Den Lebenszyklus Ihrer kritischen Dokumente verstehen

Schritt Eins - Schauen Sie sich Ihre aktuellen Dokumentenprozesse und deren Lebenszyklus genauer an. Dazu muss das Unternehmen erkennen, welche kritischen Dokumente bearbeitet werden.

Schritt Zwei - Bestimmen Sie, welche dieser Dokumentenprozesse sich wiederholen und arbeitsintensiv sind, und stellen Sie fest, wie häufig sie wiederholt werden.

Dritter Schritt - Verstehen Sie, welche Mitarbeiter und wie viele Benutzer in jeder Phase des Dokumentenprozesses beteiligt sind. Eine effektive Rückverfolgbarkeit und die Kenntnis der Dokumentenbewegungen helfen bei der Entwicklung von Prozessen und Arbeitsabläufen, die besser zu Ihrem Unternehmen passen.

Vierter Schritt - Untersuchen Sie, wo die Dokumente in jeder Phase ihres Lebenszyklus gespeichert werden. Dadurch werden potenzielle Risiken identifiziert und sichergestellt, dass alle Dokumente und Prozesse den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens entsprechen. Dadurch werden auch Bereiche sichtbar, in denen Dokumente häufig doppelt vorhanden sind, was nicht nur ein Problem bei der Aufbewahrung darstellt, sondern auch ein Sicherheitsrisiko sein kann.

Schritt Fünf - Verstehen Sie die Prozesse der einzelnen Dokumente, die zwischen den Abteilungen fließen. So können Sie feststellen, ob es unnötige Schritte im Prozess gibt, die durch automatisierte Workflows ersetzt werden können.

Schritt Sechs - Aufbewahrung von Dokumenten am Ende des Lebenszyklus: Bei der großen Menge an Dokumenten, die durch Unternehmen fließen, ist es wichtig, dass jedes einzelne Dokument einen Endpunkt hat. Unabhängig davon, ob sie in einer Cloud oder auf einem lokalen Server gespeichert oder dauerhaft gelöscht werden, enthalten diese Dokumente oft vertrauliche Informationen, so dass die Einhaltung von Vorschriften von größter Bedeutung ist.

Maximieren Sie Ihre Chancen

Dieses tiefgreifende Verständnis wird Ihnen helfen, Schwachstellen zu erkennen und Möglichkeiten zur Optimierung bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe aufzuzeigen. Durch die Optimierung dieser Prozesse ist die Verwaltung großer Mengen von Dokumenten kein Problem mehr.

Unternehmen, die den Lebenszyklus von Dokumenten überprüfen, können ihre Dokumentenprozesse und Arbeitsabläufe rationalisieren. Sprechen Sie noch heute mit einem Experten bei Apogee, um zu erfahren, wie Sie dies erreichen können. Füllen Sie dazu das untenstehende Formular aus.