Sieben Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Ihre HR-Prozesse zu aktualisieren

Ein Unternehmen besteht aus seinen Mitarbeitern, und die Aufgabe der Personalabteilung ist es, sich um diese Mitarbeiter zu kümmern. Das ist keine leichte Aufgabe, wenn man die zunehmenden Herausforderungen bedenkt, vor denen sie heute stehen:

• Die große Resignation hat deutlich gemacht, dass sich die Prioritäten der Arbeitnehmer verschoben haben. Die Arbeitnehmer wollen ganzheitliche Leistungen. Infolgedessen haben die Unternehmen Schwierigkeiten, ihre Mitarbeiter zu halten.
• Die Arbeitnehmer erwarten ein gewisses Maß an Flexibilität und Autonomie bei ihrer Arbeitsgestaltung. Achtunddreißig Prozent der Arbeitnehmer geben an, in den letzten sieben Tagen mindestens einmal von zu Hause aus gearbeitet zu haben.
• Fernarbeitskräfte oder sogar Vertragsarbeitskräfte bringen neue und schwierige Fragen in Bezug auf Arbeitskultur, Steuern und Lohntarife mit sich.
• Die Qualifikationen für eine einzelne Rolle entwickeln sich weiter und alte Fähigkeiten werden durch neue ersetzt. Neunundzwanzig Prozent der Fähigkeiten, die in typischen Stellenangeboten im Jahr 2018 enthalten sind, gelten heute als veraltet.

Und hinter den Kulissen verschärfen veraltete, schwerfällige HR-Prozesse die Herausforderungen, denen sich ein HR-Mitarbeiter stellen muss. Um die großen Probleme anzugehen, müssen HR-Teams die Ablenkung durch die Verwaltung des Alltäglichen beseitigen. Wie erkennen Sie also die Symptome eines HR-Prozesses, der Aufmerksamkeit braucht?

Anzeichen und Symptome für überholte HR-Prozesse

Bestehende HR-Prozesse sind in der Regel auf große Büros mit Mitarbeitern vor Ort ausgerichtet. Und oft sind diese Prozesse nicht darauf ausgelegt, sich anzupassen und weiterzuentwickeln. Dies zeigt sich, wenn:

Zu viel Papier nimmt zu viel Platz weg. Papierunterlagen und Aufbewahrungsrichtlinien bedeuten große Räume für Schränke und Kisten. Die Worte „Abruf“ oder „Dokumentenanforderung“ bedeuten Elend.

Einzelne Formulare brauchen zu lange, um die Runde zu machen. In einer entlegenen Welt sind selbst zwei Unterschriften auf einem physischen Formular eine Herausforderung, und das führt zu einem Engpass in jedem Prozess.

Verlorene Dokumente und Fehler sind ein Thema. Formulare gehen verloren oder kommen mit fehlenden Informationen zurück, was zu zusätzlichen Verzögerungen, wiederholten Aufgaben und Frustration führt.

Prozessvariationen treten zwischen Managern auf. Jeder hat seinen eigenen Arbeitsstil, aber die Vielfalt der HR-Prozesse behindert die Durchsuchbarkeit und den Abruf. Sie kann auch die Genauigkeit der Berichterstattung beeinträchtigen und sich sogar auf die Einhaltung von Vorschriften auswirken.

Software und Anwendungen sprechen nicht miteinander. Als neue Tools oder Geräte am Arbeitsplatz Einzug hielten, blieben Informationen in Altsystemen. Einige spielen nicht gut zusammen und führen zu zusätzlichen Schritten und Umgehungen.

Ein Prozess kann nicht nachverfolgt werden. Der Status eines Formulars oder Projekts ist immer ein Rätsel, so wie die Frage, ob die Risikobewertungen für die Schwangerschaft vollständig sind. Bei jeder Überprüfung gibt es E-Mails, Anrufe und Statusbesprechungen, um den Fortschritt herauszufinden.

Die Frustration der Mitarbeiter ist real. Alles, von Einstellungsbemühungen über Urlaubsanträge bis hin zu Versetzungen zwischen Abteilungen, verärgert die Mitarbeiter, sowohl in der Personalabteilung als auch außerhalb. Im schlimmsten Fall äußert sich die Frustration der Mitarbeiter in Fluktuation.

All diese Zeichen bedeuten verschwendete Zeit, Ressourcen und Energie. Also, was nun?

Was ist die Behandlung?

Sie haben die Symptome der Prozessmüdigkeit in Ihren eigenen HR-Prozessen erkannt und wissen nun, wo Sie anfangen sollen. Das Bemühen um Modernisierung beginnt mit Worten wie:

Digitalisieren Sie. Beseitigen Sie die physischen Unterlagen, die Platz wegnehmen, indem Sie digitale Versionen in einem Dokumentenmanagementsystem erstellen. Sie können Speicherplatz zurückgewinnen, wenn die Dateien in der Cloud gespeichert sind.

Automatisieren Sie. Führen Sie eForms und digitale Arbeitsabläufe ein. Ein Prozess wird automatisiert und mit Berichtsfunktionen nachvollziehbar.

Erstellen Sie ein digitales Toolkit. Der Aufwand für die Aktualisierung kann neue Programme oder Software erfordern. Wählen Sie Tools, die zusammenarbeiten, anstatt sich zu widersprechen. Sie möchten ein kohärentes Toolkit aufbauen.

Finden Sie einen Digitalisierungspartner. Ein Alleingang bei der Aktualisierung von HR-Prozessen bedeutet, dass Sie mehr Zeit damit verbringen, Dinge zu lernen, die die Experten bereits wissen. HR sollte sich auf HR konzentrieren.

Mit dem Startvokabular in der Hand, bleibt eine Frage offen.

Was ist das Ergebnis?

HR-Prozesse sind in jedem Unternehmen einzigartig. Daher fragen Sie sich vielleicht, ob Digitalisierung und Automatisierung eine echte Transformation und Prozessverbesserung bedeuten würden.

Unsere Arbeit mit dem Northumbria NHS Trust zeigt, wie ein aktualisiertes HR-Falldatensystem die Aktenverwaltung verändert hat. Was früher aus Papierakten bestand, die zwischen Vorgesetzten und der Personalabteilung ausgetauscht wurden, ist jetzt ein dynamisches digitales System. Es gewährt Managern Zugang zu den Akten ihrer eigenen Mitarbeiter, und zwar nur zu denen ihrer Mitarbeiter.

In ähnlicher Weise haben wir den Antrag auf Studienurlaub für den Newcastle upon Tyne NHS Foundation Trust automatisiert. Wir haben ein Papierformular in ein intelligentes eFormular umgewandelt. Ein Antrag, der wochenlang herumgereicht werden musste, wird nun automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, die ihn abzeichnen. Anschließend wird er ohne zusätzlichen Aufwand in der richtigen Personalakte abgelegt.

Diese positiven Ergebnisse sind das Ergebnis eines guten Verständnisses der Menschen, Informationen und Programme, die im Spiel sind.

Genau wie wir es bei unseren Kunden getan haben, muss jede Aktualisierung Ihrer Personalprozesse die Zukunft und die Ziele Ihres Unternehmens berücksichtigen. Sie muss auf Ihre Prozesse, Systeme und Bedürfnisse zugeschnitten sein.


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