliche Vernichtung des Dokuments erforderlich ist.Die Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass der Fluss der Rechnungsdaten in einem Unternehmen zuverlässig, konsistent und konform ist. Sie ist nicht auf die Kreditorenbuchhaltung beschränkt und kann mit unternehmensweiten Aufgaben wie der Personalabteilung und der Aktenverwaltung integriert werden.
Zu beachtende Dinge
Unterschiedliche Funktionen eines AIP-Dienstes erfordern ein unterschiedliches Budget, so dass bei der Auswahl einer geeigneten Lösung die folgenden Kriterien berücksichtigt werden müssen.
Digitale Transformation
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist nur ein Element der digitalen Transformation. AIP automatisiert die Validierung, überträgt Rechnungen in das Finanzsystem und leitet sie zur Genehmigung und Zahlung an andere Abteilungen weiter. Es kann auch ein Teil einer umfassenderen, abteilungsübergreifenden Automatisierungsstrategie sein.
Die Funktionalität wird maximiert, wenn sie mit anderen digitalen Erweiterungswerkzeugen wie Dokumentenmanagement, Lieferanten-Selbstbedienung und einem digitalen Poststellen-Service genutzt wird.
AIP-Workflows machen physische Anträge überflüssig. Dokumentenmanagement-Systeme verbessern den Informationsfluss am Arbeitsplatz, indem sie die Notwendigkeit von Duplikaten verhindern. Darüber hinaus werden die Bewegungen digitaler Informationen aufgezeichnet, um einen Prüfpfad zu erstellen, der Berichte zur Verfolgung von KPIs generiert.
AIP + Digitale Poststelle
Ein Digital Mailroom Service ist eines der digitalen Tools, die Sie für die AIP-Integration in Betracht ziehen sollten. Wenn Rechnungen eingehen, werden sie digitalisiert, indiziert und in einen automatisierten Rechnungsbearbeitungsdienst eingespeist. Er kann auch um die Überwachung des Posteingangs erweitert werden, um alle eingehenden Rechnungen in die Geschäftsprozessautomatisierung zu integrieren.
AIP+ Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung ermöglicht die Zentralisierung und den freien Fluss von Informationen - mit einem einzigen Zugangspunkt und einer einzigen Wahrheitsquelle für alle Unterlagen. Das verbessert die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Vorschriften und die Produktivität. AIP ist eine natürliche Erweiterung des Dokumentenmanagements zur Vervollständigung von Prüfpfaden auf Rechnungen - denn je mehr Ihre Dokumente digitalisiert sind, desto mehr steigern Sie Ihre Produktivität und die Umweltvorteile Ihrer Prozesse.
Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, Ihre Vorteile verstärken und Kosteneffizienz in Ihren internen Abläufen schaffen. Denn durch die Auslagerung dieses Dienstes entfallen die Kosten für die Installation und Wartung der AP-Software, während Ihre Mitarbeiter Zeit gewinnen.
Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch mit Experten für digitale Transformation, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen!
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