Dokumentenaufbewahrung in der Personalabteilung: Wie Sie die Vorschriften in Ihrer Branche einhalten können

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist eine trügerisch komplexe Herausforderung für Personalleiter. Themen wie Gesundheit und Sicherheit, Antidiskriminierung und Vergütung sorgen (zu Recht) für Schlagzeilen. Doch währenddessen ist das Information Commissioner's Office (ICO) damit beschäftigt, Bußgelder für falsch gehandhabte Daten zu verhängen.

Das Gesetz schreibt vor, dass Unternehmen bestimmte Personalunterlagen innerhalb eines strengen Zeitrahmens aufbewahren und vernichten müssen. In den meisten Fällen erstrecken sich diese Fristen über mehrere Jahre. Die Gesetzgebung kann sich ändern, und es liegt in der Verantwortung der Mitarbeiter der Personalabteilung, ihre Prozesse entsprechend der Gesetzeslage weiterzuentwickeln.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Vorschriften einhalten können - und wie die Digitalisierung einen Vollzeitjob in ein Kästchen mit einem Häkchen verwandelt.

Gesetzliche Regelung

Die Regierung regelt bestimmte Dokumente strenger als andere. Diejenigen, die unter das Datenschutzgesetz fallen, unterliegen "gesetzlichen" Anforderungen. Es gibt zwei wichtige Vorschriften, die Sie beachten müssen, wenn Sie in Großbritannien tätig sind.

GDPR und DPA

Sie haben wahrscheinlich schon von der General Data Protection Regulation (GDPR) gehört. Das Datenschutzgesetz von 2018 (Data Protection Act of 2018, DPA) ist Ihnen vielleicht weniger geläufig, aber beide dienen der Durchsetzung bewährter Praktiken bei der Erfassung, Verwaltung und Entsorgung von personenbezogenen Daten.

Es ist hilfreich, die Besonderheiten dieser rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen, aber es gibt ein paar wichtige Erkenntnisse für die Einhaltung der HR-Vorschriften, die Sie kennen müssen:

• Datenschutz. Alle Informationen, die Sie über Ihre Mitarbeiter sammeln, müssen mit deren Zustimmung gegeben werden. Sie sollten sie nur mit gutem Grund sammeln, und sie müssen für die entsprechende Funktion oder Branche relevant sein.
• Sicherheit. Sie müssen Ihre Daten während des gesamten Aufbewahrungszeitraums angemessenen Sicherheitsmaßnahmen unterwerfen. Wenn Ihr Dokumentenverwaltungssystem zum Beispiel nach ISO27001 zertifiziert ist, sind Sie wahrscheinlich standardmäßig konform.
• Zugang zu Informationen. Die Mitarbeiter können jederzeit Kopien der gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen anfordern, ebenso wie die Regulierungsbehörden.

Was ist abgedeckt und für wie lange?

Das CIPD bietet einen umfassenden Leitfaden zu den Dokumenten, die unter die gesetzlichen Bestimmungen fallen. Die Aufbewahrungsfristen reichen von sechs Monaten für Dokumente im Zusammenhang mit Whistleblowing bis hin zu mindestens 50 Jahren für Unterlagen im Zusammenhang mit der Verordnung über ionisierende Strahlung. Nicht alle gelten für jedes Unternehmen, es lohnt sich also, die Liste zu konsultieren.

Nicht gesetzlicher Selbstbehalt

Für alles andere gilt, dass es dem Arbeitgeber überlassen bleibt, welche Daten er sammelt und wie lange er sie aufbewahrt. In einigen Branchen (z.B. im öffentlichen Sektor) werden weitere Vorschriften die Aufbewahrungsfristen festlegen. Für andere sind die Antworten jedoch weniger eindeutig.

Bestimmen, was gesammelt werden soll

Wenn es für ein bestimmtes Dokument keine gesetzlichen oder branchenspezifischen Vorgaben gibt, sollten Sie vorsichtig sein. Fragen Sie sich selbst:

• Sind diese Informationen für die Beschäftigung der betreffenden Person relevant?
• Besteht die Möglichkeit, dass diese Informationen irgendwann einmal zurückgerufen werden müssen?
• Wer sollte Zugang zu diesen Dokumenten haben, und warum brauchen sie diesen Zugang?
• Wann und wie oft muss ich dieses Dokument überprüfen, um sicherzustellen, dass es noch korrekt ist?

