Wie die Automatisierung von Dokumenten die Effizienz steigern und gleichzeitig das Kundenerlebnis verbessern kann

Unabhängig von der Branche oder dem Sektor, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, wird Ihre Fähigkeit, ein dynamisches Kundenerlebnis zu bieten, stark beeinträchtigt, wenn Sie Ihre Geschäftsunterlagen ineffizient verwalten.

Auch wenn es wie eine Kleinigkeit erscheinen mag, stellen ungenaue Aufzeichnungen und unübersichtliche Ablagesysteme ein großes Hindernis für Ihr Unternehmen dar, da sie zu langsamen Reaktionszeiten und Fehlkommunikation führen und sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Mitarbeiter frustrieren.

Wie können Sie also sicherstellen, dass diese Prozesse effizient und präzise sind? Die Antwort liegt natürlich in der Technologie, die das Risiko menschlicher Fehler minimiert: nämlich die Automatisierung von Dokumenten.

Auch wenn die Automatisierung von Dokumenten nach unbekanntem Terrain klingt, ist es wichtig zu wissen, dass diese Technologie nicht wirklich neu ist. In der Tat haben Unternehmen aus der Automobil-, Fertigungs-, Vertriebs- und Finanzdienstleistungsbranche bereits erhebliche Effizienzsteigerungen in ihren Abläufen erzielt, ebenso wie öffentliche Einrichtungen aus dem Gesundheits-, Bildungs- und Regierungssektor.

Aber was genau meinen wir mit "Effizienz"? Nun, die Technologie zur Automatisierung von Dokumenten reduziert nicht nur die Fehlerquote in diesen Unternehmen um durchschnittlich 95%, sondern auch die Gesamtbearbeitungszeit um 85% - mit einem Dominoeffekt auf die damit verbundenen Bearbeitungskosten, die um bis zu 65% gesunken sind.

Diese Statistiken zeichnen ein klares Bild, und da diese Technologie Fehler fast überall minimiert, können Unternehmen ihre Kundenerlebnisse präsenter und präziser gestalten - denn die Mitarbeiter haben jetzt bei Bedarf einfachen Zugriff auf aktuelle Informationen. Die Umwandlung der Dokumentenverarbeitung in einen automatischen Prozess bedeutet auch, dass Unternehmen mehr Wert für ihre Mitarbeiterstunden erhalten, anstatt Gehälter für langsame, ungenaue und offen gesagt wenig lohnende manuelle Prozesse zu zahlen.

Aber wie funktioniert die Technologie zur Automatisierung von Dokumenten eigentlich?

Auch wenn es je nach Anbieter einige Variationen in Bezug auf Umfang und Methode gibt, ist die Technologie zur Automatisierung von Dokumenten im Wesentlichen eine natürliche Weiterentwicklung der Digitalisierung, d. h. der Umwandlung physischer Dokumente in digitale Dateien durch Scannen. Im Mittelpunkt steht dabei die Software "Digital Capture", die in der Lage ist, wichtige Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren, während sie diese scannt.

Nehmen wir als Beispiel eine normale Rechnung. Beim Scannen identifiziert, isoliert und extrahiert diese Software Schlüsseldaten wie den Namen des Lieferanten, Artikel, Mengen, Stückkosten usw. - mit der Technologie zur Automatisierung von Dokumenten, die diese Informationen in Ihr bestehendes digitales Ablagesystem hochlädt, damit Ihre Administratoren sie prüfen und genehmigen können.

Dies ist natürlich von unschätzbarem Wert, wenn Ihr Unternehmen täglich viele Rechnungen bearbeitet, da die manuelle Bearbeitung jeder einzelnen Rechnung viel Zeit in Anspruch nimmt - während sich durch die Automatisierung mögliche Stunden der manuellen Dateneingabe auf wenige Minuten reduzieren lassen.

Aber so wie Rechnungen nicht die einzige papierbasierte Korrespondenz sind, die an Sie geschickt wird, kann sich die Automatisierung von Dokumenten an alle Arten von Dokumententypen anpassen. Bedenken Sie, wie viele Papierformulare Sie täglich erhalten, die alle verarbeitet und in Ihrer Unternehmensdatenbank erfasst werden müssen.

Stellen Sie sich nun vor, dass jedes einzelne dieser eingehenden Dokumente bei seinem Eintreffen in einer digitalen Poststelle gescannt wird, wobei alle relevanten Daten erfasst und in Ihre gemeinsame Unternehmensdatenbank hochgeladen werden. Nach der manuellen Überprüfung verteilt die Technologie zur Dokumentenautomatisierung diese Daten sofort an die entsprechenden Ordner und Adressaten. So sind Ihre Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand und haben absolut korrekte Informationen zur Hand - und das alles in Minutenschnelle und mit nur einem Tastendruck.

Mit einer sich ständig aktualisierenden Datenbank, auf die Sie zurückgreifen können, haben Ihre Mitarbeiter alles, was sie brauchen, um eine reaktionsschnelle und persönliche Kundenerfahrung zu bieten - eine Währung, die in einem zunehmend digitalen Zeitalter, in dem persönliche Bequemlichkeit fast an erster Stelle steht, sehr geschätzt wird. Wenn Sie sich dies zunutze machen, kann Ihr Unternehmen nicht nur einen guten Ruf für einen guten Kundenservice aufbauen, sondern auch dafür sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter sicher, kompetent und effektiv fühlen.

Letztendlich müssen Unternehmen - wie bei jeder Technologie - die Eignung der Technologie für ihre Situation bewerten, bevor sie eine finanzielle Verpflichtung eingehen. Es lässt sich jedoch nicht leugnen, dass die potenziellen Vorteile der Technologie zur Automatisierung von Dokumenten beträchtlich sind - und es Unternehmen ermöglichen werden, sich in einem sich ständig verändernden modernen Markt zu differenzieren.

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