Ein Einblick in den Service zur automatisierten Rechnungsbearbeitung von Apogee

Tausende von Rechnungen, Papierberge, so weit das Auge reicht, unzählige Stunden, die Sie damit verbringen, Daten in Tabellenkalkulationen einzugeben … Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie die manuelle Rechnungsbearbeitung völlig überfordert?

Wir nehmen es Ihnen nicht übel.

Das erneute Eingeben und Vorlagenanlegen von Daten für Ihre Buchhaltungssoftware ist zeitaufwendig und birgt die Gefahr menschlicher Fehler.

Glücklicherweise gibt es einen intelligenteren Weg nach vorn.

Wir stellen Ihnen unseren Service zur automatisierten Rechnungsbearbeitung (AIP) vor. So haben Sie alle Ihre Rechnungen im Blick, ganz ohne manuelle Dateneingabe.

Und so funktioniert es:

Ein Blick hinter die Kulissen unseres KI-gestützten Dienstes

Nachdem Sie sich für unseren Service angemeldet haben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein Einführungsgespräch zu vereinbaren. Sie müssen uns lediglich Folgendes mitteilen:

• Wie viele Rechnungen erhalten Sie in der Regel pro Monat?
• In welchem Format erhalten Sie diese Rechnungen (z. B. PDF, TIFF, JPG)?
• Welches Finanz- oder Buchhaltungssystem nutzen Sie?
• In welchem Format benötigen Sie Ihre Daten (einschließlich der erforderlichen Datenfelder)?

Sobald wir die Grundlagen besprochen haben, erhalten Sie Zugang zu unserem speziellen webbasierten Portal. Dort können Sie Ihre Rechnungen per Drag & Drop in ein einfaches Feld ziehen. Eine Neuformatierung oder Komprimierung ist nicht erforderlich. Solange es sich um eine fehlerfreie Datei handelt, können Sie loslegen.

Unsere hochentwickelte KI-Software extrahiert mithilfe der optischen Zeichenerkennung wichtige Informationen und wandelt diese in das von Ihnen gewählte Format um. Wir senden Ihnen diese Metadaten zu, die Sie anschließend direkt in Ihre Finanzsysteme importieren können. So einfach ist das wirklich.

Darüber hinaus können wir Ihre Rechnungsbearbeitung automatisieren, indem wir einen Workflow für die Genehmigung und Zahlung einrichten.

Häufig gestellte Fragen zur automatisierten Rechnungsbearbeitung

Sicherlich haben Sie einige Fragen. Werfen Sie einen Blick auf unsere unten aufgeführten häufig gestellten Fragen, um zu sehen, ob wir diese bereits beantwortet haben:

• Wie viel werde ich bezahlen? Es fallen keine Investitionskosten an. Wir berechnen einen Festpreis pro Rechnung. Wenn Sie uns also 50 Rechnungen übergeben, bezahlen Sie für 50 Rechnungen.
• Was ist mit meinen Papierrechnungen? Sie müssen Ihre Papierdokumente einscannen. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, können Sie unseren „Digital Mailroom Service“ in Anspruch nehmen. Damit übernehmen wir für Sie den Empfang, das Einscannen und die Aufbereitung Ihrer Papierrechnungen.
• Darf ich die Bilder der Rechnungen behalten? Ja, wir speichern Ihre bearbeiteten Bilder gerne in unserem sicheren Cloud-Archivierungsdienst, um die Vorschriften der HMRC zu erfüllen. Sie können diese Bilder im schreibgeschützten Modus einsehen.
• Können Sie bestimmte Rechnungen anders bearbeiten? Wir können je nach Lieferant oder Wert unterschiedliche Bearbeitungsabläufe einrichten.
• Gibt es ein Rechnungslimit? Wir können sowohl mit einer geringen als auch mit einer großen Anzahl von Rechnungen arbeiten. Der Service ist skalierbar und wird individuell an Ihre speziellen Anforderungen angepasst.

