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24 August 2023Speichern und Scannen: Hybride Lösungen für die Archivverwaltung
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Sie möchten Platz schaffen? Bulk Scanning ist hilfreich, wenn Sie knappe Fristen einhalten müssen, aber wenn Sie die Zeit dazu haben, ist Digital Capture das Tor zu zahlreichen betrieblichen Vorteilen.
Beim Scannen von Dokumenten werden Bilder von physischen Papierdokumenten erfasst, in digitale Dateien umgewandelt und elektronisch gespeichert - auch bekannt als Digitalisierung.
Wenn Sie Schränke gegen Wolken und Tinte gegen Pixel eintauschen, sind die Standardansätze Bulk Scanning und Digital Capture. Obwohl sich beide Methoden grundsätzlich auf die Digitalisierung von Dokumenten konzentrieren, haben sie einzigartige Merkmale, mit denen unterschiedliche Ziele erreicht werden.
Wenn der Platz knapp und die Zeit knapp ist, wird die Verwaltung von Archiven schwierig. Unternehmen wenden sich oft an Bulk Scanning und Digital Records Management Systeme, um wieder Ordnung zu schaffen.
Beim Bulk Scanning werden leistungsstarke Imaging-Geräte eingesetzt, um große Mengen an physischen Dokumenten in digitale Daten umzuwandeln.
Wenn es darum geht, umfangreiche Archive schnell zu digitalisieren, um sie effizienter aufzubewahren, ist ein Plan zum Scannen großer Mengen genau das Richtige für Sie.
Digital Capture verwendet die gleiche Ausrüstung wie Bulk Scanning, enthält aber eine spezielle Software, die über die Umwandlungsschritte und die Speicherung hinausgeht. Beide Scanning-Methoden bieten die gleiche Genauigkeit und Qualität, aber Digital Capture hat mehr Vorteile.
Digital Capture speist die Informationen in Dokumenten-Management-Systeme. Gescannte Dokumente werden indiziert und mit Metadaten versehen. Dieser Ansatz ermöglicht eine erweiterte Suche und Ad-hoc-Gruppierung, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.
Die Digital Capture-Technologie wandelt gescannten Text in durchsuchbare und bearbeitbare Inhalte um und ermöglicht so die präzise Erstellung von Datensätzen, die automatische Dateneingabe und die Volltextsuche.
KI hebt diese Technologie auf die nächste Stufe. KI leitet den Kontext von Inhalten ab und führt entscheidungsbasierte Aktionen durch, die Arbeitsabläufe automatisieren.
Mit Digital Capture können digitalisierte Dokumente nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse eingebunden werden. Diese Integration rationalisiert die Aktenverwaltung, erhöht die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit.
Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Zugriffsbeschränkungen können auf bestimmte Dokumente angewendet werden, um den Sicherheitsanforderungen für sensible Daten gerecht zu werden.
Sowohl Bulk Scanning als auch Digital Capture haben Vorzüge, die den unterschiedlichen Anforderungen an die Digitalisierung von Dokumenten gerecht werden. Ganz gleich, ob Sie ein groß angelegtes Digitalisierungsprojekt starten oder Ihre internen Prozesse optimieren möchten, die Wahl zwischen Bulk Scanning und Digital Capture hängt von Ihren Zielen und dem Zeitrahmen ab.
|
Aspekt |
Digitales Erfassen |
Massenhaftes Scannen |
|---|---|---|
| Verarbeitungsstufe | Beinhaltet OCR, Indizierung, Hinzufügen von Metadaten | Digitalisiert in erster Linie ohne weitere Schritte |
| Verwaltung von Dokumenten | Integriert mit Systemen für organisierten Zugriff | Weniger Integration, Fokus auf Digitalisierung |
| Workflow-Integration | Fügen Sie digitalisierte Dokumente nahtlos in bestehende Geschäftsabläufe ein | Scans müssen möglicherweise weiterverarbeitet werden, nachdem |
| Abrufen von Dokumenten | Erleichtert durch robuste Indizierung und Metadaten | Erfordert möglicherweise zusätzliche Sortierung nach dem Scannen |
| Geeignet für | Dokumentenintensive Arbeitsabläufe, Compliance | Schnelle Digitalisierung von großen Dokumentenstapeln |
| Datenerfassung | Verwendet OCR für durchsuchbaren, bearbeitbaren Text | Basisdigitalisierung, Text nicht immer durchsuchbar |
| Benutzerdefinierte Indizierung | Maßgeschneiderte Indizierung und Metadaten zur Kategorisierung | Begrenzte Indizierung, weniger Wert auf Metadaten |
| Langfristige Nutzbarkeit | Gut organisierte, leicht auffindbare digitale Dateien | Massenscans erfordern möglicherweise weitere Organisation |
| Dokumentenkonservierung | Unterstützt Archivierungsanforderungen mit hochwertigen Scans | Unterstützt den Archivierungsbedarf mit hochwertigen Scans |
Finden Sie heraus, wie Digital Capture Ihrem Unternehmen helfen kann, indem Sie uns über das untenstehende Formular kontaktieren.
