Was Sie von einem Managed Service Provider erwarten können

Was ist ein Managed Service Provider?

Ein Managed Service Provider ist ein Unternehmen, das auf proaktiver Basis die Auslagerung von Verwaltungsaufgaben und -funktionen und eine strategische Methode zur Verbesserung des Betriebs und zur Kontrolle der Geschäftskosten übernimmt.

Das Geschäftsmodell der Managed Services unterscheidet sich von anderen Arten von Vertriebsunternehmen, wie z.B. Value-Added Resellers (VARs). Anbieter von verwalteten Diensten verwenden in der Regel eine Reihe unterschiedlicher Preismodelle, z. B. pro Gerät, pro Benutzer oder Pauschalpreise, wobei die Verantwortlichkeiten im Rahmen von Service Level Agreements (SLAs) vertraglich festgelegt werden.

Managed Print Service (MPS)-Anbieter sind Unternehmen, die alle Aspekte der Dokumenteninfrastruktur eines Unternehmens verwalten, einschließlich Druckern, Scannern, Faxgeräten, Kopierern, Software und allen Supportleistungen. In der Regel wird eine Mischung aus Hardware, Software und Service in vertraglichen SLA-Vereinbarungen gebündelt, um die Verantwortung und Verwaltung der Dokumentenumgebung einem speziellen Anbieter zu übertragen. Der Managed Service Provider nutzt eine Mischung aus Fernwartung und Außendienst, um die Dokumententechnologie zu warten, wobei verschiedene andere Fachabteilungen für bestimmte Aspekte des Service zuständig sind.

Was Sie von einem Managed Service Provider erwarten können.

Unternehmen, die mit einem Managed Service Provider zusammenarbeiten, haben je nach Art und Umfang der Servicebereitstellung unterschiedliche Erwartungen, können aber in der Regel verschiedene vertragliche Verpflichtungen eingehen:

• Service-Levels

• Unterstützungsstufen

• Betriebszeit des Geräts

• Aufgaben in der Buchhaltung und Verwaltung

• Routinemäßige technologische Aktualisierungen

• Backup und Geschäftskontinuität

• Kontinuierliche Entwicklung

Die Anbieter von Managed Print Services erbringen ihre Dienstleistungen gemäß den vertraglich vereinbarten SLAs, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden können. Die Reaktionszeiten des Services, die Häufigkeit von Support- oder vorbeugenden Wartungsbesuchen und viele andere wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) werden im Voraus vereinbart und in den SLAs vertraglich festgehalten, damit die Kunden genau wissen, was sie von dem Service erhalten und wie sie davon profitieren.

Die Leistung des Dienstes wird von den Kundenbetreuern kontinuierlich überwacht, bewertet und berichtet, so dass beide Parteien wissen, ob die SLAs eingehalten werden und wie der Dienst angepasst werden kann, um die Organisation in Zukunft besser zu unterstützen.

Wenn ein Aspekt des Dienstes geändert werden muss - wie z.B. das Hinzufügen zusätzlicher Druckgeräte zum Vertrag, die Konfiguration neuer Software für die Druckinfrastruktur oder die Anpassung des benötigten Supports - dann wird dies in der Regel von Kundenbetreuern oder Kundendienstteams erledigt. Die meisten Managed Service-Verträge sind flexibel genug, um bei Bedarf aktualisiert zu werden.

Aspekte eines verwalteten Druckdienstes

Managed Print Services können verschiedene Mehrwertverfahren kombinieren, um ein komplettes End-to-End-Angebot zu liefern, von Druck-Audits und Bewertungen bis hin zur Implementierung und proaktiven Verwaltung. Es ist wichtig, dass Sie den wahren Umfang und Wert des verwalteten Dienstes verstehen und wissen, wie sich damit verbundene Dokumententechnologien und -praktiken auf den verwalteten Dienst auswirken können.

