Was sind die Vorteile digitaler HR-Informationssysteme?

HR-Teams stehen unabhängig von der Branche vor vielen gleichen Herausforderungen. Zunächst einmal bereitet es Kopfzerbrechen, riesige Mengen von Papierunterlagen zu speichern. Und dann ist da noch die komplizierte Einhaltung von Vorschriften. Papier kann schwierig und ineffizient zu verwalten sein. Ganz zu schweigen davon, dass es kostspielig und nicht sehr umweltfreundlich ist.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit diesen Problemen konfrontiert sind, ist es an der Zeit, über die Digitalisierung Ihrer Systeme nachzudenken.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die häufigsten Probleme vor, mit denen Personalabteilungen konfrontiert sind, und zeigen Ihnen, wie digitale HR-Informationssysteme bei der Lösung dieser Probleme helfen können.

Die wichtigsten Herausforderungen für die Personalabteilungen

Zugänglichkeit von Informationen

Wenn Ihre Unterlagen in Papierform vorliegen, kann es eine Herausforderung sein, Dokumente zu finden, wenn Sie sie brauchen. Unter diesen Bedingungen ist die Informationsverwaltung bestenfalls ineffizient. Im schlimmsten Fall ist sie ineffektiv. Während Sie das Alltägliche verwalten, konzentrieren Sie sich nicht darauf, das Geschäft voranzutreiben.

Fehlender Zugang zu hochwertigen Informationen könnte Sie daran hindern, mit den sich entwickelnden Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes Schritt zu halten.

Aufbewahrung von Unterlagen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen variieren von einer Aufzeichnungsart zur anderen. Außerdem gibt es für bestimmte Branchen unterschiedliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen. Es ist eine komplexe Aufgabe, den Überblick zu behalten:

• Aufbewahrungsfristen
• Datenspeicherung
• und Löschvorgänge

Aber die Folgen einer Nichteinhaltung können kostspielig sein und Ihren Ruf schädigen.

Wenn Sie Unterlagen in Papierform aufbewahren, ist es schwieriger, einen Prüfpfad für die gesammelten Daten und deren Verwendung zu erstellen. Und sollte ein Datensatz aktualisiert werden, um z.B. Gesundheitsinformationen aufzunehmen, könnte sich sein Aufbewahrungsstatus ändern. Bei der Aufbewahrung von Papierunterlagen ist es unglaublich schwierig, den Überblick zu behalten.

Compliance

Probleme mit der Aufbewahrung von Aufzeichnungen ziehen Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften nach sich. Wo und wie bewahren Sie die Unterlagen auf, die Sie aufbewahren müssen, um die Einhaltung der DSGVO, der Datenschutzgesetze und anderer Vorschriften zu gewährleisten? Sind sie ordnungsgemäß gesichert? Wenn jemand archivierte Dateien anfordert, sind Sie dann sicher, dass jedes Dokument verfügbar ist und nach dem gleichen Standard vervollständigt wurde?

HR-Teams, die sich auf papierbasierte Systeme verlassen, können bei der Beantwortung dieser Fragen Schwierigkeiten haben. Die Beantwortung von Auskunftsersuchen kann schwierig sein und die Einhaltung der Compliance-Standards, die mit der Speicherung von Gesundheitsdaten der Mitarbeiter einhergehen, ist möglicherweise nicht möglich.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Lösungen für diese häufigen Probleme werfen. 

Wie digitale HR-Informationssysteme helfen können

Die Digitalisierung Ihrer HR-Systeme kann Sie bei der Bewältigung von Herausforderungen und der Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Erwarten Sie eine sichere Speicherung, eine einfache Einhaltung von Vorschriften und den Zugriff auf Datensätze auf Knopfdruck. Die Mehrheit der Personalleiter, die ihre Dienste in die Cloud verlagert haben, berichten, dass dies ihre Erwartungen in jeder Hinsicht erfüllt oder übertroffen hat.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung und digitaler Systeme für Personalverantwortliche.

Verbesserte Zugänglichkeit

Digitale Dokumente lassen sich leichter nachverfolgen, so dass ein digitalisiertes System dem Verlegen von Unterlagen ein Ende setzt. Es gibt keine Probleme mehr mit der Zugänglichkeit oder stundenlangem Suchen nach Papierdokumenten. Sie haben eine durchsuchbare, zentralisierte Anlaufstelle.

Sicherstellung der Einhaltung

Die Digitalisierung verbessert Ihre Compliance, indem sie Prozesse standardisiert und menschliche Fehler reduziert. Außerdem können digitale Systeme die Aufbewahrungsfristen überwachen und die Benutzer warnen, wenn Dokumente vernichtet werden müssen. Das Tool vereinfacht oder automatisiert viele der kniffligen, aber wichtigen Details, die Sie früher von den übergeordneten Aufgaben abgehalten haben.

