Dokumentation war noch nie so wichtig für Ihren Betrieb wie im digitalen Zeitalter. Hier finden Sie die Anzeichen für einen vertrauenswürdigen Anbieter von Dokumentenmanagement.
Menschen bei der Arbeit brauchen Zugang zu Informationen. Zum Importieren und Integrieren. Zum Teilen und Vergleichen. Um zu speichern und abzurufen. Zum Verteilen und Drucken. Sie brauchen es elektronisch und sie brauchen es jetzt.
Die Suche nach einem Anbieter für Dokumentenmanagement kann jedoch einen erheblichen Unterschied bei der Sicherheit, Zugänglichkeit und Langlebigkeit Ihrer gespeicherten Dokumente ausmachen.
Ein Dokumentenverwaltungssystem ermöglicht es den Benutzern, Informationen effizient, wirtschaftlich und sicher in ihrer Abteilung oder ihrem Unternehmen zu verarbeiten, d.h. sie können auf die Informationen zugreifen und sie nutzen, die sie benötigen, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Keine außer Kontrolle geratenen Dokumentenberge. Keine fehlenden oder fehlerhaften Informationen. Kein Versand an die falschen Empfänger. Nur ein schneller, effizienter Dokumentenfluss, der Ihnen einen produktiven Geschäftsvorteil durch verbesserten Kundenservice verschafft.
Indem sie Menschen mit den Informationen verbinden, die sie benötigen, beschleunigen Dokumentenmanagementsysteme die Geschäftszyklen und sorgen für eine schnelle Investitionsrendite. Außerdem können sie mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen und teure Ersatzsysteme einsparen. Mehr elektronische Dokumentenverarbeitung bedeutet auch weniger Druck- und geringere Output-Kosten und eine höhere Effizienz, die es ermöglicht, Ressourcen von administrativen Aufgaben auf das Kerngeschäft umzuverteilen.
Der sichere Umgang mit Informationen ist in der heutigen Welt, in der Betrug immer häufiger vorkommt, unerlässlich. Mit Dokumentenverwaltungssystemen können Sie die gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften einhalten und gleichzeitig Ihre Daten schützen, indem Sie den Zugriff auf die Daten auf autorisierte Benutzer beschränken - so können die Informationen ungehindert durch das Unternehmen fließen, sind aber dennoch vollständig geschützt.
Kompetenz in Sachen Sicherheit und Compliance: Ihr Anbieter sollte über ein umfassendes Verständnis für branchenspezifische Vorschriften und Compliance-Anforderungen haben.
Zertifizierung: Akkreditierte Unternehmen mit entsprechenden Zertifizierungen verpflichten sich zur Einhaltung von Qualitätsstandards für Dienstleistungen. Hier ist, worauf Sie achten sollten:
ISO 27001 ist ein Rahmenwerk für den Schutz vor Sicherheitsbedrohungen, das die Verwaltung und den Schutz sensibler Informationen, einschließlich der Anforderungen an die Risikobewertung, die Sicherheitskontrollen und die Behebung von Zwischenfällen, umreißt.
ISO 9001 legt die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest. Die ISO9001-Protokolle ermöglichen eine einfache Systemanalyse zur Kontrolle der Qualität.
Zugangskontrollen: Die Dokumente sollten sicher und eingeschränkt sein und nur autorisierten Personen zugänglich sein. Ihr Anbieter sollte umfassende Aufzeichnungen führen und diese als Grundlage für einen Audit Trail verwenden.
Audit Trail: Ein robustes System zur Katalogisierung, Indexierung und Nachverfolgung der Bewegungen Ihrer Dokumente. Dabei werden auch Zugriff und Änderungen überwacht, Audit-Prüfungen gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften, die Datenintegrität aufrechtzuerhalten, die Sicherheit zu erhöhen, Streitigkeiten beizulegen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
Disaster Recovery und Redundanz: Disaster-Recovery-Pläne und Redundanzmaßnahmen gewährleisten die Sicherheit Ihrer Dokumente. Ihr Anbieter sollte über Protokolle verfügen, die Ihre Dokumente vor dem Verlust im Katastrophenfall schützen.
