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Vier Wege, um Fernarbeit einfacher, reibungsloser und produktiver zu machen

Während die astronomische Zunahme der Telearbeit für die Unternehmen notwendig war, um während der Pandemie betriebsbereit zu bleiben, haben viele CEOs festgestellt, dass ein dauerhafter Wechsel zu hybrider Arbeit zu vielen Vorteilen geführt hat - vor allem zu einem besseren Wohlbefinden und einer höheren Produktivität der Mitarbeiter.

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Statistiken über hybride Arbeit

Hier finden Sie einige interessante Fakten und Statistiken, die die Bedeutung dieses Wandels und die neue Normalität, in der wir leben, verdeutlichen:

Die Zahl der Pendlerkilometer könnte allein in den USA um 70 bis 140 Milliarden sinken, was eine gute Nachricht für die Umwelt ist.

Über 90 % der Menschen berichten, dass ihre Produktivität gleich oder höher ist, seit sie von zu Hause aus arbeiten.

Im Durchschnitt sparen Heimarbeiter £3000 pro Jahr, unter anderem, weil sie nicht pendeln müssen.

80 % der Telearbeiter sagen, dass sie so besser auf ihre geistige Gesundheit achten können.

Mehr als die Hälfte der Vollzeitbeschäftigten, die im Büro arbeiten, möchten auf Fernarbeit umsteigen.

58% der Telearbeiter geben an, dass sie sich „auf jeden Fall“ nach einer neuen Stelle umsehen würden, wenn sie in ihrer derzeitigen Position nicht mehr von zu Hause aus arbeiten könnten.

Auch wenn die Telearbeit zu einem festen Bestandteil unserer „neuen Normalität“ geworden ist, ist diese Umstellung nicht unbedingt für jedes Unternehmen ein Kinderspiel. Die effektive Verwaltung von Dokumenten ist eine der Hauptschwierigkeiten, denn wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten, ist es natürlich schwieriger, den Zugriff auf Dateien zu gewährleisten und sie zu sichern.

Lassen Sie uns daher einen Blick auf die Auswirkungen werfen, die die Fernarbeit auf die Dokumentenverwaltung hat, und darauf, wie die Fernarbeit einfach durch die Verbesserung Ihrer Prozesse für die Dokumentenverwaltung effektiver wird.

Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung

Zugang

Wenn Mitarbeiter über ein weites Gebiet verteilt sind, ist die manuelle Versendung von Akten ineffizient und teuer. Die Umstellung auf digitale Dateien muss jedoch mit Bedacht erfolgen, denn die richtigen Personen müssen die richtigen Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente haben, um kostspielige Datenschutzverletzungen (im Durchschnitt 3,1 Millionen Pfund) zu verhindern.

Zusammenarbeit

Wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, wird die Zusammenarbeit natürlich schwieriger und kann bei unzureichender Unterstützung leicht zu einer regelrechten Frustration werden. Dies kann erheblich zu einem Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, so dass die Behebung dieses Problems höchste Priorität hat.

Hybrider Arbeitsort Frau sucht frustriert im Home Office

Sicherheit

Da physische Dokumente automatisch schwieriger zu sichern sind als ihre digitalen Gegenstücke, müssen Sie bei der Digitalisierung Ihrer bestehenden Archive äußerst vorsichtig vorgehen, um eine vollständige Datenkonformität zu gewährleisten. Dies kann externe Unterstützung durch Datensicherheitsexperten erfordern.

Produktivität

Wenn Ihre Archive papierbasiert sind, kann es lange dauern, bis Abrufaufträge erledigt sind, was ein erhebliches Hindernis für die rechtzeitige Erledigung von Aufträgen darstellt. Die Produktivitätskosten, die mit der Vorbereitung der Akten für den Versand verbunden sind, machen dies besonders unhaltbar.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Reduzierte Kosten

Generell stellt die Telearbeit eine enorme Kostenersparnis für Unternehmen dar - und effektive Dokumentenverwaltungssysteme tragen noch weiter dazu bei, indem sie Ihre Abhängigkeit von physischen Archivierungslösungen beseitigen und es Ihnen ermöglichen, sich mühelos zu verkleinern.

Verbesserte Zusammenarbeit

Auch die Qualität der Zusammenarbeit wird mit digitalen Dokumentenverwaltungssystemen verbessert , da sich Dateien leichter hochladen, gemeinsam nutzen, finden und abrufen lassen. So können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit effektiver koordinieren, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten. ,/p>

Glücklicheres Personal

Ein gemeinsam genutztes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es den Mitarbeitern, von zu Hause aus effektiv zu arbeiten - das bedeutet weniger Reisezeit, ganz zu schweigen von all den Frustrationen, die damit verbunden sind. Mühsame, zeitraubende Aufgaben können durch ein solches System automatisiert werden, so dass sich die Mitarbeiter auf wertvollere, interessantere Aufgaben konzentrieren können.

Mehr Umweltfreundlichkeit

Viele Organisationen verpflichten sich, ihre Umweltbilanz zu verbessern. Die Umstellung auf digitale Dokumentation hilft Ihnen, potenziell verschwenderische papierbasierte Prozesse zu eliminieren - und gleichzeitig die Effizienz in anderen Bereichen zu steigern.

