Was ist Dokumentenkontrolle und warum ist sie für die Einhaltung der HR-Richtlinien so wichtig?

Siebenundneunzig Prozent der Unternehmen haben nur minimale oder gar keine digitalen Dokumentenprozesse eingerichtet, so eine Studie von Adobe. Wenn Ihr Unternehmen unter diese Statistik fällt, ist es vielleicht an der Zeit, die Situation zu überdenken. Ein Mangel an Transparenz erhöht nicht nur Ihre Anfälligkeit für unklare Information Governance, sondern kann auch Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Informationen sicher zu halten.

Ein digitaler Ansatz für die Dokumentenkontrolle sollte im Jahr 2023 Ihre oberste Priorität sein. Schließlich sind hybride Arbeitsmodelle auf dem Vormarsch. Daher ist es geschäftskritisch, den richtigen Zugriff auf die richtigen Dokumente für die richtigen Personen und zur richtigen Zeit zu gewährleisten.

Doch bevor Sie einen Anbieter finden, der Ihre digitalen Dokumentenprozesse schnell weiterentwickeln kann, müssen Sie zunächst verstehen, warum die Dokumentenkontrolle wichtig ist und warum sie für die Einhaltung der HR-Vorschriften entscheidend ist.

Dokumentenkontrolle: Eine Definition

Unter Dokumentenkontrolle versteht man die Verwaltung und Organisation von Dokumenten, um deren Richtigkeit, Vollständigkeit und Zugänglichkeit sicherzustellen. Dazu gehört das Erstellen, Überprüfen, Genehmigen, Verteilen und Speichern von Dokumenten in einer kontrollierten und sicheren Umgebung. Auch die sichere Entsorgung von Dokumenten gehört dazu.

Dokumentenkontrollsysteme spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sensible Dokumente davor zu schützen, dass sie in die falschen Hände geraten. Darüber hinaus ermöglichen sie es Teams, archivierte und aktive Dokumente schnell zu suchen, zu finden und abzurufen, was die Effizienz und Produktivität verbessert.

Dokumentenkontrolle und HR-Compliance: Was Sie wissen müssen

Für Ihre HR-Teams gibt es eine Vielzahl von Vorschriften, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um den sicheren Umgang mit Daten zu gewährleisten. Hier finden Sie eine Übersicht über die gängigsten Compliance-Vorschriften:

ISO27001: Datensicherheit und Zugriff

ISO27001 bietet einen Rahmen für die Verwaltung sensibler Daten. Außerdem hilft sie Unternehmen, sich gegen Sicherheitsbedrohungen wie Datenschutzverletzungen, Hackerangriffe und unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu schützen. Diese Maßnahme umfasst Anforderungen für die Risikobewertung, Sicherheitskontrollen und das Management von Vorfällen.

Um ISO27001 zu erfüllen, müssen Unternehmen ein formalisiertes System einrichten. Dieses System muss die Verwaltung und den Schutz von sensiblen Informationen regeln. Außerdem benötigen sie ein detailliertes Modell für eine sichere Dokumentenkontrolle.

Zertifikat Nummer 12284

ISO9001: Datenqualität und -genauigkeit

ISO9001 legt die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) fest. Diese Vorschrift gilt für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche.

Um diesen Standard zu erfüllen, muss Ihr Unternehmen ein Verfahren zur Dokumentation und Überprüfung der Struktur, der Verantwortlichkeiten und der Verfahren bereitstellen, die für ein effektives Qualitätsmanagement erforderlich sind. Dazu gehören die Dokumentenkontrolle und die Dokumentenplanung.

Zertifikat Nummer 00145

BS10008: die rechtliche Zulässigkeit von elektronisch gespeicherten Informationen

BS10008 ist ein britischer Standard, der die besten Praktiken für die Übertragung von elektronischen Informationen zwischen Systemen beschreibt. Zum Beispiel die Migration von Papierunterlagen in digitale Dateien und die sichere Speicherung und Übertragung von Informationen.

Diese Regelung hilft Ihnen, alle Ihre Informationen zu überprüfen und zu authentifizieren. Im Gegenzug können Sie die rechtlichen Konsequenzen vermeiden, die mit einer mangelhaften Speicherung von Informationen verbunden sind.

Nachdem wir nun die allgemeinen Compliance-Maßnahmen kennen, die Ihr Unternehmen einhalten muss, ist es an der Zeit, sich mit den weitergehenden Risiken zu befassen, die mit einer fehlerhaften Verwaltung der Dokumentation verbunden sind.

Was sind die Risiken einer schlechten Dokumentenkontrolle?

HR-Teams sind häufig für die Verwaltung und Pflege von Geschäftsunterlagen zuständig. Und das ist auch verständlich - dieses Team verwaltet die sensibelsten Informationen, einschließlich Finanz- und Mitarbeiterdaten.

