Dies ist ein umfassender Leitfaden zur Geschäftsprozessautomatisierung - was ist das, wie funktioniert es und warum ist es wichtig? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Ausführung wiederkehrender Aufgaben oder Prozesse in einem Unternehmen, wodurch der manuelle Aufwand minimiert wird. Durch die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe sparen Unternehmen Zeit, senken die Kosten und verbessern die Genauigkeit, so dass sich ihre Teams auf strategischere Initiativen konzentrieren können.
BPA umfasst die Analyse bestehender Arbeitsabläufe, die Identifizierung von Ineffizienzen und den Einsatz von Software und Technologien, um schlanke, optimierte Prozesse zu schaffen. Zu den Zielen gehören die Steigerung der betrieblichen Effizienz, die Verringerung menschlicher Fehler, die Sicherstellung der Compliance und die Unterstützung der Skalierbarkeit über verschiedene Branchen hinweg.
In diesem Leitfaden werden wir die Business Prozessautomatisierung im Detail, wie es funktioniert, welche Prozesse sich für die Automatisierung eignen und warum es für Unternehmen in der modernen Landschaft unerlässlich ist. Am Ende werden Sie verstehen, wie BPA Ihre Abläufe verändern kann und wie Apogee Sie dabei unterstützen kann.
Zu einem Abschnitt springen:
BPA lässt sich branchenübergreifend auf eine breite Palette von Aufgaben anwenden, von einfachen Verwaltungsfunktionen bis hin zu komplexeren, branchenspezifischen Arbeitsabläufen. Konkrete Beispiele helfen den Unternehmen zu erkennen, wie BPA ihren Betrieb unterstützen kann.
Bestimmte Prozesse eignen sich universell für die Automatisierung, was sie zu einem hervorragenden Ausgangspunkt für Unternehmen macht, die BPA erforschen:
Zusätzlich zu den universellen Anwendungen kann BPA auch spezielle Herausforderungen in bestimmten Branchen bewältigen:
Anhand dieser Beispiele können sich Unternehmen besser vorstellen, wie BPA ihren Betrieb revolutionieren könnte.
Um zu verstehen, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen funktioniert, müssen Sie sowohl die theoretischen Grundlagen als auch die praktischen Methoden erforschen, mit denen Unternehmen sie umsetzen. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Einblick in die wichtigsten Prinzipien hinter BPA und die Technologien, die sie zum Leben erwecken.
Im Kern geht es bei der Geschäftsprozessautomatisierung um die Rationalisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben. Es beginnt mit einer Prozessabbildung, bei der jeder Schritt eines Arbeitsablaufs auf Ineffizienzen oder Redundanzen untersucht wird.
Zu den wichtigsten Prinzipien gehören:
Ein Unternehmen, das jeden Monat Hunderte von Rechnungen bearbeitet, könnte beispielsweise die manuelle Dateneingabe als zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe betrachten. BPA löst dieses Problem durch die Implementierung von automatisierte Tools wie die Rechnungsverarbeitung die Daten extrahieren, validieren und verarbeiten und so die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen.
Nachdem Sie die Prinzipien von BPA verstanden haben, ist der nächste Schritt die Auswahl der richtigen Tools und Technologien. Diese Innovationen ermöglichen es Unternehmen, Aufgaben effektiv zu automatisieren und ihre operativen Ziele zu erreichen.
Zu den gängigen Tools gehören:
Im Einzelhandel kann maschinelles Lernen beispielsweise die Lagerbestände durch die Analyse von Verkaufstrends und die Vorhersage der Nachfrage optimieren, während im Finanzwesen RPA Genehmigungsworkflows für eine schnellere Kreditbearbeitung automatisieren kann.
Die Vorteile von BPA gehen über die reine Zeitersparnis hinaus. Sie helfen Unternehmen, effizienter zu arbeiten, effektiv zu skalieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Folgenden gehen wir auf diese Vorteile im Detail ein und unterteilen sie in Schlüsselbereiche mit klaren Erklärungen.
Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben reduziert den Zeitaufwand für manuelle Prozesse und ermöglicht es den Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Durch die Automatisierung der Rechnungsfreigabe entfällt beispielsweise die Notwendigkeit, ständig E-Mails nachzufordern, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht und den Mitarbeitern mehr Zeit für Innovation und Kundenkontakt lässt. Diese verbesserte Effizienz führt zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf und höherer Produktivität in allen Teams.