Ein verwalteter Druckservice umfasst in der Regel die folgenden verschiedenen Geschäftspraktiken und Fachabteilungen:

• Fernunterstützung

• Unterstützung vor Ort

• Kundenbetreuung

• Professionelle Dienstleistungen

• Kontoführung

• Projektleitung

• Kundenschulung

• Rechnungen/Finanzen

• Ausgelagerte Dokumentendienste

Die folgende Grafik veranschaulicht die verschiedenen Bereiche von Softwarelösungen, die Professional Services im Rahmen von Managed Print Services anbieten können. Die Tatsache, dass in jedem Softwarebereich zahlreiche Marken zur Auswahl stehen, zeigt, welchen Mehrwert ein Managed Service Provider einem Unternehmen bieten kann, wenn er Zugang zu einer so großen Vielfalt an Unternehmenslösungen hat und diese anbieten kann.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider

Der Einsatz von Managed Services ist ein effizienter Weg, um technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben, Zugang zu Fachkenntnissen zu haben und Probleme in Bezug auf Kosten, Servicequalität und Risiken zu lösen.

Durch die Optimierung der Dokumenteninfrastruktur können Unternehmen Geld sparen, weniger Papierabfall produzieren und ihre Effizienz steigern. Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider:

Sicherheit

Im digitalen Zeitalter, in dem wir leben und arbeiten, ist es erstaunlich, wie viele Unternehmen immer noch keine effektive Kontrolle über die Dokumentensicherheit, ihre Daten und Multifunktionsgeräte (MFDs) haben. Die Druckumgebung spielt eine wichtige Rolle für die Sicherheit der Informationen eines Unternehmens.

Die meisten Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass alle gedruckten, kopierten, gefaxten oder gescannten Dokumente auf der Festplatte eines Geräts gespeichert werden, und was noch schlimmer ist, was mit dieser Festplatte (HDD) passiert, wenn das Gerät ersetzt wird. Ein etablierter Anbieter von Managed Services wird zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen empfehlen, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen und auf die Einhaltung der GDPR hinzuarbeiten.

Grünes Drucken

Die Verringerung der Umweltbelastung durch Ihre Druckfunktion hilft nicht nur der Umwelt, sondern kann auch übermäßige Kosten reduzieren, die Effizienz verbessern und die Datensicherheit erhöhen.

Untersuchungen haben ergeben, dass Benutzer häufig versehentlich Druckaufträge senden oder zu viele Kopien drucken. Aufträge werden aufgegeben, wenn die Drucker kein Papier mehr haben und die Benutzer sie woanders drucken. Wenn das Papierfach nachgefüllt wird, wird der nun unerwünschte Auftrag gedruckt, wodurch mehr Abfall entsteht. Ohne Einschränkungen werden auch große Druckaufträge an kleine, teure Drucker gesendet, was zu hohen Kosten pro Seite führt.

Managed Service Provider können Ihnen dabei helfen, die richtigen Hardware- und Softwarelösungen zu finden, um das Drucken umweltfreundlicher zu gestalten und Abfall oder Missbrauch zu reduzieren, Bereiche für die Rationalisierung von Dokumentenressourcen zu identifizieren und Regeln und Beschränkungen für das Drucken nach bewährten Verfahren durchzusetzen.

Optimieren Sie die Effizienz

Durch die Bewertung von Dokumenten werden verschwenderische Praktiken in Ihrem Unternehmen sofort erkannt und Sie können sich auf die Umsetzung von Änderungen konzentrieren, um diese zu verbessern. Zu viele Unternehmen verschwenden immer noch wertvolle Zeit mit der Bearbeitung von Dokumenten, die durch einen einfachen Prozess oder sogar eine Cloud-basierte Dokumentenverwaltungslösung ersetzt werden könnte, die den Umgang mit physischen Dokumenten vollständig überflüssig macht.

Durch die Kombination der neuesten Software mit erstklassiger Hardware können Managed Service Provider Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter eine bessere Kostenkontrolle, weniger Abfall und einen innovativen Ansatz, der zu einer effizienteren Philosophie führt.

Kostenkontrolle

Mit einem verwalteten Druckservice hat Ihr Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Druckausgaben und weiß genau, wie viel jede Seite beim Drucken, Kopieren oder Scannen kostet. Es wird allgemein berichtet, dass Unternehmen mit MPS-Lösungen bis zu 40 % aller dokumentenbezogenen Aktivitäten einsparen können.

Druckverwaltungssoftware kann dazu beitragen, Abfall zu minimieren und Ausgaben zu senken, während sie gleichzeitig eine zentrale Kontrolle über das Drucken und Kopieren ermöglicht. Durch die Einführung und Durchsetzung flexibler Druckrichtlinien, mit denen eingeschränkt werden kann, wer was druckt, und durch die automatische Weiterleitung von Druckaufträgen an kostengünstigere Geräte können Sie Ihre Druckkosten erheblich senken. Außerdem können Sie Regeln für Abteilungen oder Dokumenttypen festlegen, wenn Druckaufträge an Geräte mit bestimmten Endverarbeitungsoptionen oder höherer Qualität gesendet werden sollen.