Weniger Bürokratie

Mit digitalen Dokumentenverwaltungssystemen ist es viel einfacher, die Vorschriften einzuhalten , da die Zugriffskontrollen so kalibriert werden können, dass interne Datenverstöße verhindert werden. Außerdem werden automatisch Prüfprotokolle erstellt, was für zusätzlichen Komfort und Sicherheit sorgt.

Angesichts dieser Vorteile stellt sich die nächste Frage: Welche Technologien müssen Sie einsetzen, um diese Vorteile zu nutzen?

Vier Wege zum Einsatz eines modernen Dokumentenmanagements

DIgitale Aktenverwaltung
Digitale Poststelle
Scannen von Lösungen
Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Verwaltung digitaler Aufzeichnungen (DRM)

Als kostengünstige und gesetzeskonforme Aufbewahrungslösung für Ihre physische Dokumentation ermöglicht Digital Records Management (DRM) Ihren Mitarbeitern auch die Suche nach bestimmten Dokumenten von jedem beliebigen Standort aus. Dies geschieht in einem einfachen dreistufigen Verfahren:

Katalogisieren und bewahren Sie Ihre Dokumente für die Bearbeitung vorschriftsmäßig auf.
Scannen und archivieren Sie Dateien mit strengen Namenskonventionen, um ein durchsuchbares digitales Dokument zu erstellen.
Verwalten Sie Daten und fügen Sie weitere digitale Dateien auf dem sicheren Server hinzu.

Der Datenschutz wird durch diesen Prozess gewährleistet, da Ihre Dateien in unserer sicheren Einrichtung aufbewahrt werden. Im Gegensatz zu einer normalen Archivierungslösung können Sie mit DRM jedoch auch die Vorteile der Digitalisierung nutzen - nämlich, dass Ihre Mitarbeiter sofort auf die Unterlagen zugreifen können, anstatt möglicherweise wochenlang auf den Postweg warten zu müssen.

Erfahren Sie mehr über Digital Records Management (DRM)

Vier Wege, um Fernarbeit einfacher, reibungsloser und produktiver zu machen

Digitale Poststelle

Sie sind also endlich auf die Digitalisierung umgestiegen und haben einen Weg gefunden, Ihre Ausdrucke vorschriftsmäßig zu speichern. Aber was ist mit der eingehenden Papierpost, die noch im Büro ankommt? Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es gelinde gesagt ineffizient, ins Büro zu fahren, nur um die Post abzuholen - und hier kommt die digitale Poststelle ins Spiel.

Digital Mailroom verhindert, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit lästiger Arbeit vergeuden. Mit Digital Mailroom können Ihre Mitarbeiter ihre Büropost separieren, sortieren, scannen und per E-Mail an sie verteilen lassen.

Erfahren Sie mehr über Digital Mailroom

Scannen von Lösungen

Neben den Akten und der täglichen Post benötigen Außendienstmitarbeiter auch andere wichtige Bürodokumente. Der Versand dieser Dateien per Post ist jedoch unpraktisch, kostspielig und schlecht für die Umwelt. Wenn Sie diese Dokumente jedoch scannen und auf sicheren Servern speichern, haben Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alles, was sie brauchen - egal, von wo aus sie arbeiten.

Scanning Solutions kann auf verschiedene Formate angewandt werden, so dass Sie Geschäftsdokumente, detaillierte Bilder und Schaltpläne sowie Mikrofilme - ob 16mm, 35mm, Mikrofiche oder Lochkarten - problemlos digitalisieren können. Schicken Sie uns einfach Ihre Unterlagen und wir erledigen den Rest.

Erfahren Sie mehr über Scanning-Lösungen

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Wussten Sie, dass 57% der Rechnungen als lose Zettel existieren? Schränken Sie sich nicht ein, indem Sie sich auf manuell verarbeitete, schwer wiederzufindende Daten verlassen. Nehmen Sie stattdessen die Kopfschmerzen der Rechnungsbearbeitung mit einem digitalen Service, der Bild- und Zeichenerkennungssoftware verwendet, um Ihre Finanzunterlagen automatisch zu aktualisieren.

Durch den Einsatz dieser Lösung gewinnen Ihre Finanzteams nicht nur wertvolle Zeit zurück, sondern sie ermöglicht auch eine höhere Datengenauigkeit in Ihrer gesamten Buchhaltung - mit dem zusätzlichen Bonus, dass die Dateien zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken leicht abrufbar sind.

Erfahren Sie mehr über Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Setzen Sie Dokumentenmanagement richtig ein

In Anbetracht der vielen Vorteile der Telearbeit ist klar, dass sie so schnell nicht verschwinden wird. Deshalb ist es so wichtig, die Kluft zwischen den Mitarbeitern mit einer effektiven digitalen Dokumentenverwaltung zu überbrücken. Sie könnten zwar Ihre eigene Technologie beschaffen, aber das ist der teuerste, ineffizienteste und risikoreichste Weg, den Sie einschlagen können . Mit unserer Expertise können Sie hingegen sicher sein, dass diese neuen Prozesse kosteneffizient, einfach und vor allem datenschutzkonform sind.

Wenn Sie eine fachkundige Anleitung zur Erleichterung der Fernarbeit benötigen, kontaktieren Sie uns jetzt über das untenstehende Formular.

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