Was ist ein Prüfpfad?

Durch die Nachverfolgung von Zugriffen und Änderungen sorgen Prüfpfade für die Einhaltung von Vorschriften, die Aufrechterhaltung der Datenintegrität, die Verbesserung der Sicherheit, die Beilegung von Streitigkeiten und die Förderung kontinuierlicher Verbesserungen.

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Was ist der Zweck eines Prüfpfads?

Prüfpfade sind ein Instrument zur Sicherstellung von Authentizität und Vertrauenswürdigkeit, indem sie Transparenz, Rechenschaftspflicht und Risikomanagement erleichtern. Sie liefern kontinuierlich Informationen darüber, wer auf bestimmte Dokumente zugegriffen hat, wie sie verwendet wurden und wann dies geschah.

Digitalisierung

Digital abgelegte Dokumente sind die effektivste und am besten kontrollierbare Lösung für das Dokumentenmanagement, wobei die Datensicherheit durch BS-10008-konforme Prüfpfade erheblich verbessert wird. Die BS-10008-Konformität deckt alle Aspekte des Digitalisierungsprozesses ab, um Ihre digitalen Dokumente rechtlich zulässig zu machen.

Der BS-10008 Prüfpfad enthält wichtige Details wie die Auswahl der Dokumente, die Autorisierung, das Scannen, die Lieferung, die Überprüfung, die Qualitätskontrolle und die Vernichtung des Originaldokuments.

Dokumentenverwaltung

Wenn eine Datei in einem Dokumentenverwaltungssystem gespeichert wird, werden Metadaten generiert. Dabei werden Informationen wie Erstellungsdatum, Änderungsdaten, Benutzereingriff und Dokumententyp gespeichert, um nur einige Beispiele zu nennen.

Wenn Benutzer mit einem Dokument interagieren, erstellt der Prüfpfad Versionsverläufe, indem er Änderungen am Inhalt mit Metadaten verknüpft. Die Versionshistorie zeigt an, wie sich das Dokument im Laufe der Zeit verändert hat, und zeichnet auf, wer es geändert hat.

Workflow Audit Trails

Ein Workflow-Audit-Trail verfolgt die Bewegung von Informationen im gesamten Unternehmen und zeichnet auf, wie automatische Prozesse zu den Ergebnissen beitragen, und erleichtert die Identifizierung potenzieller Engpässe.

Diese Praxis zeigt, dass Informationen ordnungsgemäß gehandhabt werden, und sorgt für Transparenz, Rechenschaftspflicht und Kontrolle über die Vorgänge.

Was sind die Vorteile von Prüfpfaden?

Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsmaßnahmen

Ein Prüfpfad, der internationalen Compliance-Standards folgt, stellt sicher, dass Ihre Dokumente rechtlich zulässig sind und dass die notwendigen Protokolle eingerichtet werden, um Verstöße, unbefugten Zugriff, betrügerisches Verhalten oder Informationsmissbrauch schnell zu erkennen.

Audit-Protokolle ermöglichen es Unternehmen auch, direkte und gezielte Maßnahmen als Reaktion auf Sicherheitsverletzungen zu ergreifen, z. B. die betroffenen Parteien über die Quelle der Verletzung zu informieren, um die Auswirkungen zu mildern.

Behalten

Prüfprotokolle spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufbewahrung. Sie helfen Ihnen, einfach nach Dokumenten zu suchen, Zeitplanänderungen zu verfolgen und verlegte Dateien wiederzufinden.

In Verbindung mit den fortschrittlichen Suchfunktionen von Document Management können Dokumente nach Aufbewahrungsdauer oder Vernichtungsdatum gruppiert und gleichzeitig aktualisiert werden, wenn es Änderungen im Datenschutzrecht gibt.

Analyse & Prozessverbesserung

Mit Prüfpfaden sind Unternehmen besser gerüstet, um ihre Prozesse zu verbessern.

Dies liegt daran, dass Prüfpfade dynamische Live-Berichte generieren, die wertvolle Erkenntnisse für die Systemanalyse liefern. So lassen sich beispielsweise die Ergebnisse bestimmter Prozesse und potenzielle Engpässe ermitteln, so dass gezielte Änderungen effektiv umgesetzt werden können.

Erweiterte Suche

Audit Trails erleichtern Ihren Mitarbeitern das Auffinden der benötigten Dateien zum richtigen Zeitpunkt, da sie eine erweiterte Suche und Gruppierung anhand von Metadaten ermöglichen.

Wahrheit und Transparenz

Mit einem Prüfpfad erhalten Sie eine detaillierte Aufzeichnung des Lebenszyklus eines Dokuments. So können Sie auf alle früheren Versionen zugreifen und erfüllen damit die Kriterien für die Glaubwürdigkeit und rechtliche Zulässigkeit digitaler Dokumente.

Einfaches Auditing

Eine einfache Prozessübersicht vereinfacht interne und externe Audits und ermöglicht es Ihnen, auf Anfragen zum Thema Zugang zu reagieren.

Erstellen Sie einen Audit Trail, der für Sie funktioniert

Systeme zur Dokumentenverwaltung die Benutzerinteraktionen aufzeichnen, sind für die Entwicklung effektiver Strategien zur digitalen Transformation von entscheidender Bedeutung, da sie wertvolle Metadaten erzeugen.

Durch die kontinuierliche Erfassung relevanter Datenpunkte während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments erleichtern Ihnen Audit Trails auch die Identifizierung von Mustern, die Erkennung von Anomalien und das Treffen fundierter Entscheidungen in Bezug auf die Optimierung von Prozessen, die Einhaltung von Vorschriften und die Zuweisung von Ressourcen.

Sobald Sie ein Metadaten-Rahmenwerk erstellt haben, das mit Ihrem Unternehmen, Ihren Zielen und den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmt, sind Sie in der Lage, die Vorteile des Dokumentenmanagements in vollem Umfang zu nutzen. Funktionen wie Systemanalyse, KPI-Berichte und erweiterte Suchfunktionen tragen alle zu bewährten Verfahren für Dokumente bei und erleichtern gleichzeitig die effektive Zusammenarbeit von Teams.

Konforme Prüfpfade

Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickeln. Sie erfassen bei jeder Interaktion Audit-Daten, so dass wir überprüfen können, ob die Daten während des gesamten Prozesses ordnungsgemäß, konsistent und genau gehandhabt werden.

Unsere Lösungen erfassen kostenlos Audit-Daten bei jeder Interaktion. So können wir überprüfen, ob die Daten während des gesamten Prozesses ordnungsgemäß, konsistent und genau gehandhabt werden.

Was Sie von Apogee Audit Trails erwarten können

Laufende Überwachung in jeder Phase des Digitalisierungsprozesses, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten
Umfassende Fortschrittsberichte über die Nachfrage, mit genauen Prognosen über die ETAs
Informierte Anleitung zum Umgang mit minderwertigen Dokumenten

Für ein kostenloses Beratungsgespräch mit unseren Experten für digitale Transformation kontaktieren Sie uns noch heute, indem Sie das untenstehende Formular verwenden!

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