3 Fragen an einen Anbieter von Managed Services

Bei der Auswahl eines Managed Service Providers gibt es zweifellos zahlreiche unternehmensspezifische Fragen, die Sie sich stellen sollten, um herauszufinden, welcher Anbieter am besten für Ihr Unternehmen und Ihre Dokumentenanforderungen geeignet ist. Es ist auch wichtig, die wichtigsten gemeinsamen Kriterien zu verstehen und zu vergleichen, um zu entscheiden, welches Unternehmen die besten Referenzen, Werte und Geschäftspraktiken aufweist. Hier sind 5 Fragen, die Sie potenziellen Managed Service-Anbietern stellen sollten.

1. Akkreditierung/Zertifizierung

Jeder Managed Service Provider, der sein Geld wert ist, sollte über verschiedene Zertifizierungen verfügen, die von externen Stellen vergeben werden und die Qualität und ethischen Geschäftspraktiken des Unternehmens bewerten. Zu den Akkreditierungen können gehören: ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, Cyber Essentials oder Safecontractor. Wenn ein potenzieller Dienstleister keine ausreichenden Industriestandards nachweisen kann, sollten Sie in Erwägung ziehen, mit anderen Organisationen zu sprechen.

2. Partnerschaften oder Selbständigkeit

Eine wichtige Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, welche Partnerschaften der Managed Service Provider mit OEMs oder Softwareanbietern unterhält. Typischerweise werden Unternehmen als Hersteller, Monomarken-, Mehrmarken- oder unabhängige Managed Service Provider bezeichnet - je nachdem, wie viele verschiedene Lösungen sie anbieten können.

Wenn Sie einen Hersteller, einen Monomarken- oder sogar einen Multimarken-Anbieter für Managed Print in Betracht ziehen, dann sind Sie in der Anzahl der Lösungen, die dieser anbieten kann, eingeschränkt. Dies schränkt die möglichen Angebote für Ihr Unternehmen ein und bedeutet, dass die Kombinationen aus Software, Hardware oder Support-Services möglicherweise nicht die besten ihrer Klasse, die besten ihrer Art oder die idealsten verfügbaren sind.

Unabhängige Dienstleister haben Zugang zum gesamten Markt und stellen die perfekte Mischung aus Dokumententechnologie und Dienstleistungen zusammen, um die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

3. Kontingente

Egal wie zuverlässig ein Dienst ist, es gibt Zeiten, in denen Unterbrechungen unvermeidlich sind. Es ist wichtig, dass Sie wissen, welche Maßnahmen Ihr Managed Service Provider ergriffen hat, um das Risiko zu minimieren und Ihr Unternehmen dabei zu unterstützen, wichtige Verfahren wie das Drucken in Notzeiten aufrechtzuerhalten.

Managed Print Companies, die über die normalen Serviceverfahren hinaus zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen anbieten, können für Unternehmen eine sehr attraktive Option sein. Dazu können Outsourcing-Kapazitäten oder Disaster Recovery-Einrichtungen gehören.

Die Gewissheit, dass die Produktion von Dokumenten an spezielle Einrichtungen ausgelagert werden kann oder dass die Mitarbeiter die Dokumente sogar direkt an spezielle DR-Standorte bringen können, kann für zukunftsorientierte Unternehmen den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Ein Managed Service Provider für Ihr Unternehmen

Nimmt Ihr Unternehmen derzeit einen Managed Service Provider in Anspruch, der sich um alle Aufgaben Ihrer Druck- und Dokumenteninfrastruktur kümmert?

Die Vorteile der Inanspruchnahme eines Managed Services-Anbieters sind attraktiv und es gibt kaum ein Unternehmen, das nicht von einem spezialisierten Anbieter profitiert, der sich um ein Kerngeschäft wie den Druck kümmert.

Wenn Sie mehr über Managed Print Services erfahren möchten oder darüber, wie Apogee Ihrem Unternehmen helfen kann, seine Leistung zu optimieren, dann sprechen Sie noch heute mit unserem Strategic Accounts Team, indem Sie das untenstehende Kontaktformular ausfüllen.