Sie suchen einen sicheren und zuverlässigen Partner für die Auslagerung von Druck- und Dokumentenprozessen?

Jedes Unternehmen lagert bis zu einem gewissen Grad Dokumente aus. In kleineren Unternehmen kann es sich dabei um einmalige Druckprojekte handeln, wie z. B. Unternehmensbroschüren oder Veranstaltungsunterlagen.

Andere Organisationen überlassen die Anforderungen an das Outsourcing von Dokumenten oft dem Ermessen der Abteilungen oder Bürostandorte und schaffen so ein System und eine Kultur, in der eine große Anzahl kleinerer Anbieter auf der Grundlage einer Vielzahl von Einkaufsfaktoren genutzt wird.

Oftmals hat die Person, die für die Beschaffung von Outsourcing-Dienstleistungen für Dokumente verantwortlich ist, einen Ansprechpartner, den sie bereits früher genutzt hat und der auf der Grundlage von Vertrauen und Zuversicht die Beziehung aufrechterhält. In anderen Fällen wird ein Anbieter ausgewählt, weil er sich in der Nähe des Unternehmens befindet oder weil er bei der letzten Angebotseinholung attraktive Preise geboten hat.

In solchen Szenarien entgehen den Unternehmen erhebliche Chancen und organisatorische Vorteile. Im Folgenden finden Sie 4 der wichtigsten Gründe, warum Sie versuchen sollten, die Möglichkeiten des Outsourcings von Dokumenten zu optimieren.

1. Kosteneffektiv

Die Rationalisierung Ihrer Liste von Outsourcing-Anbietern und die Durchführung regelmäßiger Kostenüberprüfungen werden Ihre Ausgaben reduzieren. Es ist weitaus kosteneffizienter, eine kleine, gut verwaltete Liste bevorzugter Anbieter oder sogar einen einzigen Anbieter zu verwenden, der über die nötige Abdeckung und Expertise verfügt, um alle Ihre Outsourcing-Anforderungen zu erfüllen.

Das größere Volumen, das einer geringeren Anzahl von Anbietern zur Verfügung gestellt wird, führt in der Regel auch zu einer besseren Kaufkraft und zu Skaleneffekten, während gleichzeitig viel Personalzeit und damit verbundene Geschäftskosten eingespart werden.

2. Effizienter

Die Beschaffung und Verwaltung des gesamten Outsourcing-Prozesses für Dokumente wird effizienter, wenn sie richtig optimiert wird. Die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden müssen, kennen die typischen Projektvorlaufzeiten und haben eine klare Preisstruktur, um die Budgets entsprechend zu verteilen.

Ein On-Demand-Outsourcing-Service sorgt dafür, dass ein hoher Verwaltungsaufwand vermieden wird und die Mitarbeiter das bestellen können, was sie brauchen, wann immer sie es brauchen. Wenn der gesamte Prozess von einem einzigen Anbieter abgewickelt werden kann, bei dem Logistik, Produktion, Endbearbeitung, Verpackung und Lieferung unter einem Dach und über einen einzigen Ansprechpartner abgewickelt werden, wird das Outsourcing von Dokumenten zu einer äußerst effizienten Aufgabe für Unternehmen.

Es ist auch wichtig, einen Outsourcing-Anbieter in Betracht zu ziehen , der rund um die Uhr arbeitet, wenn kurzfristige oder Last-Minute-Aufträge erforderlich sind. Die Effizienzgewinne, die durch einen Anbieter erzielt werden können, der beispielsweise Outsourcing-Projekte während einer Nachtschicht abholen, produzieren und liefern kann, können Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen.

3. Mehr Sicherheit

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 und der Verhängung hoher Strafen ist es wichtiger denn je, dass alle Unternehmen verstehen, wie ihre Daten von Outsourcing-Anbietern verwendet und verwaltet werden.

Die Verringerung der Anzahl der Anbieter von Dokumenten-Outsourcing sorgt für weniger Governance und Compliance bei der Datennutzung. Es bedeutet auch, dass Ihre Daten an weniger Unternehmen gesendet und von diesen gespeichert werden, was die Sicherheitsbedenken und die Gefahr von Sicherheitsverletzungen verringert.

