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Datenzuordnung

Data Mapping ist ein weit gefasster Begriff, der für verschiedene Organisationen unterschiedliche Bedeutungen haben kann, aber im Allgemeinen gibt es zwei Hauptstrategien, um festzustellen, wo sich die Daten tatsächlich befinden:

1. Entdeckung von PII und Personal: Etablieren Sie die Beteiligung der Mitarbeiter an Teilen des Geschäfts und der Nutzung und Erstellung von PII, die leicht anpassbar, überprüfbar und wiederholbar sind.

2. Elektronisches Mapping: komplexerer Prozess der Suche in Repositories unter Verwendung gezielter Kriterien und Daten-Crawling-Techniken, um PII auf der Grundlage von Metadaten zuzuordnen.

Scoping des Datenlebenszyklus

Aufbauend auf der Datenzuordnung erstellen Sie eine Auswahlliste möglicher Speicherorte, an denen die Daten wahrscheinlich zu finden sind. Dabei berücksichtigen Sie alle Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten, von der Erstellung/Eingabe bis zur Vernichtung der Daten.

Definieren Sie Datensätze

Festlegung, welche Daten persönlich und welche geschäftlich sind, durch Diskussion mit internen Entscheidungsträgern und Interessengruppen (Recht, IT, Compliance, Risiko).

Strukturierte Datensuche

Mit einer speziellen Software werden die identifizierten Daten dann mit einer Kombination von Techniken nach PII durchsucht:

• Strukturiert

  • Schlüsselwörter und Schlüsselphrasen - suchen Sie nach offensichtlichen Wörtern, die persönliche Informationen bezeichnen.

  • Formate - Suche nach bestimmten Referenznummernformaten, z.B. 16-stellige Bankleitzahl, Sort Codes, Nachnahme, Postleitzahlen (mit Ausnahmen).

• Analytisch

  • Konzeptsuche - ausgefeilte Routinen suchen nach Dokumenten, die den gleichen kontextuellen Inhalt haben wie andere, von denen bekannt ist, dass sie PII enthalten, die aber bei der strukturierten Suche nicht markiert wurden.

  • Maschinelles Lernen - dem System wird beigebracht, personenbezogene Daten besser zu erkennen, die frühere Filterrunden passiert haben.

Die wirksame Umsetzung dieser 4 Taktiken trägt zur Einhaltung der DSGVO bei. Es gibt jedoch noch weitere Strategien, die Apogee einsetzen kann, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen vollständig konform ist.

Die Datenschutzgrundverordnung wird am 25. Mai 2018 eingeführt und die Nichteinhaltung bis zu diesem Zeitpunkt wird mit hohen Geldstrafen geahndet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht gefährdet ist. Füllen Sie das untenstehende Formular aus und erfahren Sie, bei welchen Maßnahmen Apogee Ihnen helfen kann, bevor erhebliche finanzielle Strafen verhängt werden.