Sollten wir Ihre Frage noch nicht beantwortet haben, können Sie uns gerne eine Nachricht senden.

6 Vorteile unseres Dienstes zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Unser neuer Service könnte Ihre Rechnungsabläufe nachhaltig revolutionieren. Hier sind sechs der wichtigsten Vorteile unseres Verfahrens:

1. Das erneute Eingeben von Rechnungsdaten vermeiden

Entlasten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung. Mit unserem Service zur automatisierten Rechnungsbearbeitung müssen Sie keinen Finger rühren.

Wir ersparen Ihnen den Zeitaufwand und die Mühe, endlose Felder mit Rechnungsdaten einzugeben. Stattdessen können Sie sich auf unseren KI-gestützten Service verlassen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

2. Vermeiden Sie menschliche Fehler

Tabellenkalkulationen sind bekanntermaßen voller Fehler.

Tatsächlich unterlaufen selbst den erfahrensten Mitarbeitern menschliche Fehler und lästige Tippfehler.

Mithilfe unserer KI-gestützten Technologie zur optischen Zeichenerkennung können wir Informationen präzise extrahieren. Es besteht kein Risiko für menschliche Fehler.

3. Kosten senken und Budgetvorgaben einhalten

Das manuelle Neuaufsetzen von Rechnungen ist zeitaufwendig. Und wie wir alle wissen: Zeit ist Geld.

Unser Festpreis-Service ist eine kostengünstigere Alternative. Es fallen weder Kapitalinvestitionen noch Abonnementgebühren an. Sie zahlen einen festen Preis pro Rechnung, wodurch Sie Ihren Budgetbedarf besser einplanen können.

4. Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch

Papier macht 26 Prozent des gesamten Abfallaufkommens auf Deponien aus. Darüber hinaus gehen Experten davon aus, dass sich die Nachfrage nach Papier bis zum Jahr 2030 verdoppeln wird.

Mit unserem digitalen Service können Sie einen zu 100 Prozent papierlosen Prozess in der Kreditorenbuchhaltung einführen. Dies verringert nicht nur Ihre Umweltbelastung, sondern senkt auch die Kosten und den Aufwand für das Drucken und Ablegen physischer Dokumente.

5. Kein IT-Management

Da wir eine Dienstleistung – und kein Produkt – anbieten, ist eine IT-Umstellung absolut nicht erforderlich.

Das bedeutet, dass Sie weder für Hardware noch für Software bezahlen oder diese warten müssen. All das übernehmen wir für Sie.

6. Jedes Mal standardisierte Daten

Keine Konfiguration. Keine Vorlagen. Keine Entwicklung.

Im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern eliminieren wir alle unnötigen manuellen Schritte. Sie müssen lediglich die von uns bereitgestellten Rechnungsdaten in Ihr Finanzsystem importieren.

Bewältigen Sie Ihre Herausforderungen bei der Rechnungsbearbeitung

Der Zeitraum zwischen dem Eingang von Rechnungen und deren Erfassung in Ihren Finanzsystemen kann sehr zermürbend sein. Angesichts von Hunderten, wenn nicht gar Tausenden digitaler und gedruckter Rechnungen, die bearbeitet werden müssen, ist es kein Wunder, dass sich viele Teams in der Kreditorenbuchhaltung überfordert fühlen.

Aber das muss nicht unbedingt so sein.

Mit unserem Festpreis-Service können Sie das mühsame Umschlüsseln ein für alle Mal hinter sich lassen. Laden Sie einfach Ihre Rechnungen hoch, teilen Sie uns Ihre Formatierungswünsche mit, und wir liefern Ihnen die benötigten Daten.

Wenn Sie erfahren möchten, wie wir Ihre Kreditorenbuchhaltung optimieren können, kontaktieren Sie uns bitte über das untenstehende Formular. Sie sind nur einen Schritt von einer intelligenteren Rechnungsbearbeitung entfernt.