Datensicherheit ist ein wichtiges Thema, und die Inanspruchnahme von Dokumenten-Outsourcing-Unternehmen, die die Sicherheit nicht in den Vordergrund ihrer Geschäftstätigkeit stellen, kann sehr riskant sein. Suchen Sie nach Anbietern, die nach ISO 27001 akkreditiert sind. Diese Norm gewährleistet die Integrität und Sicherheit ihrer Managementsysteme und -prozesse für die Informationssicherheit und demonstriert gleichzeitig eine solide Plattform für ein gutes Informationssicherheitsmanagement.

Wenn der Outsourcing-Anbieter über ein eigenes Logistikteam verfügt, kann eine weitere Ebene der Besorgnis beseitigt werden. Um einen vollständigen Prüfpfad zu erstellen und die Sicherheit zu maximieren, sollte eine lückenlose Aufbewahrungskette von der Abholung sensibler digitaler oder gedruckter Daten bis hin zur endgültigen Auslieferung angestrebt werden.

4. Verlässlichkeit und Seelenfrieden

Wenn Sie von einem Anbieter für das Outsourcing von Dokumenten im Stich gelassen werden, kann dies enorme Auswirkungen auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen haben, sei es bei der Erstellung von Marketingmaterialien für eine große Veranstaltung oder beim Scannen großer Mengen von Dokumenten für einen Rechtsfall.

Outsourcing-Unternehmen, die rund um die Uhr arbeiten, können den Stress bei der Einhaltung enger Fristen verringern. Diejenigen, die ihre eigenen Techniker mit der Wartung ihrer Druckinfrastruktur beauftragen, sind deutlich im Vorteil, da sie sich nicht auf die Reaktionszeiten der Hersteller verlassen müssen, wenn es um die Behebung von technischen Problemen geht, die an entscheidenden Punkten der Produktion auftreten.

Die Kapazität kann ein entscheidender Faktor sein, wenn es darum geht, das Outsourcing von Dokumenten zu optimieren. Wenn Sie ein großes Outsourcing-Projekt haben und das Volumen nicht von Ihrem Outsourcing-Anbieter produziert werden kann, wird dieser in den meisten Fällen den Auftrag übernehmen und die Arbeiten an Subunternehmer vergeben, um den Auftrag zu erfüllen. Das ist natürlich riskant und kann besorgniserregend sein, vor allem wenn Ihr Outsourcing-Anbieter nicht transparent macht, wie er alle Leistungen erbringt.

Wenn das Worst-Case-Szenario Realität wird und ein Outsourcing-Anbieter von einem Ereignis höherer Gewalt betroffen ist, ist es gut zu wissen, welche Disaster Recovery (DR) und Business Continuity-Praktiken er anwendet. Eine DR-Einrichtung vor Ort gibt Ihnen die Gewissheit, dass wichtige ausgelagerte Arbeiten wie gewohnt fortgesetzt werden können, ohne dass die Sicherheit und Effizienz leidet.

Dokumenten-Outsourcing bei Apogee Digital Document Services

Apogee ist Europas größter Multimarken-Anbieter von Managed Print Services, Dokumenten- und Prozesstechnologie und Outsourcing-Dienstleistungen. Apogee ist der ideale Anbieter, um alle Ihre Anforderungen an das Outsourcing von Dokumenten zu erfüllen und kann sich damit rühmen:

• Einige der größten 24/7-Outsourcing-Druck-, Kopier- und Scaneinrichtungen

• Eigene Ingenieure zur Wartung der Technologie

• Erfahrenes und proaktives Logistikteam

• DR-Einrichtung vor Ort

• Internes Grafikdesign-Team

• Spezialisiertes internes eDisclosure- und GDPR-Team

• Akkreditierungen nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001

Dokumenten-Outsourcing in Ihrem Unternehmen

Wie handhabt Ihr Unternehmen derzeit das Outsourcing von Dokumenten? Diese 4 Vorteile der Optimierung Ihrer Outsourcing-Prozesse sind nur die Spitze des Eisbergs.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Apogee Ihnen bei der Rationalisierung Ihrer Druckprozesse helfen kann, füllen Sie bitte das untenstehende Kontaktformular aus.