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Julian verfügt über mehr als 12 Jahre an unschätzbarem Wissen, nachdem er 2013 als Pre-Sales Consultant zu Apogee gekommen ist. In dieser Rolle hat er sich weiterentwickelt und ist seit 2021 Mitglied des Apogee ELT. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus allen Sektoren und hilft dabei, Möglichkeiten für Wachstum und Innovation durch digitale Transformation zu identifizieren.
Julians unternehmerisches Denken und seine Erfahrung bei der Entwicklung von Lösungen in Verbindung mit seiner Fähigkeit, Kunden den wahren Wert von Professional Services aufzuzeigen, hat in den letzten Jahren einen enormen Erfolg bei unseren Kunden bewirkt. Er ist sowohl bei Apogee als auch in unserer Branche eine angesehene Persönlichkeit. Mit Julian haben wir das perfekte Vorbild dafür, was man bei Apogee mit dem richtigen Engagement und der richtigen Entschlossenheit zum Erfolg erreichen kann.
Dan Taylor bringt 25 Jahre unschätzbare Branchenkenntnisse aus Technologiekonzernen wie HP, Samsung EMEA und Xerox Global Services mit. In jüngster Zeit war Dan bei HP maßgeblich am erfolgreichen Abschluss strategischer Projekte für Apogee beteiligt, wie z.B. dem Service für dMPS, HP Public Sector, Apogee Professional Services Iberia (APSI) und HP3S. Dans internationales Netzwerk und sein tiefes Verständnis des globalen Marktes sind ein großer Vorteil für Apogee, da wir unsere Expansion in neue Märkte fortsetzen.
In seiner Rolle als ‘Vice President of International Business’ fungiert Dan als Geschäftsführer für Apogee Deutschland und Apogee Irland sowie als Leiter der neuen internationalen strategischen Partnerschaften. Außerdem leitet er den Bereich Service Operations, der Service Delivery, PMO, Supply Chain, Logistik, Operational Excellence und Customer Success & Experience umfasst.
Dan ist stolz darauf, eine sehr engagierte und ergebnisorientierte Person zu sein, die über Fachwissen sowohl im Unternehmens- als auch im Channel-Vertrieb verfügt und eine breite Erfahrung von der strategischen Planung bis hin zum Einsatz in der Praxis hat.
Carl hat den größten Teil seines Berufslebens in der Technologie- und Managed-Services-Branche verbracht und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Leitung direkter und indirekter Vertriebsteams sowohl im B2B- als auch im B2C-Markt.
Carl setzt sich leidenschaftlich für persönliche Entwicklung, arbeitsbezogenes Lernen und Coaching ein. All diese Themen sind für Apogee von entscheidender Bedeutung, da wir in die Entwicklung unserer Fähigkeiten und Effektivität in diesem Bereich investieren. Er hat einen Master-Abschluss in der Leitung von Vertriebsumwandlungen und kann auf eine Erfolgsbilanz bei der Implementierung und Verbesserung von Programmen verweisen, die die Vertriebsleistung und letztlich das Wachstum des Marktanteils fördern.
Bevor er zu Apogee kam, war er Director of Client Development für Europa und Asien bei ACA Europe, einem führenden Anbieter von Beratungsdienstleistungen und Technologielösungen in den Bereichen Governance, Risiko und Compliance. Zuvor war er als UK Board Director bei Toshiba TEC für die indirekten und direkten Vertriebskanäle in Großbritannien und Irland verantwortlich. Bevor er zu Toshiba kam, hatte er leitende Funktionen in den Bereichen Marketing, IT-Entwicklung und Vertriebsmanagement bei Ricoh inne.
Chief Information OfficerSimon Green ist dynamisch und ergebnisorientiert. Er verfügt über einen MBA-Abschluss und verfolgt einen strategischen Ansatz für eine erfolgreiche IS-Transformation, indem er “kostengerechte” und “wertschöpfende” ICT-Lösungen liefert.
Simon hat dazu beigetragen, Unternehmen zu verändern, indem er Hochleistungsteams aufbaute, Menschen durch Veränderungen führte und komplexe IT verständlich und umsetzbar machte.
Chief People OfficerMarion Brooks ist eine erfahrene und anpassungsfähige HR-Führungskraft, deren HR-Karriere sich über 25 Jahre erstreckt. Marion war sowohl in Großbritannien als auch international tätig und hatte zuvor leitende Positionen im Personalwesen im Einzelhandel, im Maschinenbau und im Technologiesektor inne.