BPA minimiert die Betriebskosten, indem es den Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert. Die Automatisierung von Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Dateneingabe und Bestandsverwaltung kann erhebliche Arbeitskosten einsparen und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler verringern. Darüber hinaus decken Automatisierungstools häufig Ineffizienzen in bestehenden Arbeitsabläufen auf und ermöglichen so weitere Kostensenkungen. Im Laufe der Zeit summieren sich diese Einsparungen zu einer erheblichen Investitionsrendite.
Menschliche Fehler bei manuellen Prozessen, wie z. B. Fehler bei der Dateneingabe oder verpasste Fristen, können kostspielige Folgen haben. Die Automatisierung eliminiert dieses Risiko, indem sie für Konsistenz und Präzision bei der Ausführung von Aufgaben sorgt. So können automatisierte Systeme beispielsweise Daten in Echtzeit validieren und abgleichen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Das Ergebnis sind nicht nur fehlerfreie Arbeitsabläufe, sondern auch ein größeres Vertrauen in die Genauigkeit der Ergebnisse.
Die manuelle Skalierung von Abläufen erfordert häufig die Einstellung von mehr Personal und die Aufstockung von Ressourcen, was kostspielig und zeitaufwendig sein kann. Mit BPA können Unternehmen ein höheres Arbeitsaufkommen ohne zusätzliche Kosten bewältigen. Ein automatisiertes Kundensupportsystem kann zum Beispiel Hunderte von Anfragen gleichzeitig bearbeiten, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist. Dank dieser nahtlosen Skalierbarkeit können Unternehmen wachsen, ohne dass es zu Engpässen kommt, die oft mit einer Expansion verbunden sind.
Die Einhaltung von Branchenvorschriften kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen, die große Mengen an sensiblen Daten verarbeiten. BPA-Tools sorgen für detaillierte Prüfpfade, standardisieren Prozesse und stellen sicher, dass die Aufgaben den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Im Finanzwesen beispielsweise kann BPA automatisch Compliance-Berichte mit genauen Daten erstellen und so das Risiko von Strafen oder Rufschädigung verringern.
Der Bedarf an Effizienz, Anpassungsfähigkeit und Ausfallsicherheit war noch nie so groß wie heute. Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet eine Lösung für diese Herausforderungen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu modernisieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Hier erfahren Sie, warum BPA im aktuellen Klima besonders wichtig ist:
So verbessert BPA beispielsweise die Auftragsabwicklung durch die Automatisierung von Genehmigungen und die Verfolgung von Sendungen, wodurch Verzögerungen reduziert und die Kundenzufriedenheit verbessert werden.
Das Fachwissen von Apogee im Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu modernisieren, Kosten zu senken und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. Ob automatisierte Rechnungsverarbeitung oder Digitalisierung von Dokumenten - die maßgeschneiderten Lösungen von Apogee rationalisieren die Abläufe und verbessern die Effizienz.
Apogee bietet mehr als nur Technologie - sie bieten einen kompletten Service, der eine nahtlose Implementierung und laufende Optimierung gewährleistet. Die wichtigsten Vorteile sind:
Durch eine Partnerschaft mit Apogee können Unternehmen die Vorteile der Automatisierung nutzen und so sicherstellen, dass sie für ein nachhaltiges Wachstum gut positioniert sind.
Kontaktieren Sie Apogee noch heute, um zu erfahren, wie die BPA-Lösungen von Apogee Ihren Betrieb verändern können.
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Carl hat den größten Teil seines Berufslebens in der Technologie- und Managed-Services-Branche verbracht und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Leitung direkter und indirekter Vertriebsteams sowohl im B2B- als auch im B2C-Markt.
Carl setzt sich leidenschaftlich für persönliche Entwicklung, arbeitsbezogenes Lernen und Coaching ein. All diese Themen sind für Apogee von entscheidender Bedeutung, da wir in die Entwicklung unserer Fähigkeiten und Effektivität in diesem Bereich investieren. Er hat einen Master-Abschluss in der Leitung von Vertriebsumwandlungen und kann auf eine Erfolgsbilanz bei der Implementierung und Verbesserung von Programmen verweisen, die die Vertriebsleistung und letztlich das Wachstum des Marktanteils fördern.