Wenn Sie keinen klar definierten Prozess für die Dokumentenkontrolle entwickeln, laufen HR-Teams Gefahr, gegen die Vorschriften zu verstoßen. Dies kann zu hohen Geldstrafen, Rufschädigung und sogar zur Verhängung von Haftstrafen führen.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Geschäftsrisiken, die mit einer schlechten Dokumentenkontrolle verbunden sind:

1. Datenverlust

Ohne eine angemessene Dokumentenkontrolle läuft Ihr Unternehmen Gefahr, Daten für immer zu verlieren. Für Ihr Unternehmen kann dies ein existenzielles Problem darstellen. Laut der britischen Handelskammer melden 93 Prozent der Unternehmen, die mehr als 10 Tage lang Datenverluste erleiden, innerhalb eines Jahres Konkurs an.

Es gibt viele Ursachen für einen Datenverlust, z.B. Datenverlust, Diebstahl oder elektronische Probleme. Datenverluste können auch durch Datenschutzverletzungen oder sogar durch Naturkatastrophen wie Brände oder Überschwemmungen verursacht werden.

2. Verlorene Zeit und Geld

Über 80 Prozent der Mitarbeiter stellen fehlende Dokumente wieder her. Die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen liegen auf der Hand: Das Wiederherstellen von Dokumenten kostet Zeit, und diese Zeit wird für dringendere Angelegenheiten verwendet.

Kurz gesagt, klare Prozesse zur Dokumentenkontrolle verbessern die Produktivität Ihres HR-Teams. Und da Zeit Geld ist, wirkt sich die Gewissheit, dass Ihr Team alles hat, was es braucht, wenn es es es braucht, direkt auf Ihr Endergebnis aus.

3. Mangelnde Sichtbarkeit (und Rechenschaftspflicht)

Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentenkontrolle ist es schwierig, die Revisionen und Änderungen von Dokumenten nachzuvollziehen. Dieser Mangel an Transparenz ist bedenklich, wenn etwas schief geht und jemand zur Verantwortung gezogen werden muss.

Ohne die richtigen Dokumentenprozesse ist es fast unmöglich nachzuvollziehen, wer was und an welchem Dokument geändert hat. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise aufgrund eines Dateneingabefehlers falsch bezahlt wird, ist es wichtig zu wissen, wer diese Informationen eingegeben hat, um die richtigen Personen zur Verantwortung zu ziehen.

4. Unklare Entscheidungsfindung

Die Dokumentenkontrolle stellt sicher, dass Ihre Geschäftsinformationen immer korrekt und aktuell sind. Ohne sie könnte Ihr HR-Team (und Ihre Führungsteams) Entscheidungen auf der Grundlage von Fehlinformationen und schlechten Daten treffen.

Ein Beispiel dafür wäre die Beförderung eines Mitarbeiters auf der Grundlage veralteter Leistungskennzahlen. Dies wirkt sich nicht nur auf die Leistung Ihres gesamten Teams aus, sondern könnte auch zu rechtlichen Komplikationen führen, wenn Sie diesen Mitarbeiter später zurückstufen oder sogar entlassen müssen.

Letztlich helfen klare digitale Dokumentenprozesse Ihren HR-Teams, intelligentere Entscheidungen zu treffen und beweglich zu bleiben. Es ist jedoch wichtig, klarzustellen, dass die Dokumentenkontrolle nicht nur eine Aufgabe der Personalabteilung ist. Stattdessen ist jeder in Ihrem Unternehmen dafür verantwortlich.

Wie Apogee die Dokumentenkontrolle nutzte, um den Northumbria Healthcare Trust zu verändern

Fast die Hälfte der Unternehmen, die ausschließlich digitale Dokumentenprozesse nutzen, sind der Meinung, dass sie dadurch Chancen wahrnehmen und neue Kunden gewinnen können.

Für den Northumbria Healthcare Trust könnte dies nicht zutreffender sein. Aber das war nicht immer der Fall. Der Trust trat mit einer Herausforderung an Apogee heran: Die Mitarbeiter des Gesundheitswesens waren über 5000 Quadratkilometer verteilt, und die bisherige Methode der Personalaktenverwaltung war manuell.

Um die Effizienz zu verbessern und die Flexibilität zu erhöhen, haben wir ein bahnbrechendes digitales HR-System eingeführt. Dieses System verbesserte die Dokumentenkontrolle, erhöhte die Flexibilität und sorgte dafür, dass die Dokumente in einem einzigen System bleiben.

Das erste Projekt war so erfolgreich, dass der Trust es wieder aufnahm. Diesmal bat man uns, digitalisierte Formulare zur Bewertung von Schwangerschaftsrisiken einzusetzen. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems entwickelten wir ein elektronisches Formular, das es dem Trust ermöglichte, Diskussionen und Vereinbarungen mühelos nachzuvollziehen. Heute profitiert der Trust von einer besseren Übersichtlichkeit, einer automatisierten Dokumentenspeicherung, einem standardisierten Bewertungsworkflow und vielem mehr.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Apogee diese E-Formulare mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems zum Leben erweckt hat, sehen Sie sich unser Webinar an oder kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.