Archivierungsunternehmen, die die physische Archivierung durch digitale Tools ergänzen, können Lösungen auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden. Suchen Sie nach Anbietern, die bereit sind, eng mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um einen Archivierungsplan zu entwerfen, der Ihren Anforderungen gerecht wird.
Digitale Plattform: Eine benutzerfreundliche digitale Archivierungsplattform ermöglicht es Ihnen, Ihre gespeicherten Dokumente aus der Ferne zu verwalten. Freuen Sie sich auf einfache Suchfunktionen, eine sichere Anmeldung und anpassbare Zugriffsberechtigungen.
Automatisierte Aufbewahrungsverwaltung: Ein System, das den Lebenszyklus der Aktenverwaltung von der Aufbewahrung bis zur Schredderung automatisiert, stellt sicher, dass Sie Dokumente nur so lange aufbewahren, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.
Digitale Bereitstellung: Ein seriöser Archivierungspartner sollte effiziente Möglichkeiten für den digitalen Zugriff auf Ihre Dokumente bieten, um den Komfort und die Flexibilität beim Zugriff zu fördern.
Produktions-Scanning-Funktionen: Indem Sie Ihr Archiv systematisch digitalisieren, gewährleisten Sie die Bewahrung Ihres Archivs und erleichtern den effizienten Zugriff und das Wiederauffinden. Ein gut strukturierter Scan-Zeitplan prompt integriert Unterlagen in ein digitales System, um ein aktuelles und umfassendes digitales Archiv zu führen. Dieser Ansatz verbessert die Effizienz der gesamten Aktenverwaltung und schafft die Grundlage für eine nahtlose Integration mit zukünftigen Technologien und Techniken.
Achten Sie bei der Bewertung potenzieller Anbieter vor allem auf Qualitäten wie Sicherheit, Kompetenz bei der Einhaltung von Vorschriften und modernste Einrichtungen. Anbieter von Dokumentenmanagement können sich durch besondere Tools wie fortschrittliche digitale Archivierungsplattformen, Dokumentenscans und integriertes Dokumentenmanagement von der Konkurrenz abheben.
Wenn Sie diese Eigenschaften und Hilfsmittel sorgfältig abwägen, können Sie sich getrost für einen Archivierungspartner entscheiden, der Ihre Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten erfüllt und übertrifft.
Möchten Sie mit uns in Kontakt treten? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen.
To learn more, please fill out the contact form:
Carl hat den größten Teil seines Berufslebens in der Technologie- und Managed-Services-Branche verbracht und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Leitung direkter und indirekter Vertriebsteams sowohl im B2B- als auch im B2C-Markt.
Carl setzt sich leidenschaftlich für persönliche Entwicklung, arbeitsbezogenes Lernen und Coaching ein. All diese Themen sind für Apogee von entscheidender Bedeutung, da wir in die Entwicklung unserer Fähigkeiten und Effektivität in diesem Bereich investieren. Er hat einen Master-Abschluss in der Leitung von Vertriebsumwandlungen und kann auf eine Erfolgsbilanz bei der Implementierung und Verbesserung von Programmen verweisen, die die Vertriebsleistung und letztlich das Wachstum des Marktanteils fördern.
Bevor er zu Apogee kam, war er Director of Client Development für Europa und Asien bei ACA Europe, einem führenden Anbieter von Beratungsdienstleistungen und Technologielösungen in den Bereichen Governance, Risiko und Compliance. Zuvor war er als UK Board Director bei Toshiba TEC für die indirekten und direkten Vertriebskanäle in Großbritannien und Irland verantwortlich. Bevor er zu Toshiba kam, hatte er leitende Funktionen in den Bereichen Marketing, IT-Entwicklung und Vertriebsmanagement bei Ricoh inne.