Verbesserte Sicherheit

Digitale Akten bieten mehr Sicherheit. Durch die Festlegung von Berechtigungen für digitale Akten beschränken Sie den Zugriff auf autorisierte Mitarbeiter. Sie haben einen automatischen Prüfpfad für den Zugriff auf und die Änderung von Datensätzen, und die Implementierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung ist eine Möglichkeit, wie HR-Informationssysteme Datenverletzungen leichter verhindern und eindämmen können.

Bessere Notfallwiederherstellung

Eine Überschwemmung oder ein Brand ist ein Alptraum, selbst ohne den zusätzlichen Stress durch zerstörte Unterlagen und die Nichteinhaltung von Vorschriften. Digitale HR-Informationssysteme speichern elektronische Sicherungskopien der Originaldokumente. Sie können also sicher sein, dass die Auswirkungen einer Naturkatastrophe auf Ihr Unternehmen minimal sein werden.

HR-Digitalisierung in Aktion im NHS

Apogee hat sichere, zukunftssichere digitale HR-Systeme für mehrere NHS Trusts implementiert .

Aktualisierung der Papierprozesse in Northumbria

Beim Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust führte jeder Vorgesetzte in seiner Abteilung eine Personalakte auf Papier. Der Zugriff des Managements auf die Informationen war kein Problem (bis ein Mitarbeiter die Abteilung wechselte). Aber wenn das zentrale HR-Team Zugriff benötigte, war das eine zeitraubende Aufgabe.

Apogee implementierte ein sicheres digitales HR-System. Jetzt kann die Personalabteilung vertrauliche Daten verwalten, die Abteilungsleiter haben weiterhin einfachen Zugriff und es ist viel einfacher, Mitarbeiterwechsel zu bearbeiten.

Wir haben mehr als 375.000 Dokumente gescannt, und wir haben sie vorschriftsmäßig umgesetzt. Dieser Qualitätsstandard stellt sicher, dass die Dokumente klar und lesbar sind und vor Gericht Bestand haben. Außerdem sind sie sicher und zugänglich.

Der Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust kann sich nun auf eine effiziente, digital gesteuerte Zukunft einstellen. Die Datengenauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften haben sich verbessert und der Trust profitiert von einem der dynamischsten digitalen HR-Systeme, die es gibt.

Implementierung effizienter Arbeitsabläufe in Newcastle

Wir haben außerdem ein digitales Personalinformationssystem im Newcastle Upon Tyne Foundation Trust eingeführt.

Die Einführung effizienter Arbeitsabläufe hat zu enormen Arbeitseinsparungen geführt. In einem Beispiel haben wir das Verfahren für die Beantragung von Studienurlaub mithilfe von eForms rationalisiert. Der Trust bearbeitet jedes Jahr mehr als 4.500 Anträge. Diese Papierformulare mussten früher mehrere Managementebenen durchlaufen, um genehmigt zu werden, und die Absegnung konnte Wochen dauern. Jetzt kann man über das Intranet ganz einfach auf ein eFormular zugreifen, und ein intelligenter Arbeitsablauf leitet es direkt an die richtigen leitenden Angestellten weiter. Nach der Genehmigung wird automatisch eine Fallakte innerhalb des digitalen HR-Systems erstellt.

Die Wahl Ihres Partners für digitale HR-Informationssysteme

Es ist wichtig, den richtigen Partner für das Dokumenten- und Dokumentenmanagement zu wählen. Um Verfahren zu verbessern, brauchen Sie einen Partner, der komplexe Geschäftsprozesse versteht. Er muss auch über die Tools verfügen, um diese Prozesse zu unterstützen und zu verfeinern.

Apogee beginnt alle neuen Beziehungen auf dieselbe Weise. Wir machen uns mit den Prozessen, Zielen und Prioritäten eines Kunden vertraut. Auf diese Weise empfehlen wir nur die kostengünstigsten Lösungen.

Erfolgsbilanz und unabhängige Qualitätsstandards

Apogee ist ein erfahrenes Unternehmen. Wir verfügen über das Wissen und die technische Erfahrung, um Ihre strengen Sicherheitsanforderungen zu erfüllen.

Wir arbeiten nach UKAS-akkreditierten ISO-Qualitäts- und Sicherheitsstandards. Unser Standort ist zweckmäßig eingerichtet und verfügt über einen klimatisierten und feuerfesten Raum für das Datenhosting. Wir halten uns an diese Standards und Sie können sich ganz beruhigt zurücklehnen.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte über das untenstehende Formular.