Das Verjährungsgesetz

Eine gute Faustregel ist, den Limitation Act von 1980 als groben Richtwert zu nehmen. In diesem Gesetz ist die Frist für die Einleitung rechtlicher Schritte auf sechs Jahre festgelegt. Wenn ein Arbeitnehmer zum Beispiel einen Rechtsstreit über einen Vertrag anstrengen möchte, muss er dies innerhalb dieses Zeitraums von sechs Jahren tun.

Daher ist es am besten, die meisten Unterlagen sechs Jahre über das Ende des Vertrags eines Mitarbeiters hinaus aufzubewahren.

Konforme Aufbewahrung von Dokumenten

Die Kenntnis der Anforderungen und Empfehlungen ist nur die halbe Miete für die Einhaltung der Vorschriften. Sie einzuhalten bedeutet, die Dokumentation eines ganzen Unternehmens zu prüfen, zu aktualisieren, zu pflegen und zu vernichten.

Verantwortungsvoller (aber effizienter) Datenschutz

Das CIPD empfiehlt, sich auf einen Datenschutzbeauftragten zu verlassen. Für größere Organisationen ist dies sinnvoll. Wie auch immer, auch wenn diese Funktion bewährte Verfahren überprüft und verwaltet, liegt die Ausführung immer noch bei Ihrem HR-Team. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter für die Verwaltung eines automatisierten Systems und die Erstellung von Berichten schulen, vermeiden Sie das Risiko menschlicher Fehler und machen die Arbeitsbelastung überschaubar.

Ein Dokumentenmanagementsystem zentralisiert und standardisiert Ihre Personalunterlagen. Dadurch sind die Unterlagen leichter zu verfolgen. Und die Sicherung der Daten und die Verwaltung des Zugriffs ist auf einer zentralisierten, ISO-zertifizierten Plattform viel einfacher.

Mit einem Verständnis der Vorschriften und der Hilfe von Automatisierung ist es auch möglich, Compliance-Workflows zu erstellen, die Dokumente in der richtigen Zeitspanne vernichten.

Die Bedeutung der Organisation

Unterschätzen Sie nicht den Wert einer ordentlichen Dokumentenorganisation. Vorschriften wie die DPA schützen das Recht der Mitarbeiter auf Zugang zu ihren Unterlagen ebenso wie den Schutz der Daten selbst.

Dies macht die organisierte Aufbewahrung von Dokumenten zu einer Frage von größter Bedeutung.

Auch wenn Sie ein Dokument in einem unorganisierten Aufbewahrungssystem irgendwann finden könnten, laufen Sie Gefahr, die Vorschriften nicht einzuhalten, wenn Sie die 30-Tage-Frist überschreiten. Je schneller Sie Dokumente auffinden können, desto besser.

Anpassung an neue Compliance-Herausforderungen

Die Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten sind nicht in Stein gemeißelt. Die plötzliche Umstellung auf Fernarbeit stellte für den East Lothian Council eine Herausforderung dar. Während sie bisher in der Lage waren, Aufzeichnungen von physischen Standorten aus sicher in ihr Dokumentenverwaltungssystem hochzuladen, machte die Versetzung ihres Teams während des COVID-19-Ausbruchs dies unmöglich.

Dank ihrer digitalen Aktenverwaltung konnten wir ihnen helfen, sich auf Fern-Uploads einzustellen, ohne die Einhaltung der Vorschriften zu riskieren.

Durch das Hinzufügen eines Upload-Portals zu ihrem Dokumentenverwaltungssystem ermöglichten wir es den Mitarbeitern der Stadtverwaltung, Datensätze von zu Hause aus zu erstellen. Entscheidend ist, dass die sichere Zugriffskontrolle dafür sorgt, dass die Datenintegrität nicht gefährdet wird.

Die britischen Datenschutzbestimmungen sollen 2025 überarbeitet werden, und es ist schwer vorherzusagen, welche Änderungen sich ergeben werden. So wie sich die Vorschriften und Arbeitsbedingungen entwickeln, muss auch Ihre Strategie zur Aufbewahrung von Dokumenten angepasst werden. Wenn Sie Ihre Unterlagen auf einer sicheren Plattform zusammenfassen und mit einem reaktionsschnellen Partner für Dokumentenmanagement zusammenarbeiten, wird die Einhaltung der Vorschriften zu einer weit weniger beängstigenden Aussicht.

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