Chief Information OfficerSimon Green ist dynamisch und ergebnisorientiert. Er verfügt über einen MBA-Abschluss und verfolgt einen strategischen Ansatz für eine erfolgreiche IS-Transformation, indem er „kostengerechte“ und „wertschöpfende“ ICT-Lösungen liefert.
Simon hat dazu beigetragen, Unternehmen zu verändern, indem er Hochleistungsteams aufbaute, Menschen durch Veränderungen führte und komplexe IT verständlich und umsetzbar machte.
Chief People OfficerMarion Brooks ist eine erfahrene und anpassungsfähige HR-Führungskraft, deren HR-Karriere sich über 25 Jahre erstreckt. Marion war sowohl in Großbritannien als auch international tätig und hatte zuvor leitende Positionen im Personalwesen im Einzelhandel, im Maschinenbau und im Technologiesektor inne.
In ihrer Funktion als Leiterin der Abteilung People & Culture ist Marion für die Entwicklung und Umsetzung der Personalstrategie verantwortlich, die die Vision und Strategie des Unternehmens unterstützt, insbesondere in den Bereichen Nachfolgeplanung, Talentmanagement, Change Management, Organisations- und Leistungsmanagement, Schulung und Entwicklung sowie Vergütung.
Marion treibt auch die Unternehmenskultur voran, indem sie sie kultiviert und fördert, indem sie ein Umfeld schafft, das Integrität, Vielfalt, Inklusivität, Agilität, Wohlbefinden und offene Kommunikation begünstigt.
Wenn sie nicht arbeitet, verbringt Marion die meiste Zeit mit ihrer Familie. Seit kurzem ist sie auch Mitglied eines lokalen Frauen-Cricket-Teams und genießt es, zu schlagen und das Wicket zu halten.
Julian verfügt über mehr als 8 Jahre an unschätzbarem Wissen, nachdem er 2013 als Pre-Sales Consultant zu Apogee gekommen ist. Er spiegelt Apogees eigenen Wachstumsweg wider und hat sich in dieser Rolle weiterentwickelt, um 2021 dem Apogee ELT beizutreten. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus allen Sektoren und hilft dabei, Möglichkeiten für Wachstum und Innovation durch digitale Transformation zu identifizieren.
Julians unternehmerisches Denken und seine Erfahrung bei der Entwicklung von Lösungen in Verbindung mit seiner Fähigkeit, Kunden den wahren Wert von Professional Services aufzuzeigen, hat in den letzten Jahren einen enormen Erfolg bei unseren Kunden bewirkt. Er ist sowohl bei Apogee als auch in unserer Branche eine angesehene Persönlichkeit. Mit Julian haben wir das perfekte Vorbild dafür, was man bei Apogee mit dem richtigen Engagement und der richtigen Entschlossenheit zum Erfolg erreichen kann.
Leiter der FinanzabteilungMit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Finanzwesen ist Sam ein versiertes, kaufmännisch kluges Mitglied des ELT. Sam ist es gewohnt, einen aktiven, praktischen Ansatz zu verfolgen und wird alle finanziellen Aspekte der Strategie von Apogee verwalten, um das Wachstum voranzutreiben und die Rentabilität zu steigern.
Nach seinem Abschluss an der Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) begann Sam in der Buchhaltung des Sportartikelherstellers Unicorn Products. Nach neun Jahren wechselte sie dann zu OfficeTeam, einem Anbieter von Verbrauchsmaterialien für Unternehmen, wo sie vom Senior Management Accountant bis zum Finance Director aufstieg. Zehn Jahre später und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung kam Sam zu Apogee, wo er bald als Chief Finance Officer in das ELT eintrat.