Bevor er zu Apogee kam, war er Director of Client Development für Europa und Asien bei ACA Europe, einem führenden Anbieter von Beratungsdienstleistungen und Technologielösungen in den Bereichen Governance, Risiko und Compliance. Zuvor war er als UK Board Director bei Toshiba TEC für die indirekten und direkten Vertriebskanäle in Großbritannien und Irland verantwortlich. Bevor er zu Toshiba kam, hatte er leitende Funktionen in den Bereichen Marketing, IT-Entwicklung und Vertriebsmanagement bei Ricoh inne.
Chief Information OfficerSimon Green ist dynamisch und ergebnisorientiert. Er verfügt über einen MBA-Abschluss und verfolgt einen strategischen Ansatz für eine erfolgreiche IS-Transformation, indem er „kostengerechte“ und „wertschöpfende“ ICT-Lösungen liefert.
Simon hat dazu beigetragen, Unternehmen zu verändern, indem er Hochleistungsteams aufbaute, Menschen durch Veränderungen führte und komplexe IT verständlich und umsetzbar machte.
Chief People OfficerMarion Brooks ist eine erfahrene und anpassungsfähige HR-Führungskraft, deren HR-Karriere sich über 25 Jahre erstreckt. Marion war sowohl in Großbritannien als auch international tätig und hatte zuvor leitende Positionen im Personalwesen im Einzelhandel, im Maschinenbau und im Technologiesektor inne.
In ihrer Funktion als Leiterin der Abteilung People & Culture ist Marion für die Entwicklung und Umsetzung der Personalstrategie verantwortlich, die die Vision und Strategie des Unternehmens unterstützt, insbesondere in den Bereichen Nachfolgeplanung, Talentmanagement, Change Management, Organisations- und Leistungsmanagement, Schulung und Entwicklung sowie Vergütung.
Marion treibt auch die Unternehmenskultur voran, indem sie sie kultiviert und fördert, indem sie ein Umfeld schafft, das Integrität, Vielfalt, Inklusivität, Agilität, Wohlbefinden und offene Kommunikation begünstigt.
Wenn sie nicht arbeitet, verbringt Marion die meiste Zeit mit ihrer Familie. Seit kurzem ist sie auch Mitglied eines lokalen Frauen-Cricket-Teams und genießt es, zu schlagen und das Wicket zu halten.
Julian verfügt über mehr als 8 Jahre an unschätzbarem Wissen, nachdem er 2013 als Pre-Sales Consultant zu Apogee gekommen ist. Er spiegelt Apogees eigenen Wachstumsweg wider und hat sich in dieser Rolle weiterentwickelt, um 2021 dem Apogee ELT beizutreten. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus allen Sektoren und hilft dabei, Möglichkeiten für Wachstum und Innovation durch digitale Transformation zu identifizieren.
Julians unternehmerisches Denken und seine Erfahrung bei der Entwicklung von Lösungen in Verbindung mit seiner Fähigkeit, Kunden den wahren Wert von Professional Services aufzuzeigen, hat in den letzten Jahren einen enormen Erfolg bei unseren Kunden bewirkt. Er ist sowohl bei Apogee als auch in unserer Branche eine angesehene Persönlichkeit. Mit Julian haben wir das perfekte Vorbild dafür, was man bei Apogee mit dem richtigen Engagement und der richtigen Entschlossenheit zum Erfolg erreichen kann.
Leiter der FinanzabteilungMit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Finanzwesen ist Sam ein versiertes, kaufmännisch kluges Mitglied des ELT. Sam ist es gewohnt, einen aktiven, praktischen Ansatz zu verfolgen und wird alle finanziellen Aspekte der Strategie von Apogee verwalten, um das Wachstum voranzutreiben und die Rentabilität zu steigern.
Nach seinem Abschluss an der Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) begann Sam in der Buchhaltung des Sportartikelherstellers Unicorn Products. Nach neun Jahren wechselte sie dann zu OfficeTeam, einem Anbieter von Verbrauchsmaterialien für Unternehmen, wo sie vom Senior Management Accountant bis zum Finance Director aufstieg. Zehn Jahre später und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung kam Sam zu Apogee, wo er bald als Chief Finance Officer in das ELT eintrat.
