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Die Wohnungsbaugesellschaft Gentoo Group, die mehr als 29.500 Wohnungen in Sunderland besitzt, musste ihre alten Unterlagen digitalisieren, um deren Erhalt zu gewährleisten und gleichzeitig die interne Effizienz zu steigern.
- 35.000 archivierte Akten in Übereinstimmung mit den Compliance-Richtlinien digitalisiert
- Die Archive sind für autorisierte Benutzer digital zugänglich.
- Umwandlung in 15 erschwingliche Immobilien für zusätzliches Einkommen
- Eliminiert die Kosten für die Auslagerung von Lagereinrichtungen
Die Gentoo Group verwaltet mehr als 29.500 Wohnungen in der Region Sunderland und bietet mehr als 60.000 Mietern bezahlbaren Wohnraum.
Da Gentoo seit 2001 aktiv ist, hat das Unternehmen natürlich eine Menge Papierkram produziert - und obwohl das Unternehmen 2011 damit begann, seine aktiven Unterlagen zu digitalisieren, erstreckte sich dies nicht auf sein Altarchiv. Das Archiv bestand aus 35.000 Akten mit durchschnittlich 85 Blatt Papier, die in Depots und Büros in Sunderland gelagert wurden, und umfasste etwa 2.975.000 einzelne Blätter Papier.
Nach einer Überprüfung ihres Standorts wusste Gentoo, dass sie keine andere Wahl hatten, als ihre alten Aufzeichnungen zu digitalisieren; mit der Begründung, dass die Kosten durch die Verkleinerung des veralteten Raums ausgeglichen würden.
Allerdings lagerte der Konzern seine Dokumente in mehreren Gebäuden in der Stadt - von denen eines abgerissen werden sollte. Erschwerend kam hinzu, dass die strengen Vorschriften und Compliance-Richtlinien für die Arbeit von Gentoo bedeuteten, dass die Dokumente nicht einfach abgeholt und an einem anderen Ort gescannt werden konnten.
Zunächst besichtigte Apogee das zum Abriss vorgesehene Gebäude, um eine effiziente Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die schnell und konform umgesetzt werden konnte. Glücklicherweise verschafften die von Gentoo zur Verfügung gestellten Objektreferenzen Apogee einen wertvollen Vorsprung, als es darum ging, die digitalisierten Akten zu organisieren, denn es gab bereits ein bestehendes System, das als Grundlage für Querverweise diente.
Da alle Akten digitalisiert und auf einem sicheren Server gespeichert sind, kann Gentoo nun per Knopfdruck auf sie zugreifen. Nachdem Apogee die Altakten von zwei weiteren Standorten digitalisiert hatte, war Gentoo während der Unterbrechung im Jahr 2020 der Zeit weit voraus - denn die Mitarbeiter von Gentoo konnten aus der Ferne auf die Dokumente zugreifen und sie sehr schnell an die Mieter und Anwälte zurückschicken, wie es die gesetzlichen Bestimmungen vorsehen.
Da die alten Unterlagen digital auf einem sicheren Server gespeichert sind, ist Gentoo in der Lage, einen dynamischen und effektiven Service anzubieten, der den aktuellen Vorschriften entspricht - und das bei deutlich geringeren Gebäudekosten, die das Budget des Unternehmens belasten.
Gentoo beginnt nun mit den Plänen, seinen Betrieb in die Sunderland City Hall zu verlagern und will sich noch weiter verkleinern - mit Plänen, die Hälfte der Büroräume freizumachen, indem alle Altakten ausgelagert werden. Damit entfallen auch die Kosten für die Auslagerung von Lagereinrichtungen, die bei großen Mengen teuer sind.
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In seiner Rolle als ‘Vice President of International Business’ fungiert Dan als Geschäftsführer für Apogee Deutschland und Apogee Irland sowie als Leiter der neuen internationalen strategischen Partnerschaften. Außerdem leitet er den Bereich Service Operations, der Service Delivery, PMO, Supply Chain, Logistik, Operational Excellence und Customer Success & Experience umfasst.
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Carl hat den größten Teil seines Berufslebens in der Technologie- und Managed-Services-Branche verbracht und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Leitung direkter und indirekter Vertriebsteams sowohl im B2B- als auch im B2C-Markt.
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Chief People OfficerMarion Brooks ist eine erfahrene und anpassungsfähige HR-Führungskraft, deren HR-Karriere sich über 25 Jahre erstreckt. Marion war sowohl in Großbritannien als auch international tätig und hatte zuvor leitende Positionen im Personalwesen im Einzelhandel, im Maschinenbau und im Technologiesektor inne.
