Gentoo Gruppe

Die Vorteile

- 35.000 archivierte Akten in Übereinstimmung mit den Compliance-Richtlinien digitalisiert

- Die Archive sind für autorisierte Benutzer digital zugänglich.

- Umwandlung in 15 erschwingliche Immobilien für zusätzliches Einkommen

- Eliminiert die Kosten für die Auslagerung von Lagereinrichtungen

Der Hintergrund

Die Gentoo Group verwaltet mehr als 29.500 Wohnungen in der Region Sunderland und bietet mehr als 60.000 Mietern bezahlbaren Wohnraum.

Da Gentoo seit 2001 aktiv ist, hat das Unternehmen natürlich eine Menge Papierkram produziert - und obwohl das Unternehmen 2011 damit begann, seine aktiven Unterlagen zu digitalisieren, erstreckte sich dies nicht auf sein Altarchiv. Das Archiv bestand aus 35.000 Akten mit durchschnittlich 85 Blatt Papier, die in Depots und Büros in Sunderland gelagert wurden, und umfasste etwa 2.975.000 einzelne Blätter Papier.

Die Herausforderung

Nach einer Überprüfung ihres Standorts wusste Gentoo, dass sie keine andere Wahl hatten, als ihre alten Aufzeichnungen zu digitalisieren; mit der Begründung, dass die Kosten durch die Verkleinerung des veralteten Raums ausgeglichen würden.

Allerdings lagerte der Konzern seine Dokumente in mehreren Gebäuden in der Stadt - von denen eines abgerissen werden sollte. Erschwerend kam hinzu, dass die strengen Vorschriften und Compliance-Richtlinien für die Arbeit von Gentoo bedeuteten, dass die Dokumente nicht einfach abgeholt und an einem anderen Ort gescannt werden konnten.

Die Lösung

Zunächst besichtigte Apogee das zum Abriss vorgesehene Gebäude, um eine effiziente Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die schnell und konform umgesetzt werden konnte. Glücklicherweise verschafften die von Gentoo zur Verfügung gestellten Objektreferenzen Apogee einen wertvollen Vorsprung, als es darum ging, die digitalisierten Akten zu organisieren, denn es gab bereits ein bestehendes System, das als Grundlage für Querverweise diente.

Da alle Akten digitalisiert und auf einem sicheren Server gespeichert sind, kann Gentoo nun per Knopfdruck auf sie zugreifen. Nachdem Apogee die Altakten von zwei weiteren Standorten digitalisiert hatte, war Gentoo während der Unterbrechung im Jahr 2020 der Zeit weit voraus - denn die Mitarbeiter von Gentoo konnten aus der Ferne auf die Dokumente zugreifen und sie sehr schnell an die Mieter und Anwälte zurückschicken, wie es die gesetzlichen Bestimmungen vorsehen.

Das Ergebnis

Da die alten Unterlagen digital auf einem sicheren Server gespeichert sind, ist Gentoo in der Lage, einen dynamischen und effektiven Service anzubieten, der den aktuellen Vorschriften entspricht - und das bei deutlich geringeren Gebäudekosten, die das Budget des Unternehmens belasten.

Gentoo beginnt nun mit den Plänen, seinen Betrieb in die Sunderland City Hall zu verlagern und will sich noch weiter verkleinern - mit Plänen, die Hälfte der Büroräume freizumachen, indem alle Altakten ausgelagert werden. Damit entfallen auch die Kosten für die Auslagerung von Lagereinrichtungen, die bei großen Mengen teuer sind.

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