Als er nach dem Übergang zu einem Unternehmen im Besitz von HP zu Apogee kam, war Sam für die Aktualisierung vieler Prozesse und Richtlinien auf den heute bekannten Standard verantwortlich. Sie plant, den Rest des ELT zu unterstützen, indem sie die Kommunikation rund um die Finanzen transparent hält und gleichzeitig die wichtigsten Faktoren zur Steigerung des Gewinns vermittelt.
Dan Taylor bringt 25 Jahre unschätzbare Branchenkenntnisse aus Technologiekonzernen wie HP, Samsung EMEA und Xerox Global Services mit. In jüngster Zeit war Dan bei HP maßgeblich am erfolgreichen Abschluss strategischer Projekte für Apogee beteiligt, wie z.B. dem Service für dMPS, HP Public Sector, Apogee Professional Services Iberia (APSI) und HP3S. Dans internationales Netzwerk und sein tiefes Verständnis des globalen Marktes sind ein großer Vorteil für Apogee, da wir unsere Expansion in neue Märkte fortsetzen.
In seiner Rolle als ‚Vice President of International Business‘ fungiert Dan als Geschäftsführer für Apogee Deutschland und Apogee Irland sowie als Leiter der neuen internationalen strategischen Partnerschaften. Außerdem leitet er den Bereich Service Operations, der Service Delivery, PMO, Supply Chain, Logistik, Operational Excellence und Customer Success & Experience umfasst.
Dan ist stolz darauf, eine sehr engagierte und ergebnisorientierte Person zu sein, die über Fachwissen sowohl im Unternehmens- als auch im Channel-Vertrieb verfügt und eine breite Erfahrung von der strategischen Planung bis hin zum Einsatz in der Praxis hat.
VP für laufendes Geschäft und DienstleistungsumsatzSarah hat über 25 Jahre Erfahrung in der MPS-Branche und bringt eine Fülle von Kenntnissen in das Apogee Executive Leadership Team ein. Sie war im Laufe der Jahre aktiv an einer Reihe von wichtigen Akquisitionen beteiligt, leitete ihr Team und sorgte dafür, dass Apogee weiter wachsen und sich entwickeln konnte.
Sarah ist strategisch und operativ für die wichtigsten Prozesse verantwortlich, durch die wir unsere Kunden gewinnen und unter Vertrag nehmen. Dazu gehören Produktmanagement und Preisgestaltung, Vertragsentwicklung, Verkaufsverfahren, Auftragsabwicklung und die Verwaltung von Geldgebern und Lieferantenpartnern. Sarah und ihr Team sorgen dafür, dass wir immer das richtige Gleichgewicht zwischen den finanziellen Zielen von Apogee und dem Erfolg des Vertriebsteams finden, ohne dabei die Erfahrung unserer Kunden zu gefährden.
Sarah ist zweifellos eine leidenschaftliche und prozessorientierte Führungskraft, die sich auf Ziele und KPIs konzentriert, um ein starkes Teamergebnis zu erzielen.
Aurelio ist der Chief Executive Officer und verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Erfahrung in der Druckindustrie. Er ist eine erfahrene Führungspersönlichkeit, die Ergebnisse durch Teamarbeit und Eigenverantwortung erzielt.
Aurelio ist seit 18 Jahren in leitender Position bei HP Inc. tätig, zuletzt als Global Head of Owned Channels und General Manager von HPs A3 Solutions Business. Zu Beginn seiner Karriere bei HP baute Aurelio das HP Graphics Page Wide Press-Geschäft von Anfang an auf und führte es von der ersten Idee zu einem bedeutenden und profitablen Geschäftsbereich für HP. Vor seiner Tätigkeit bei HP leitete Aurelio den Geschäftsbereich Tintenstrahldrucker bei Olivetti, bevor er in der Schweiz Yminds S.A. mitbegründete, ein Ingenieurbüro, das sich auf fortschrittliche Mikromechanik und Farbwissenschaft spezialisiert hat.
Aurelio ist derzeit Mitglied des internationalen Verwaltungsrats von Apogee Corporation Ltd und Simpress.