In ihrer Funktion als Leiterin der Abteilung People & Culture ist Marion für die Entwicklung und Umsetzung der Personalstrategie verantwortlich, die die Vision und Strategie des Unternehmens unterstützt, insbesondere in den Bereichen Nachfolgeplanung, Talentmanagement, Change Management, Organisations- und Leistungsmanagement, Schulung und Entwicklung sowie Vergütung.
Marion treibt auch die Unternehmenskultur voran, indem sie sie kultiviert und fördert, indem sie ein Umfeld schafft, das Integrität, Vielfalt, Inklusivität, Agilität, Wohlbefinden und offene Kommunikation begünstigt.
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Leiter der FinanzabteilungMit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Finanzwesen ist Sam ein versiertes, kaufmännisch kluges Mitglied des ELT. Sam ist es gewohnt, einen aktiven, praktischen Ansatz zu verfolgen und wird alle finanziellen Aspekte der Strategie von Apogee verwalten, um das Wachstum voranzutreiben und die Rentabilität zu steigern.
Nach seinem Abschluss an der Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) begann Sam in der Buchhaltung des Sportartikelherstellers Unicorn Products. Nach neun Jahren wechselte sie dann zu OfficeTeam, einem Anbieter von Verbrauchsmaterialien für Unternehmen, wo sie vom Senior Management Accountant bis zum Finance Director aufstieg. Zehn Jahre später und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung kam Sam zu Apogee, wo er bald als Chief Finance Officer in das ELT eintrat.
Als er nach dem Übergang zu einem Unternehmen im Besitz von HP zu Apogee kam, war Sam für die Aktualisierung vieler Prozesse und Richtlinien auf den heute bekannten Standard verantwortlich. Sie plant, den Rest des ELT zu unterstützen, indem sie die Kommunikation rund um die Finanzen transparent hält und gleichzeitig die wichtigsten Faktoren zur Steigerung des Gewinns vermittelt.
VP für laufendes Geschäft und DienstleistungsumsatzSarah hat über 25 Jahre Erfahrung in der MPS-Branche und bringt eine Fülle von Kenntnissen in das Apogee Executive Leadership Team ein. Sie war im Laufe der Jahre aktiv an einer Reihe von wichtigen Akquisitionen beteiligt, leitete ihr Team und sorgte dafür, dass Apogee weiter wachsen und sich entwickeln konnte.
Sarah ist strategisch und operativ für die wichtigsten Prozesse verantwortlich, durch die wir unsere Kunden gewinnen und unter Vertrag nehmen. Dazu gehören Produktmanagement und Preisgestaltung, Vertragsentwicklung, Verkaufsverfahren, Auftragsabwicklung und die Verwaltung von Geldgebern und Lieferantenpartnern. Sarah und ihr Team sorgen dafür, dass wir immer das richtige Gleichgewicht zwischen den finanziellen Zielen von Apogee und dem Erfolg des Vertriebsteams finden, ohne dabei die Erfahrung unserer Kunden zu gefährden.
Sarah ist zweifellos eine leidenschaftliche und prozessorientierte Führungskraft, die sich auf Ziele und KPIs konzentriert, um ein starkes Teamergebnis zu erzielen.
Aurelio ist der Chief Executive Officer und verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Erfahrung in der Druckindustrie. Er ist eine erfahrene Führungspersönlichkeit, die Ergebnisse durch Teamarbeit und Eigenverantwortung erzielt.
Aurelio ist seit 18 Jahren in leitender Position bei HP Inc. tätig, zuletzt als Global Head of Owned Channels und General Manager von HPs A3 Solutions Business. Zu Beginn seiner Karriere bei HP baute Aurelio das HP Graphics Page Wide Press-Geschäft von Anfang an auf und führte es von der ersten Idee zu einem bedeutenden und profitablen Geschäftsbereich für HP. Vor seiner Tätigkeit bei HP leitete Aurelio den Geschäftsbereich Tintenstrahldrucker bei Olivetti, bevor er in der Schweiz Yminds S.A. mitbegründete, ein Ingenieurbüro, das sich auf fortschrittliche Mikromechanik und Farbwissenschaft spezialisiert hat.
Aurelio ist derzeit Mitglied des internationalen Verwaltungsrats von Apogee Corporation Ltd und Simpress.
