Was ist eine Telefonanlage (PBX)?

Was ist eine Geschäftstelefonanlage?

Eine Geschäftstelefonanlage ist eine Telefonanlage mit mehreren Leitungen, die in einem professionellen Umfeld zum Einsatz kommt. Wenn Sie in Ihren Büroräumen über mehr als ein Telefon verfügen, nutzen Sie wahrscheinlich eine Art Geschäftstelefonanlage, um eingehende Anrufe zu verwalten.

Da analoge Telefonanlagen immer höhere Telefonrechnungen verursachen, sind in den letzten Jahrzehnten effizientere digitale Lösungen auf den Markt gekommen. Digitale Geschäftstelefonanlagen haben die Möglichkeiten der Kommunikation erweitert – zusätzliche Funktionen wie individuelle Begrüßungsansagen und virtuelle Empfangsmitarbeiter tragen dazu bei, ein positiveres und nahtloseres Erlebnis für Klienten, Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen zu schaffen.

Was ist eine PBX-Telefonanlage?

Eine PBX (Private Branch Exchange), also eine Telefonanlage, ist ein wesentlicher Bestandteil einer geschäftlichen Telefonanlage: Es handelt sich im Wesentlichen um ein privates Netzwerk, das zur Organisation interner und externer Anrufe dient, unabhängig davon, ob Sie analoge, ISDN- oder VoIP-Kanäle nutzen.

Es weist den angeschlossenen Geräten eine IP-Adresse und einen ausgehenden Kanal zu und ermöglicht so interne und externe Anrufe, die Weiterleitung von Anrufen und Ähnliches. Die digitale Transformation hat zudem dazu geführt, dass PBX-Telefonanlagen immer ausgefeilter geworden sind – Sie benötigen lediglich eine gute Internetverbindung, und schon verfügen Sie über eine umfassende und unbegrenzt skalierbare Lösung für die Unternehmenskommunikation.

Herkömmliche Telefonanlage vs. gehostete Telefonanlage

Es gibt zwei Haupttypen von Telefonanlagen: herkömmliche Telefonanlagen und gehostete Telefonanlagen.

Vielleicht denken Sie zunächst an eine herkömmliche Telefonanlage – diese bietet zwar nur eine begrenzte Anzahl von Telefonanschlüssen (Trunks), erfordert jedoch Hardware vor Ort, für die das Unternehmen Platz bereitstellen muss. Diese Option kommt nur in Betracht, wenn Sie über ausreichend große Büroräume verfügen, um die entsprechende Technik unterzubringen.

Heutzutage kann die Verwaltung herkömmlicher Telefonanlagen schwierig sein:

• Dies kann kostspielig sein; Sie benötigen erfahrene Administratoren für die Einrichtung, und für eventuell erforderliche Reparaturen sind Sie selbst verantwortlich.
• Herkömmliche Telefonanlagen sind zudem aus Sicht der Sicht der Cybersicherheit, da jeder, der Zugang zu Ihren Büroräumen hat, auch darauf zugreifen kann.

Doch was versteht man unter einer gehosteten PBX?

Bei einer gehosteten Telefonanlage müssen Sie sich keine Gedanken über die Unterbringung, Installation, Reparatur oder Aktualisierung Ihrer Telefonanlage machen – Ihr Hosting-Anbieter kümmert sich um all dies für Sie, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, das System optimal für Ihre Zwecke zu nutzen. Dank unbegrenzter Amtsleitungen und Integrationsmöglichkeiten können Sie Ihre Telefonanlage ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Cloud-basiertes Arbeiten ermöglicht es Ihren Mitarbeitern zudem, ihre Arbeit von jedem Ort der Welt aus zu erledigen, sofern sie über ein Gerät mit Internetverbindung verfügen.

Wie funktioniert eine gehostete PBX?

Eine gehostete PBX lässt sich einfach einrichten und betreiben. Sie lässt sich nahtlos mit der VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) verbinden, wodurch Telefonate über das Internet statt über herkömmliche Telefonnetze abgewickelt werden können.

Anrufe von externen Unternehmen werden über die VoIP-Software Ihres Hosting-Anbieters und über das Internet an die Telefone Ihres Unternehmens weitergeleitet – bei einer herkömmlichen Telefonanlage müssten sie zusätzlich zunächst die Hardware vor Ort durchlaufen, was bedeutet, dass Sie darauf angewiesen sind, dass diese Hardware ordnungsgemäß funktioniert, damit die Anrufe durchkommen.

Alle Nutzer erhalten vor der Inbetriebnahme der Telefonanlage eine Durchwahl, damit sie sich mit der Software vertraut machen können. Anschließend werden die geschäftlichen Telefonnummern vom Altsystem auf das gehostete System übertragen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Es können beliebige Geräte angeschlossen werden – von Mobiltelefonen bis hin zu Desktop-Browsern –, sodass sich alles problemlos verwalten lässt.

Funktionen einer Telefonanlage

Die gehostete Telefonanlage bietet eine Vielzahl hervorragender Funktionen, aus denen Sie frei wählen können, um den Nutzen für Ihr Unternehmen so groß wie möglich zu gestalten.

Hier sind die 10 besten Funktionen von PBX:

1. Anrufweiterleitungen. Sie können Anrufe einfach und schnell zwischen Benutzern weiterleiten, ohne dass die Gefahr besteht, dass die Verbindung unterbrochen wird oder Anrufe verloren gehen, was zu einem reibungslosen Kundenservice beiträgt.
2. Anrufverwaltung. Sie können Anrufe entsprechend Ihren individuellen Anforderungen zulassen oder einschränken – wenn Ihr Büro beispielsweise von 9 bis 17 Uhr geöffnet ist, können Sie eine Abwesenheitsfunktion einrichten, sodass Anrufe, die zu anderen Zeiten eingehen, zurückgewiesen werden.
3. Anrufbeantworter. Falls niemand ans Telefon gehen kann, können Sie Anrufer dazu auffordern, eine Nachricht zu hinterlassen – so verhindern Sie, dass wichtige geschäftliche Angelegenheiten unter den Tisch fallen.
4. Anrufaufzeichnung. Dies eignet sich hervorragend für Schulungs- und Überwachungszwecke, bietet aber auch einen zusätzlichen Schutz, da es dazu beiträgt, größere Missverständnisse mit Kunden oder Auftraggebern zu vermeiden oder zu klären. Dies kann ein wichtiger Bestandteil Ihres Dokumentenmanagement Architektur.
5. Interaktive Sprachmenüs (IVRs). Mit dieser Funktion können Sie eine Vielzahl von Optionen auf leicht verständliche Weise darstellen, sodass Anrufer stets an das zuständige Team weitergeleitet werden, das ihre Anfragen bearbeiten kann.