Wie die Digitalisierung die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht

Die Verwaltung von Papierakten kann ineffizient, aufwendig und kostspielig sein. Es ist kein Wunder, dass so viele Unternehmen ihre physischen Unterlagen digitalisieren. Dadurch werden Ihre Dokumente sicherer, der Zugriff wird beschleunigt und Ihre Mitarbeiter können sie problemlos bearbeiten.

Sobald Sie Ihre Dokumente in ein digitales Format überführt haben, wie sieht der nächste Schritt aus? Wie können Sie die Vorteile Ihrer Digitalisierung optimal nutzen, um noch effizienter zu werden? Ziehen Sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Betracht.

Was versteht man unter Geschäftsprozessautomatisierung?

Unter Geschäftsprozessautomatisierung versteht man den Einsatz fortschrittlicher Technologien zur Abwicklung von Geschäftsprozessen mit minimalem menschlichem Eingriff.

Nach den Worten von Gartner geht es dabei um die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse, die über herkömmliche Datenbearbeitung und Datenerfassung hinausgeht. Dies wird in der Regel durch den Einsatz komplexer Arbeitsabläufe und fortschrittlicher Technologien erreicht. Aber lassen Sie sich von Fachjargon nicht abschrecken. Der Einstieg in die Prozessautomatisierung ist einfacher, als Sie denken.

Die Digitalisierung von Dokumenten eröffnet Möglichkeiten zur Automatisierung. Indem Sie Ihre Dokumente in ein digitales Format umwandeln, ermöglichen Sie es Computersystemen, diese auf logische Weise zu interpretieren. Im Grunde genommen ähnelt dies der Vorgehensweise eines Menschen. Anschließend können Sie standardisierte Prozesse einrichten, die von der Automatisierung ausgeführt werden sollen.

Da viele Unternehmen ihre alten Papierdokumente digitalisieren, ist die Prozessautomatisierung der logische nächste Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz.

Welche Prozesse können Sie automatisieren, sobald diese digitalisiert sind?

Nicht jede Aufgabe lässt sich sinnvoll automatisieren. Natürlich ist es nicht sinnvoll, solche einmaligen Projekte zu wiederholen. Und es gibt einige Aufgaben, die keinen ausreichend hohen ROI erzielen, um eine Automatisierung zu rechtfertigen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen funktioniert am besten bei Aufgaben mit hohem Durchsatz, die den Großteil der Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter ausmachen. Davon profitieren auch zeitkritische Aufgaben, die Ihre Belegschaft übermäßig unter Druck setzen können. Diese lassen sich gut automatisieren, da sie logisch aufgebaut und leicht reproduzierbar sind. Diese Prozesse sind traditionell papierbasiert und kommen häufig in den Finanz- und Personalabteilungen vor.

Typische Prozesse, die unter diese Definition fallen, sind:

• Rechnungen. Die automatisierte Rechnungsbearbeitung extrahiert wichtige Informationen automatisch mithilfe der optischen Zeichenerkennung. Anschließend können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie einen Workflow für die Genehmigung und Zahlung hinzufügen. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten und es werden menschliche Fehler reduziert.
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Durch die Prozessautomatisierung werden Mitarbeiterdaten zügig verarbeitet und die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften gewährleistet.
• Anträge auf Freistellung. Der Jahresurlaub weist nur sehr wenige Variablen wie Termine und Uhrzeiten auf, sodass er durch Automatisierung zügig bearbeitet werden kann.
• Risikobewertungen: Der Einsatz von eForms im Rahmen Ihrer Prozessautomatisierung erhöht die Genauigkeit, spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen eignet sich am besten für sich wiederholende Aufgaben, bei denen es auf hohe Geschwindigkeit und Effizienz ankommt. Die Aufgaben, die logisches und kreatives Denken oder vielleicht einfach nur eine menschliche Note erfordern, können Sie den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen überlassen.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht darum, Ihre Mitarbeiter durch Maschinen zu ersetzen. Vielmehr ermöglicht sie es Ihnen, Technologie zu Ihrem Vorteil zu nutzen, indem Sie Ressourcen besser zuweisen und die Produktivität steigern.

Spart den Mitarbeitern Zeit

Verwaltungsaufgaben und manuelle Tätigkeiten nehmen einen Großteil des Arbeitstages Ihrer Mitarbeiter in Anspruch.

Nachdem alle Dokumente digitalisiert sind, erledigt die Prozessautomatisierung diese Aufgaben im Handumdrehen. So können Sie die Talente Ihrer Mitarbeiter besser nutzen, ohne sie mit Routineaufgaben zu belasten.

Lange Wartezeiten bei der Genehmigung von Dokumenten können die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen. Mit Prozessautomatisierung sorgen Sie für eine dynamischere und motiviertere Belegschaft. Untersuchungen belegen, dass zufriedene Mitarbeiter etwa 12 Prozent produktiver sind. Indem Sie also die Faktoren beseitigen, die sie belasten, erschließen Sie ihr Leistungspotenzial.

Steigert die Produktivität

Durch die Prozessautomatisierung können mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden, was zu einer deutlich höheren Tagesleistung führt. Maschinen arbeiten zudem schneller und länger als Menschen. Indem Sie sich wiederholende Aufgaben an eine unbeaufsichtigte Automatisierung übertragen, können Sie sich auf Projekte mit hohem Mehrwert konzentrieren.

Reduziert Fehler auf ein Minimum

Durch die Automatisierung wird das Risiko menschlicher Fehler beseitigt. Sobald Sie die Automatisierung für Ihre digitalisierten Prozesse eingerichtet haben, führen die Maschinen diese jedes Mal auf genau dieselbe Weise aus.

Dadurch werden auch die Abläufe effizienter, da Ihre Mitarbeiter keine Zeit damit verbringen müssen, die Folgen etwaiger Fehler zu beheben.

Schafft einen standardisierten Prozess

Durch die Prozessautomatisierung werden Ihre Prozesse fest verankert, sodass die Ergebnisse weniger Schwankungen unterliegen. Dies bedeutet, dass Sie sauberere und besser verwertbare Daten für Ihre Berichterstattung erhalten. AIP folgt einem festgelegten Verfahren, das die Konsistenz Ihrer Finanzsysteme gewährleistet.

Gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht nicht nur die Ausführung der Aufgaben, sondern umfasst auch Sicherheitsmaßnahmen, den Schutz vertraulicher Daten sowie Aufbewahrungsvorschriften für sensible Daten.

Wenn Sie Ihre Prozesse genau auf diese Weise abwickeln, trägt dies zur Einhaltung der Vorschriften bei.

Die Digitalisierung erschließt das Potenzial der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist der logische nächste Schritt, nachdem Sie Ihre Unterlagen erfolgreich digitalisiert haben.

Es nutzt die Vorteile des digitalen Formats und führt Prozesse standardisiert durch. Die Prozessautomatisierung hilft Ihnen zudem dabei, Ihren Gesamtdurchsatz zu steigern, das Fehlerrisiko zu minimieren und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Unternehmen unterstützen, werfen Sie doch einen Blick auf diese Fallstudie, in der wir für den Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust ein elektronisches Formular zur Beurteilung des Schwangerschaftsrisikos erstellt haben.

Für weitere Informationen füllen Sie bitte das untenstehende Formular aus und kontaktieren Sie uns.