Wie die Digitalisierung die Einhaltung von Vorschriften verbessert

Sie möchten die Einhaltung von Vorschriften verbessern, aber Sie sind unter Stapeln ungeordneter Papierdokumente begraben und kämpfen jeden Tag mit ineffizienten Prozessen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn Sie mit Ihren Compliance-Kontrollen zu kämpfen haben, ist es an der Zeit, sie zu digitalisieren.

Aber lassen Sie uns zunächst einen genaueren Blick auf die Regeln werfen, die Sie beachten müssen.

Wie wirkt sich die Einhaltung von Vorschriften auf Sie aus?

Bei so vielen Vorschriften, die es zu beachten gilt, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. In den verschiedenen Branchen gibt es unterschiedliche Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften, die Sie beachten müssen. Einige gängige Vorschriften, mit denen Sie konfrontiert werden könnten, sind:

• GDPR. Damit wird die rechtmäßige, faire und transparente Verarbeitung und Speicherung von sensiblen Daten durchgesetzt. Die GDPR betrifft sowohl digitale als auch Papierdokumente und wie Sie diese verarbeiten.
• Das Datenschutzgesetz (Data Protection Act, DPA) regelt, wie Organisationen persönliche Informationen verwenden. Das DPA gewährt auch das Recht, herauszufinden, welche Informationen die Regierung und andere Organisationen über Sie speichern.
• HIPAA. Für amerikanische Unternehmen oder Kunden hilft HIPAA, medizinische Informationen zu schützen. Es legt fest, wie Gesundheitsdienstleister und Versicherungsunternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen.

Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften kann je nach Delikt zu Strafen oder Bußgeldern führen. Was diese Compliance-Probleme oft noch verschärft, sind veraltete Papierprozesse.

Das Problem der Papiereinhaltung

Es gibt mehr als ein paar Möglichkeiten, wie Papierdokumente Ihre Compliance gefährden können.

• Wiederherstellung nach einer Katastrophe. Überschwemmungen, Brände und Stürme können dazu führen, dass wichtige Dokumente zerstört werden.
• Diebstahl und Verlust. Wie oft kommt es vor, dass Sie ein Dokument suchen, von dem Sie sicher waren, dass Sie es auf Ihrem Schreibtisch liegen gelassen haben? Papierdokumente können leicht verloren gehen, ohne dass Sie es merken.
• Falscher Umgang mit Daten. Ihre Mitarbeiter könnten Dokumente verlieren, sie liegen lassen oder sie in unbefugte Hände geraten lassen.
• Verfolgung. Es ist schwer, den Überblick darüber zu behalten, wann Sie Papierdokumente erstellt haben und wann sie vernichtet werden müssen.

Papierprozesse sind bestenfalls unhaltbar und schlimmstenfalls gefährlich. Bei all diesen Risiken ist es kein Wunder, dass Sie mit der Einhaltung von Vorschriften zu kämpfen haben.

Glücklicherweise kann die Digitalisierung hier helfen.

Die Digitalisierungslösung

Die Digitalisierung ist ein einfacher Weg, um mehr Kontrolle über Ihr Dokumentenmanagement zu erlangen und Ihre Compliance zu verbessern. Das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten ist sicherer, weil es:

• Erlaubt nur autorisierten Benutzern den Zugriff.
• Minimiert das Risiko von Manipulationen.
• Hält sich an standardisierte Prozesse.
• Ist leichter zu verfolgen und nachzuverfolgen.
• Reduziert menschliche Fehler.

Obwohl es wie eine große Aufgabe erscheint, ist die Digitalisierung sehr einfach. Ein typischer Digitalisierungs-Workflow für die Einhaltung von Vorschriften umfasst Folgendes:

1. Identifizierung sensibler Daten in Ihrem Unternehmen und wie Sie diese derzeit speichern.
2. Priorisierung der zu scannenden Unterlagen und Dokumente. Sichere physische Aufbewahrung von Originalkopien.
3. Organisieren der digitalen Kopien und Beschriften der physischen Aufzeichnungen.
4. Sichere Vernichtung von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden.

Dieser Arbeitsablauf ist für stark regulierte Organisationen, wie NHS Trusts, von entscheidender Bedeutung. Er hilft ihnen, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig ihre langfristigen Transformationsziele zu verwirklichen.

Wie Apogee die Compliance für NHS Trusts durch Digitalisierung verbessert hat

„Die Gesundheits- und Sozialdienste in England müssen aufhören, sich bei der Behandlung von Patienten unnötig auf Papier zu verlassen. Das ist der Schlüssel, um die Dienste sicherer, effektiver und effizienter zu machen.“
- Tim Kelsey, NHS Nationaler Direktor für Patienten und Information

Apogee hat den Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust bei der Digitalisierung unterstützt und seine Compliance verbessert:

• Einsatz von Dokumentenmanagement. Mit unserer marktführenden Dokumentenmanagement-Software haben wir den NHS Northumbria Trust beim Aufbau eines bahnbrechenden digitalen HR-Systems unterstützt. Dadurch wurden die Informationen der Mitarbeiter und des Managements gesichert und die Metadaten in Echtzeit aktualisiert.
• Rationalisierung ineffizienter Prozesse. Hochrechnungen zufolge haben wir dem Trust wahrscheinlich Tausende von Stunden manueller Arbeit erspart, indem wir die Arbeitsabläufe mit den digitalen Personalakten im IBM ESR-System integriert haben. Darüber hinaus haben wir die Genauigkeit, die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung verbessert, was die Leistung des Trusts in den kommenden Jahren steigern wird.
• Ersetzen von Papierdokumenten durch eFormulare. Nach unserer Überarbeitung des HR-Systems des Trusts haben wir eForms eingeführt, um die Risikobewertungen bei Schwangerschaften zu rationalisieren. Dies führte zu einem transparenteren, genaueren und regelkonformen Prozess mit standardisierten Bewertungsstrukturen, um eine einheitliche Formatierung zu gewährleisten.

Der Trust sparte Zeit, Geld und Unsicherheiten bei der Einhaltung von Vorschriften, indem er seine Papierprozesse digitalisierte. So konnten sie sich auf die hervorragende Patientenversorgung konzentrieren.

Digitalisierung geht Hand in Hand mit Regulierung

Lassen Sie nicht zu, dass die Stapel von Papier Ihre Compliance beeinträchtigen. Die Digitalisierung hilft Ihnen, Ihre Dokumente im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen zu überwachen und zu sichern.

Wenn Sie jedoch nicht über die Ressourcen für die Digitalisierung verfügen, brauchen Sie einen kompetenten Partner, der die Gesetze in Ihrer Branche kennt. Apogee hat schon unzähligen Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements geholfen. Wir bieten Ihnen einen umfassenden Service und gehen auf Ihre Bedürfnisse ein, um eine Lösung zu finden, die genau zu Ihnen passt.

Sind Sie bereit, Ihre Compliance zu verbessern? Nehmen Sie noch heute Kontakt auf, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen.