Gründe, warum Anwaltskanzleien Lösungen zum Scannen von Dokumenten einführen sollten

Das Scannen von Dokumenten ist eine effektive Lösung für Anwaltskanzleien, um Dokumente effektiver und schneller zu bearbeiten. Es ermöglicht juristischen Einrichtungen die Digitalisierung von Papierdokumenten in elektronische Dateien - alles auf Knopfdruck. Beim Scannen von Dokumenten werden Papierdokumente gesammelt, aufbereitet, gescannt und indiziert, wobei die Daten manuell extrahiert werden. Die Möglichkeit, Dokumente zu scannen, vereinfacht den gesamten Dokumentenverwaltungsprozess und bietet eine einfache, unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente zu scannen und direkt in das Case Management System (CMS) zu integrieren.

Effizienz

In Anwaltskanzleien werden jeden Tag Tausende von Dokumenten bearbeitet, die je nach Fall, Mandant und Format in verschiedene Kategorien fallen. Die Komplexität, die mit der Verwaltung dieser zahlreichen Dokumente verbunden ist, kann daher für juristische Einrichtungen mühsam und zeitaufwendig sein, um sicherzustellen, dass sie effizient und genau in das CMS übertragen werden.

Dank der intelligenten Leerseitenerkennung kann das Unternehmen große Mengen an Dokumenten in das System einspeisen, ohne Zeit mit dem Scannen unnötiger Seiten zu verschwenden und ohne dass die Mitarbeiter Zeit für das Entfernen der Seiten aufwenden müssen. Die verschiedenen Dokumentenformate werden automatisch getrennt und organisiert, was auch die Effizienz der Dokumentenbearbeitung insgesamt verbessert.

Sicherheit

Da die Dokumentensicherheit sowohl für die Anwaltskanzlei als auch für die Mandanten von größter Bedeutung ist, ist ein sicheres Dokumentenmanagementsystem unerlässlich. Die manuelle Verwaltung von Dokumenten kann dazu führen, dass das CMS unübersichtlich und chaotisch wird. Folglich können Dokumente nur schwer wiedergefunden werden oder sogar im System verloren gehen. Die Firma muss in der Lage sein, alle Aktivitäten im Lebenszyklus eines Dokuments nachzuvollziehen, denn Fehler oder mangelnde Sicherheit können über einen Fall und die Kundenbindung entscheiden.

Die Implementierung einer einheitlichen Lösung zum Scannen von Dokumenten in der gesamten Kanzlei würde gewährleisten, dass die Sicherheit überall auf demselben hohen Niveau liegt. Beim Einscannen von Dokumenten in das elektronische System kann jedes Dokument mit Tags versehen, verfolgt und vollständig rückverfolgt werden, so dass jeder Einzelne den Lebenszyklus eines bestimmten Dokuments leicht nachvollziehen kann. Dokumente können durchsuchbar sein und mit Benutzerauthentifizierung können diese sofort extrahiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen diese sensiblen Dokumente bearbeiten.

Das Scannen von Dokumenten ist für Anwaltskanzleien besonders effektiv, da die Mitarbeiter dort äußerst sensible Dokumente bearbeiten und bewegen. Dieser Prozess stellt einfach sicher, dass das Risiko menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert wird und die Effizienz ständig verbessert wird.

Akkurate Rechnungsstellung

Lösungen zum Scannen von Dokumenten können in neue oder bestehende Druckverwaltungssoftware integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Druck- und Dokumentenkosten jedem Fall oder jeder Angelegenheit genau zugeordnet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kosten in der gesamten Anwaltskanzlei anerkannt werden, was die Kostenkontrolle und die Rückerstattung der Auslagen verbessert. Wenn Sie Ihr Unternehmen durch die Optimierung von Scan-Prozessen digitalisieren und hocheffiziente, kostengünstige und überprüfbare Arbeitsabläufe schaffen möchten, nehmen Sie bitte noch heute Kontakt mit Apogee auf, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen.