Dokumentensicherheit ist wichtig. Seien Sie nicht selbstzufrieden

Vor diesem Hintergrund müssen Anwaltskanzleien sicherstellen, dass alle auf ihren Druckgeräten gespeicherten Daten geschützt sind. Dies ist zwingend erforderlich, da die Folgen einer nicht konformen Datenverwaltung extrem hohe Geldstrafen nach sich ziehen und sich nachteilig auf den Ruf des Unternehmens auswirken können.

Größere Druckkontrolle

Durch die Implementierung einer "Follow-Me"-Druckkontrolllösung können Unternehmen alle Druck-, Kopier- und Scanvorgänge genau verfolgen. Außerdem ist eine Benutzerauthentifizierung erforderlich, bei der jeder Druckauftrag am Gerät autorisiert werden muss, bevor er verarbeitet werden kann. Dies ist für Anwaltskanzleien aufgrund ihrer Vertraulichkeit besonders wichtig.

Geräteverschlüsselung als Standard

Wenn Anwaltskanzleien sensible Dokumente drucken und scannen, müssen sie dafür sorgen, dass alle Informationen sicher und geschützt sind. Auf den Festplatten werden alle Informationen zu den Dokumenten gespeichert. Die Verschlüsselung dieser Festplatten bietet zusätzlichen Schutz, um den Zugriff auf Daten oder deren Diebstahl zu verhindern. Darüber hinaus deckt eine umfassende Entsorgung alle potenziellen Informationsquellen von Geräten ab und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Daten am Ende ihrer Lebensdauer sicher und geschützt sind.

Ändern des Druckverhaltens

Auch wenn Sie die Kontrolle über die Druckumgebung übernommen haben, ist die Einarbeitung der Mitarbeiter in die neue Arbeitsweise der Schlüssel zur Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten. Die Herausforderung besteht darin, sie davon zu überzeugen, mehr auf den Druck zu achten. Die Aufklärung der Mitarbeiter über potenzielle Bedrohungen kann viel dazu beitragen, zu verhindern, dass scheinbar harmlose Aktivitäten zu verheerenden Verstößen führen, die den Ruf und den Gewinn eines Unternehmens kosten.

Angesichts der Art der Dokumente, die in Anwaltskanzleien bearbeitet werden, darf die Sicherheit von Dokumenten und Geräten nicht außer Acht gelassen werden. Es gibt verschiedene Lösungen für das Druck- und Dokumentenmanagement, die die Sicherheit deutlich erhöhen und die Effizienz des Unternehmens steigern.