Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust

"Wir hatten keine großen Probleme, als wir live gingen. Ich hatte erwartet, dass es schmerzhaft sein würde, aber es war erstaunlich schmerzlos!

Sie haben geliefert, was wir wollten, sie waren flexibel, wenn wir Dinge in die Spezifikation aufnehmen wollten, und sie haben uns während des gesamten Projekts unterstützt. Wir mussten nie eine Woche warten, bis sich jemand bei uns meldete - in der Regel erhielten wir noch am selben Tag eine Antwort per E-Mail oder Telefon!"

- Dawn Temple-Scott, HR Workforce Planning and Automation Programme Manager, Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust

Die Vorteile

• Konforme Datensicherheitsmaßnahmen für 18.000 Mitarbeiter
• Null von 375.000 verlorenen Dokumenten
• Größere Flexibilität bei Dokumenten in der gesamten Organisation
• Automatische Uploads für ausgefüllte eForms, wodurch das manuelle Hochladen von Schwangerschaftsrisikobewertungen überflüssig wird
• Erhöhte Datengenauigkeit, gespeichert in Übereinstimmung mit den Datensicherheitsbestimmungen

Der Hintergrund

Als einer der größten NHS-Trusts in Großbritannien versorgt der Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust über 500.000 Menschen in Northumberland und North Tyneside - mit 18.000 Mitarbeitern unter 1.200 Vorgesetzten und mehr als 9.000 Mitarbeitern an 30 Außenstellen.

Bei einem so großen Tätigkeitsbereich musste der Trust seine sehr manuellen Prozesse für die Speicherung vertraulicher Personalunterlagen aktualisieren. Dies war auch ein Problem für die Risikobewertungen bei Schwangerschaften, die sehr unübersichtlich waren und gestrafft werden mussten.

Die Herausforderung

Das Hochladen der digitalisierten Akten in ein Dokumentenmanagementsystem schien zwar eine einfache Lösung zu sein, aber die Komplexität und der Umfang der internen Prozesse erforderten einen viel individuelleren Ansatz. Jeder Vorgesetzte bewahrte die Personalakten seines Teams in der Personalabteilung vor Ort auf. Das war zwar praktisch, weil es den Zugriff erleichterte, führte aber zu Schwierigkeiten, wenn die Akten übertragen werden mussten.

Diese Abhängigkeit von Papierunterlagen behinderte auch den Prozess der Risikobewertung von Schwangerschaften. Die Akten gingen häufig verloren, und der Trust hatte oft Schwierigkeiten festzustellen, wie viele davon in der Pipeline waren. Und die fehlende Standardisierung bedeutete nicht nur, dass die Informationen schwer zusammenzustellen waren, sondern auch, dass es schwierig war, sie rückwirkend zu aktualisieren.

Jedes dieser Probleme mit manuellen Prozessen wurde durch die Pandemie noch verschlimmert - die eine Reihe von zusätzlichen Vorsichtsmaßnahmen einführte, um die Sicherheit von Mitarbeitern und Patienten zu gewährleisten.

Die Lösung

Die Personalakten werden nun im maßgeschneiderten Dokumentenmanagementsystem gespeichert, auf das alle Manager und Mitarbeiter der Personalabteilung des Trusts Zugriff haben. Strenge Namenskonventionen für die Dateien sorgen dafür, dass die einzelnen Dokumente einfach gespeichert, nachverfolgt und entsprechend gesichert werden können. Dies bedeutet, dass Vorgesetzte nur auf die Unterlagen ihrer eigenen Mitarbeiter zugreifen können. Es gibt Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Zugriffsrechte automatisch aktualisiert werden, wenn Mitarbeiter die Abteilung wechseln.

Wenn man bedenkt, dass dies 18.000 Mitarbeiter abdeckt, macht dies dieses spezielle System zu einem der dynamischsten HR-Systeme auf dem Markt.

Darüber hinaus hat die Einführung von eForms in dieses System den Prozess der Risikobewertung von Schwangerschaften rationalisiert. Die Formulare werden automatisch in die Datenbank hochgeladen, um den Zugriff zu erleichtern. Die Formulare haben eine standardisierte Struktur, die auch rückwirkend leicht aktualisiert werden kann. Das System enthält außerdem Funktionen, die eine vollständige Transparenz des Prozesses gewährleisten, so dass keine Formulare verloren gehen, verlegt werden oder nicht bearbeitet werden können.

Das Ergebnis

Nach kontinuierlicher Unterstützung, Beratung und Anleitungen zur effektiven Nutzung des Dokumentenmanagementsystems profitiert der Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust nun von optimierten Abläufen, größerer Flexibilität bei der Dokumentenverwaltung und verbesserter Datensicherheit. Dank der eForm-Funktionen sind sie nun auch in der Lage, den Prozess der Risikobewertung von Schwangerschaften effektiv zu überwachen und den Patienten einen effektiveren Service zu bieten.

Der Trust wird es jedoch nicht dabei belassen - im Gegenteil, er beabsichtigt, dieses System als solide Grundlage zu nutzen, auf der er weiter aufbauen kann.

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