Als er nach dem Übergang zu einem Unternehmen im Besitz von HP zu Apogee kam, war Sam für die Aktualisierung vieler Prozesse und Richtlinien auf den heute bekannten Standard verantwortlich. Sie plant, den Rest des ELT zu unterstützen, indem sie die Kommunikation rund um die Finanzen transparent hält und gleichzeitig die wichtigsten Faktoren zur Steigerung des Gewinns vermittelt.
Dan Taylor bringt 25 Jahre unschätzbare Branchenkenntnisse aus Technologiekonzernen wie HP, Samsung EMEA und Xerox Global Services mit. In jüngster Zeit war Dan bei HP maßgeblich am erfolgreichen Abschluss strategischer Projekte für Apogee beteiligt, wie z.B. dem Service für dMPS, HP Public Sector, Apogee Professional Services Iberia (APSI) und HP3S. Dans internationales Netzwerk und sein tiefes Verständnis des globalen Marktes sind ein großer Vorteil für Apogee, da wir unsere Expansion in neue Märkte fortsetzen.
In seiner Rolle als ‚Vice President of International Business‘ fungiert Dan als Geschäftsführer für Apogee Deutschland und Apogee Irland sowie als Leiter der neuen internationalen strategischen Partnerschaften. Außerdem leitet er den Bereich Service Operations, der Service Delivery, PMO, Supply Chain, Logistik, Operational Excellence und Customer Success & Experience umfasst.
Dan ist stolz darauf, eine sehr engagierte und ergebnisorientierte Person zu sein, die über Fachwissen sowohl im Unternehmens- als auch im Channel-Vertrieb verfügt und eine breite Erfahrung von der strategischen Planung bis hin zum Einsatz in der Praxis hat.
VP für laufendes Geschäft und DienstleistungsumsatzSarah hat über 25 Jahre Erfahrung in der MPS-Branche und bringt eine Fülle von Kenntnissen in das Apogee Executive Leadership Team ein. Sie war im Laufe der Jahre aktiv an einer Reihe von wichtigen Akquisitionen beteiligt, leitete ihr Team und sorgte dafür, dass Apogee weiter wachsen und sich entwickeln konnte.
Sarah ist strategisch und operativ für die wichtigsten Prozesse verantwortlich, durch die wir unsere Kunden gewinnen und unter Vertrag nehmen. Dazu gehören Produktmanagement und Preisgestaltung, Vertragsentwicklung, Verkaufsverfahren, Auftragsabwicklung und die Verwaltung von Geldgebern und Lieferantenpartnern. Sarah und ihr Team sorgen dafür, dass wir immer das richtige Gleichgewicht zwischen den finanziellen Zielen von Apogee und dem Erfolg des Vertriebsteams finden, ohne dabei die Erfahrung unserer Kunden zu gefährden.
Sarah ist zweifellos eine leidenschaftliche und prozessorientierte Führungskraft, die sich auf Ziele und KPIs konzentriert, um ein starkes Teamergebnis zu erzielen.
Aurelio ist der Chief Executive Officer und verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Erfahrung in der Druckindustrie. Er ist eine erfahrene Führungspersönlichkeit, die Ergebnisse durch Teamarbeit und Eigenverantwortung erzielt.
Aurelio ist seit 18 Jahren in leitender Position bei HP Inc. tätig, zuletzt als Global Head of Owned Channels und General Manager von HPs A3 Solutions Business. Zu Beginn seiner Karriere bei HP baute Aurelio das HP Graphics Page Wide Press-Geschäft von Anfang an auf und führte es von der ersten Idee zu einem bedeutenden und profitablen Geschäftsbereich für HP. Vor seiner Tätigkeit bei HP leitete Aurelio den Geschäftsbereich Tintenstrahldrucker bei Olivetti, bevor er in der Schweiz Yminds S.A. mitbegründete, ein Ingenieurbüro, das sich auf fortschrittliche Mikromechanik und Farbwissenschaft spezialisiert hat.
Aurelio ist derzeit Mitglied des internationalen Verwaltungsrats von Apogee Corporation Ltd und Simpress.
