Verwaltung persönlicher Daten: Die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten, die Sie kennen müssen

Die Verwaltung personenbezogener Daten ist ein Thema voller Fallstricke und Bürokratie. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann dies von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Dieser Artikel gibt einen Überblick über einige wichtige Branchen, deren Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten und wie Sie diese einhalten können.

Was ist der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten?

Die Daten einer Person bestehen aus allen Informationen, die die betreffende Person identifizieren können. Zu den Faktoren, die eine Person identifizieren können, gehören Namen, Nummern oder digitale Spuren, wie IP-Adressen oder Cookies.

Artikel 5(1)(b) der GDPR-Leitlinien besagt, dass personenbezogene Daten zu speichern sind:

„für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erhoben und nicht in einer Weise weiterverarbeitet werden, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist.“

Sie müssen sich von Anfang an darüber im Klaren sein, warum und wie Sie beabsichtigen, personenbezogene Daten zu verwenden. Aber das Sammeln und Aufbewahren von Daten ist nur die halbe Herausforderung bei der Einhaltung der Vorschriften. Genauso wichtig ist es zu wissen, wie lange Sie die Daten aufbewahren und wann Sie sie löschen müssen.

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten in einigen Schlüsselsektoren und warum sie so wichtig sind.

Gesundheitswesen

Akkurate, aktuelle Aufzeichnungen sind ein entscheidender Bestandteil einer hochwertigen Gesundheitsversorgung. Aber welche Art von Aufzeichnungen führen die Anbieter im Gesundheitswesen? Aufzeichnungen umfassen:

• Aufzeichnungen über die Behandlung durch medizinisches Fachpersonal
• Personalakten, Protokolle von Krankenhausvorständen und andere Informationen, die zur Verwaltung des NHS und der Sozialfürsorge verwendet werden.
• Forschungsdaten (z.B. Daten aus klinischen Studien)

Die Arten von Aufzeichnungen variieren: von Briefen, E-Mails, Fotos, Röntgenbildern, Textnachrichten und Gipsabdrücken.

Auch die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Unterlagen sind unterschiedlich lang. Die meisten Gesundheits- und Pflegeakten werden nach der letzten Behandlung acht Jahre lang aufbewahrt. Bei den Unterlagen von Hausärzten ist die Frist jedoch viel länger. Für die Sozialfürsorge und die Unterlagen von Kindern gelten eigene Fristen.

Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten und Zeitrahmen wie diese gewährleisten nicht nur den Schutz der Privatsphäre, sondern auch die Fortführung der Pflege, solange sie notwendig ist.

Regierung

Regierungsbehörden haben ihre eigenen Richtlinien zur Datenaufbewahrung. Diese sind unterschiedlich komplex, je nachdem, wie sensibel oder historisch bedeutsam die Aufzeichnungen sind.

Das Auswärtige Amt und das Commonwealth Office haben zum Beispiel einige Aktenarten mit einer Aufbewahrungsfrist von 15 Jahren. Danach werden sie für eine dauerhafte Aufbewahrung im Nationalarchiv geprüft.

Die HMRC-Aufbewahrungsrichtlinie hingegen hat einen Standard-Aufbewahrungszeitraum. Diese beträgt 6 Jahre plus Aktualität, auch bekannt als 6 Jahre + 1. Außerdem gibt es eine maximale Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren für historisch bedeutsame Unterlagen.

Wohnungsbaugesellschaften

Die National Housing Federation bietet einen umfassenden Zeitplan für die Aufbewahrung und Entsorgung von Daten. Allein die Tatsache, dass es über 200 Arten von Aufzeichnungen gibt, zeigt, wie komplex die Verwaltung von Aufzeichnungen für diese Organisationen ist.

Diese Aufbewahrungsvorschriften reichen von über 40 Jahren für medizinische Unterlagen im Zusammenhang mit der Asbestkontrolle bis hin zu zwei Jahren für Mietabrechnungen und Wohngeldbescheide. Wir bei Apogee kennen die Herausforderung, in einem so stark regulierten Bereich tätig zu sein, sehr gut.

Die Gentoo Group Limited ist eine Wohnungsbaugesellschaft, die mehr als 29.500 Wohnungen in Sunderland besitzt und verwaltet. Obwohl sie 2011 mit der Digitalisierung ihrer Unterlagen begonnen hatten, hatten sie noch nicht damit begonnen, ihre alten Unterlagen zu übertragen. So blieben etwa 35.000 Akten in Depots und Büros in ganz Sunderland liegen.

Wir wollten eine effiziente und gesetzeskonforme Digitalisierungsstrategie sicherstellen. Also haben wir Besuche vor Ort durchgeführt und eng mit dem Kunden an einem einzigartigen Referenzsystem gearbeitet. Dank der von uns entwickelten Strategie kann Gentoo jetzt:

• Querverweisdateien
• Datensätze abrufen, die an mehrere Standorte gebunden sind
• viel mehr Kontrolle über die Aufbewahrung und Löschung von Dateien zu ermöglichen.

Compliance leicht gemacht durch digitale Dokumentenverwaltung

Die Verwaltung, Aufbewahrung und Löschung von persönlichen Daten ist in jeder Branche eine Herausforderung. Es gibt eine ganze Reihe von Gesetzen, die sowohl Sie als auch die Personen, mit denen und für die Sie arbeiten, schützen. Und diese Herausforderung wird in stärker regulierten Branchen noch größer.

Digital Records Management hilft Ihnen, diese Herausforderungen auf effiziente und gesetzeskonforme Weise zu meistern. Und der richtige Partner verfügt über das Fachwissen und die Erfahrung, um es kosteneffizient zu implementieren.

Apogee arbeitet seit Jahren mit NHS Trusts, Wohnungsbaugesellschaften und Kommunalverwaltungen seit über 20 Jahren. Wir haben sie dabei unterstützt, wichtige Compliance-Standards durch digitalisierte Tools und Prozesse zu erfüllen. Lassen Sie uns die Monotonie der Aktenführung beseitigen - kontaktieren Sie uns noch heute, indem Sie das untenstehende Formular verwenden!