In ihrer Funktion als Leiterin der Abteilung People & Culture ist Marion für die Entwicklung und Umsetzung der Personalstrategie verantwortlich, die die Vision und Strategie des Unternehmens unterstützt, insbesondere in den Bereichen Nachfolgeplanung, Talentmanagement, Change Management, Organisations- und Leistungsmanagement, Schulung und Entwicklung sowie Vergütung.
Marion treibt auch die Unternehmenskultur voran, indem sie sie kultiviert und fördert, indem sie ein Umfeld schafft, das Integrität, Vielfalt, Inklusivität, Agilität, Wohlbefinden und offene Kommunikation begünstigt.
Wenn sie nicht arbeitet, verbringt Marion die meiste Zeit mit ihrer Familie. Seit kurzem ist sie auch Mitglied eines lokalen Frauen-Cricket-Teams und genießt es, zu schlagen und das Wicket zu halten.
Leiter der FinanzabteilungMit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Finanzwesen ist Sam ein versiertes, kaufmännisch kluges Mitglied des ELT. Sam ist es gewohnt, einen aktiven, praktischen Ansatz zu verfolgen und wird alle finanziellen Aspekte der Strategie von Apogee verwalten, um das Wachstum voranzutreiben und die Rentabilität zu steigern.
Nach seinem Abschluss an der Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) begann Sam in der Buchhaltung des Sportartikelherstellers Unicorn Products. Nach neun Jahren wechselte sie dann zu OfficeTeam, einem Anbieter von Verbrauchsmaterialien für Unternehmen, wo sie vom Senior Management Accountant bis zum Finance Director aufstieg. Zehn Jahre später und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung kam Sam zu Apogee, wo er bald als Chief Finance Officer in das ELT eintrat.
Als er nach dem Übergang zu einem Unternehmen im Besitz von HP zu Apogee kam, war Sam für die Aktualisierung vieler Prozesse und Richtlinien auf den heute bekannten Standard verantwortlich. Sie plant, den Rest des ELT zu unterstützen, indem sie die Kommunikation rund um die Finanzen transparent hält und gleichzeitig die wichtigsten Faktoren zur Steigerung des Gewinns vermittelt.
VP für laufendes Geschäft und DienstleistungsumsatzSarah hat über 25 Jahre Erfahrung in der MPS-Branche und bringt eine Fülle von Kenntnissen in das Apogee Executive Leadership Team ein. Sie war im Laufe der Jahre aktiv an einer Reihe von wichtigen Akquisitionen beteiligt, leitete ihr Team und sorgte dafür, dass Apogee weiter wachsen und sich entwickeln konnte.
Sarah ist strategisch und operativ für die wichtigsten Prozesse verantwortlich, durch die wir unsere Kunden gewinnen und unter Vertrag nehmen. Dazu gehören Produktmanagement und Preisgestaltung, Vertragsentwicklung, Verkaufsverfahren, Auftragsabwicklung und die Verwaltung von Geldgebern und Lieferantenpartnern. Sarah und ihr Team sorgen dafür, dass wir immer das richtige Gleichgewicht zwischen den finanziellen Zielen von Apogee und dem Erfolg des Vertriebsteams finden, ohne dabei die Erfahrung unserer Kunden zu gefährden.
Sarah ist zweifellos eine leidenschaftliche und prozessorientierte Führungskraft, die sich auf Ziele und KPIs konzentriert, um ein starkes Teamergebnis zu erzielen.
Aurelio ist der Chief Executive Officer und verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Erfahrung in der Druckindustrie. Er ist eine erfahrene Führungspersönlichkeit, die Ergebnisse durch Teamarbeit und Eigenverantwortung erzielt.
Aurelio ist seit 18 Jahren in leitender Position bei HP Inc. tätig, zuletzt als Global Head of Owned Channels und General Manager von HPs A3 Solutions Business. Zu Beginn seiner Karriere bei HP baute Aurelio das HP Graphics Page Wide Press-Geschäft von Anfang an auf und führte es von der ersten Idee zu einem bedeutenden und profitablen Geschäftsbereich für HP. Vor seiner Tätigkeit bei HP leitete Aurelio den Geschäftsbereich Tintenstrahldrucker bei Olivetti, bevor er in der Schweiz Yminds S.A. mitbegründete, ein Ingenieurbüro, das sich auf fortschrittliche Mikromechanik und Farbwissenschaft spezialisiert hat.
Aurelio ist derzeit Mitglied des internationalen Verwaltungsrats von Apogee Corporation Ltd und Simpress.
