Scannen von Dokumenten für den öffentlichen und privaten Sektor

Was ist das Scannen von Dokumenten?

Beim Scannen von Dokumenten werden Papierdokumente in digitale Bilder umgewandelt, so dass die Informationen viel effektiver gespeichert und verwaltet werden können. Immer mehr Unternehmen scannen Dokumente, um Kosten zu senken oder zu kontrollieren, die Produktivität zu steigern und die Zugänglichkeit von Unternehmensinformationen zu verbessern.

Wie funktioniert das Scannen von Dokumenten?

1. Abholung: Die Papierdokumente werden physisch bei Ihnen abgeholt und sicher zu den Scaneinrichtungen transportiert.

2. Vorbereitung: Die Dokumentation muss entsprechend vorbereitet werden, damit das Hochgeschwindigkeitsscannen von Dokumenten effektiv beginnen kann. Heftklammern und Büroklammern werden entfernt, die Seiten werden begradigt, ausgerichtet, gedreht und dann in Stapeln zum Scannen bereitgestellt.

3. Scannen von Dokumenten: Erstklassige Dokumentenscanner wandeln Papierdokumente schnell in digitale Bilder um, während spezialisierte Produktionsmitarbeiter den gesamten Prozess überwachen, um eine menschliche Qualitätskontrolle in Echtzeit zu gewährleisten.

4. Indizierung: Die Daten der digitalen Bilder werden manuell extrahiert, damit sie später über ein Dokumentenmanagementsystem abgerufen werden können.

5. Lieferung: Ihre digitalen Bilder werden entweder elektronisch oder auf tragbaren Medien geliefert. Je nach Ihren Anforderungen können Ihre Originaldokumente in Papierform zu Ihnen zurückgebracht, in unseren speziellen, sicheren Einrichtungen aufbewahrt oder geschreddert und entsprechend Ihrer Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten recycelt werden.

Vorteile des Scannens von Dokumenten

Die Möglichkeit, jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zuzugreifen, sie zu verwalten und weiterzugeben, ist ein großer Vorteil für Mitarbeiter und Unternehmen. Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter jede Woche 2 1/2 Stunden mit der Suche nach verlegten, falsch abgelegten oder verlorenen Papierdokumenten verbringt? Das ist Zeit und Energie, die durch das Scannen von Dokumenten in ein effizientes Dokumentenmanagementsystem eingespart werden kann.

Im Durchschnitt nehmen Papierdokumente mehr als 18% des modernen Büroraums ein, was für Unternehmen eine echte Belastung darstellen kann. Das Scannen von Dokumenten kann dieses Problem effektiv lösen und gleichzeitig Ihre Umweltbilanz verbessern, indem Sie weniger Papier verbrauchen und Ihren Papierabfall reduzieren.

Normalerweise werden etwa 35 % der Papierarchive falsch abgelegt, sind nicht wiederherstellbar oder gehen verloren. Die Vorbeugung von Verlusten durch die Sicherung Ihrer Dokumente und die sichere Speicherung digitaler Kopien in der Cloud ist ein ausreichendes Mittel für Geschäftskontingente und Disaster Recovery. Wie würde es Ihrem Unternehmen ergehen, wenn eine große Menge wichtiger Papierdokumente verloren ginge und nicht wiederherstellbar wäre?

Welche Dokumente können gescannt werden?

Nahezu jede Art von Papierdokument in jeder Größe kann gescannt werden:

• Finanzielle Dokumente des Unternehmens - Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw.

• Personalakten, Unternehmenshandbücher, Verträge und Grundsatzdokumente

• Medizinische Unterlagen oder Versicherungsdokumente

• Juristische Dokumente, Notizblöcke und Bücher

• Großformatige A0-Architekturzeichnungen, Konstruktionspläne oder Fotografien

• Kleinformatige Dokumente wie Post-it-Notizen, Tickets, Umfragen, Formulare und Quittungen

Es ist üblich, dass Unternehmen sich nach dem Scannen von Dokumenten erkundigen, nachdem sie eine Menge Papier angehäuft haben. Mit den Dienstleistungen zum Scannen großer Mengen von Dokumenten können auch große Mengen von Dokumenten schnell und sicher in ein digitales Format umgewandelt werden, wodurch Platz und Zeit gespart und Datenverluste vermieden werden können.

Scannen von Dokumenten vor Ort

Unternehmen können davon profitieren, dass Dokumente vor Ort gescannt werden, wenn vertrauliche Daten und aktuelle Dokumente einfach nicht aus ihren Räumlichkeiten entfernt werden können. Das Scannen von Dokumenten vor Ort ist eine beliebte Lösung für Branchen und Projekte, die Vertraulichkeit, ein hohes Maß an Sicherheit, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften oder den Zugang zu Dokumenten erfordern.

Scan-Services vor Ort können schnell und effizient eingerichtet werden, um den geschäftlichen Anforderungen, vereinbarten Spezifikationen und Fristen gerecht zu werden. Scantechnologie und spezialisierte Mitarbeiter kommen mit allem, was sie brauchen, um Ihre Dokumente zu digitalisieren, vor Ort an.

Sicheres Scannen von Dokumenten in Ihrer Organisation

Apogee verfügt über spezielle Scan-Einrichtungen, die rund um die Uhr bei Bedarf Lösungen für Unternehmen bereitstellen, um in Notzeiten schnell zu helfen. Der nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 zertifizierte Betrieb nutzt die beste Technologie, um Scanning-Funktionen mit enormen Volumen und Kapazitäten bereitzustellen.

Das hauseigene Logistikteam kann Dokumente in jedem Format schnell abholen und ausliefern, wobei eine lückenlose Nachverfolgung möglich ist, um eine lückenlose Aufbewahrungskette zu gewährleisten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Das Team kann auch schnell mobilisiert werden, um vor Ort Dokumente zu scannen und so eine komplette Scanlösung für Ihr Unternehmen zu bieten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Apogee Ihnen helfen kann, Lösungen zum Scannen von Dokumenten für Ihr Unternehmen bereitzustellen, dann kontaktieren Sie uns noch heute unter 0800 999 0247 oder füllen Sie hier unser Kontaktformular auf der Website aus.