Modernisieren Sie Ihren Arbeitsbereich und streben Sie ein “papierloses Büro” an

In Verbindung mit dem Druck von außen, die Vorschriften besser einzuhalten und die Umwelt zu schonen, konzentrieren sich Unternehmen verstärkt auf die digitale Transformation und streben ein "papierloses Büro" an.

Trotz der Tatsache, dass viele Menschen mobil arbeiten und viel Zeit und Geld für das Drucken und Lagern von Papierkram aufwenden müssen, werden in den Büros immer noch viele Papierdokumente gedruckt. Ein Managed Print Service kann dazu beitragen, den Papierverbrauch drastisch zu reduzieren, um dieses Umdenken zu unterstützen.

Es wurde eine Reihe von Technologien eingeführt, die Unternehmen die Möglichkeit bieten, einen digitalen Ansatz für das Druck- und Dokumentenmanagement zu wählen. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten verbessert nicht nur die soziale Unternehmensverantwortung aufgrund der enormen Vorteile für die Umwelt, sondern Unternehmen können auch viele andere Vorteile aus der Umstellung auf ein papierloses Büro ziehen. Papierlos zu sein bedeutet, dass das gesamte System gestrafft wird und der Austausch von Dokumenten und Wissen innerhalb des Unternehmens schnell und effizient erfolgt. Da alle Dokumente per Mausklick verfügbar sind, werden weniger physische Ausdrucke benötigt, was die Papierverschwendung reduziert, unnötigen Speicherplatz beseitigt, die Daten sicher und geschützt hält und dem Unternehmen Geld spart.

Druck-Audit

Die Umstellung auf ein papierloses Büro hängt von der Art des Unternehmens ab, daher ist es wichtig, sich die aktuelle Druckinfrastruktur anzusehen. Ein Druck-Audit gibt Aufschluss darüber, wie die einzelnen Drucker genutzt werden, wie viele Dokumente gedruckt werden und wie sich die Dokumente im Unternehmen bewegen. Mit diesen Informationen kann eine Strategie vorgeschlagen werden, die aufzeigt, wie alle aktuellen Druckprozesse mit modernen Geräten digital transformiert werden können. Damit ein Unternehmen papierlos werden kann, müssen die Ansichten darüber, wie der Großteil der physischen Drucke überflüssig ist, vereinheitlicht werden.

Dokumentenverwaltung

Die Menge der verschwendeten Ausdrucke kann unkontrollierbar werden, wenn Mitarbeiter E-Mails drucken, die Dulpex-Funktionen nicht nutzen, Duplikate drucken und sogar vergessen, die Dokumente vom Drucker abzuholen. Eine effektive Dokumentenverwaltung, die verhindert, dass sich Dokumente ansammeln, macht Arbeitsabläufe und Geschäftsvorgänge viel effizienter. Die elektronische Ablage von Dokumenten unterstützt die Digitalisierung der gesamten Dokumentenverwaltungsprozesse eines Unternehmens. Die Speicherung kann entweder über den Server des Unternehmens oder über eine Cloud-basierte Speicherlösung erfolgen.

Speichern und Freigeben von Dokumenten

Bei diesem System handelt es sich im Wesentlichen um eine einzige webbasierte Plattform, die die Dokumente erfasst, sie nach ihrer Art sortiert und speichert. Mit diesem modernen Dokumentenverwaltungssystem können Mitarbeiter Dokumente schnell und effizient finden und im Unternehmen verteilen, wann und wo auch immer. Um die Prozesse noch effizienter zu gestalten, kann die Datenerfassungstechnologie in das Dokumentenmanagementsystem integriert werden. Dies könnte Barcodes bei der Dokumentenerstellung oder eine Zeichenerkennung mit einer einfachen Wortsuchfunktion umfassen. Es stellt sicher, dass unabhängig von der Menge der gespeicherten Dokumente eine schnellere Geschäftsabwicklung möglich ist.

Konsolidierung

Durch die Konsolidierung mehrerer Bürodrucker zu größeren Geräten an zentralen Standorten, die ein hohes Druckvolumen mit verschiedenen Funktionen bewältigen können, wird sichergestellt, dass das Unternehmen weiterhin für seinen Druckbedarf gerüstet ist. Wenn jedoch die Drucker auf den einzelnen Schreibtischen entfernt werden, werden die Mitarbeiter eher dazu geneigt sein, darüber nachzudenken, was sie drucken, was zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs führt. Um die Bemühungen zur Reduzierung des Papierverbrauchs zu unterstützen, können Druckrichtlinien implementiert werden, die die Standardeinstellungen für beidseitigen Druck und das Löschen aller nicht gedruckten Druckaufträge vorgeben.

Apogee Corporation

Apogee bietet Unternehmen eine Reihe moderner, innovativer Dienstleistungen, die den Übergang zu einem papierlosen Büro unterstützen. Es können verschiedene Cloud-Lösungen implementiert und auf das Unternehmen zugeschnitten werden, sowie Technologien wie Sign-On-Glass, das die Arbeitsabläufe weiter digitalisiert und die Erstellung und Rückgabe von Kundendokumenten automatisiert elektronisch durchführt.

Wenn Sie wissen möchten, wie Apogee Ihr Unternehmen bei der Umstellung auf ein papierloses Büro unterstützen kann, füllen Sie bitte das folgende Formular aus.