4 Schritte zur Verringerung der benötigten Bürofläche

Digitalisieren Sie Ihre Poststelle

Durch die Digitalisierung der Post "am Briefkasten" können Sie den Zustrom von Papier in Ihr Unternehmen verhindern und sich auf den Weg zu einem schlankeren, digitalen Ansatz für die Dokumentenverwaltung machen.

Eingehende Post wird gescannt, in Ihre Geschäftssysteme integriert und zu Beginn eines jeden Tages direkt per E-Mail an den Empfänger versandt. Das steigert die Effizienz und senkt den Lagerbedarf, indem es die Papiermenge in Ihrem Unternehmen reduziert. Darüber hinaus stellt die Digitalisierung Ihrer Poststelle sicher, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Dokumente auch von unterwegs erhalten, was eine mobile Arbeitsumgebung unterstützt.

Scannen und Archivieren von Dokumenten

Unternehmen geben jedes Jahr Tausende von Euro für die unnötige Aufbewahrung von Dateien aus. Ein elektronischer Prozess sorgt für mehr Effizienz und senkt die Kosten erheblich, da die digitale Archivierung den Bedarf an physischem Speicherplatz effektiv beseitigt. Mit Hilfe der Suchfunktion des Systems können Sie dann besser auf diese Dokumente zugreifen, anstatt sie endlos durchsuchen zu müssen.

Bei Apogee verwenden wir die neuesten Technologien, um Ihre Dokumente in einer sicheren und ISO-zertifizierten Umgebung in höchster Qualität zu scannen und zu verarbeiten.

Hybride Post

Konsolidieren Sie die Post aus Ihrem gesamten Unternehmen und leiten Sie sie an Druckereien mit hohem Druckaufkommen weiter, wo sie zeit- und kosteneffizient gedruckt, sortiert und versandt werden kann. Druckereien befinden sich oft außerhalb des Firmengeländes, so dass Sie keine sperrigen Druckgeräte und kein Papierlager in Ihrer Poststelle vor Ort vorhalten müssen.

Durch die Überwindung der Zwänge des traditionellen Arbeitsplatzes wird Verschwendung vermieden, die Arbeitsumgebung verbessert und der Immobilienbedarf reduziert.

Umfassen Sie eine Kultur des mobilen Arbeitens

Die Unternehmen von heute sehen sich mit der zunehmenden Forderung ihrer Mitarbeiter konfrontiert, flexibler zu arbeiten. In den letzten zehn Jahren hat der technologische Fortschritt dazu geführt, dass flexibles Arbeiten für viele Menschen zu einer praktikablen Option geworden ist. Viele Unternehmen setzen jetzt auf mobile Arbeitsumgebungen, um die Gesamtzahl der benötigten Arbeitsplätze zu reduzieren, da ein Teil der Mitarbeiter nicht im Büro ist.

Damit eine Strategie zur Mobilisierung von Arbeitskräften effektiv ist, muss sie jedoch von einer effektiven Dokumenteninfrastruktur unterstützt werden und nahtlos mit etablierten Geschäftsprozessen zusammenarbeiten können. Unternehmen setzen weitgehend auf Technologien, die es mobilen Mitarbeitern ermöglichen, in vollem Umfang am Arbeitsplatz teilzunehmen, z. B. Cloud-basierte E-Mail- und Büroanwendungen, so dass alle Mitarbeiter auf dieselben Tools zugreifen und diese nutzen können.

Es ist jedoch klar, dass die Mehrheit der britischen Unternehmen den Druckbedarf ihrer mobilen Mitarbeiter nicht decken. Das Drucken von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets aus sollte eigentlich ganz einfach sein, aber viele Unternehmen haben das mobile Drucken noch nicht aktiviert, so dass Sie von Ihrem Gerät aus per E-Mail, WLAN-Verbindung oder über Ihr Netzwerk drucken können.

Durch einen intelligenten Umgang mit Drucksachen können Unternehmen ihren Platzbedarf erheblich reduzieren und eine Reihe weiterer Vorteile erzielen. Die vier vorgestellten Ansätze sind alle relativ einfach und greifbar, können aber sehr effektiv sein, wenn es darum geht, wertvollen Büroraum freizumachen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

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