Wie können Sie den Rechnungsprozess automatisieren?

Die Bearbeitung von Rechnungen kann für jedes Unternehmen zeitaufwändig sein. Dank des technologischen Fortschritts ist die Automatisierung jedoch leichter geworden.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung verwendet Digital Capture Software um Rechnungen nahtlos durch Ihr Unternehmen zu bewegen und sie ohne manuelle Eingriffe zur Zahlung vorzubereiten.

In diesem Blog erläutern wir die einzelnen Schritte der durchgängigen Rechnungsautomatisierung.

Prozessautomatisierung

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird eine Technologie zur Extraktion und Verarbeitung von Rechnungsdaten eingesetzt, die die Aufgaben der Buchhaltung schneller und effizienter macht. Durch den Einsatz von Digital Capture Software, die OCR, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz nutzt, wird aus den Bildern Ihrer Rechnungen Kontext abgeleitet, um entscheidungsbasierte Buchhaltungsaktionen durchzuführen, wie z.B.:

• Kodierung: AI bestimmt die Art der Rechnung und verwendet diese Information, um die Hauptbuchkodierung durch einen Querverweis mit Ihrer CRM-Datenbank zuzuordnen.
• Passend: Haben Sie erhalten, was Sie bestellt haben? Wurde Ihnen das Geld ordnungsgemäß in Rechnung gestellt? Stimmt es mit dem überein, was Sie erhalten haben? Der Abgleich stellt sicher, dass die Zahlungen korrekt sind, indem er sich auf Dokumente wie Bestellungen und Lieferscheine bezieht.
• Validierung: Manchmal brauchen Sie noch einen menschlichen Touch. Da OCR auf einem Vertrauensniveau arbeitet, erkennt es neuartige und einzigartige Rechnungen und leitet sie zur manuellen Überprüfung weiter. Aus dieser Interaktion lernt es, dass es beim nächsten Mal einen ähnlichen Fall automatisch bearbeiten wird.

Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung gewährleistet einen zuverlässigen, konsistenten und regelkonformen Fluss von Rechnungsdaten durch Ihr Unternehmen. Die Automatisierung von Rechnungsworkflows beschleunigt die Integration der Kreditorenbuchhaltung mit unternehmensweiten Aufgaben, wie z.B. der Personalabteilung und dem Dokumentenmanagement.

• Portale für Lieferanten: Selbstbedienungsportale ermöglichen es den Lieferanten, Rechnungen elektronisch einzureichen, so dass die Rechnungsdaten schneller in Ihr Finanzsystem gelangen.
• Genehmigung: Die Genehmiger werden benachrichtigt, dass die Rechnungen zur Ansicht bereit sind. Sobald sie genehmigt sind, werden sie automatisch in die nächste Phase des Workflows verschoben.
• Beibehaltung: Die Software zur Rechnungsverarbeitung erkennt anhand der extrahierten Informationen, wie lange eine Rechnung archiviert werden muss. Die Rechnungen werden dann sicher aufbewahrt, bis sie vernichtet werden müssen.

Bericht Automatisierung

Wie lange dauert es, eine Rechnung zu bearbeiten? Wie viele Rechnungen können an einem Tag bearbeitet werden? Wie hoch sind die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung?

Messbare Ziele und Leistungsindikatoren sind für die Erfolgsmessung unerlässlich und liefern wertvolle Erkenntnisse über die Effektivität Ihres Rechnungsprozesses. Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Berichte erstellen, um viele Kennzahlen zu verfolgen, wie z.B.:

• Bearbeitungszeit: Berichte können zeigen, wie lange Rechnungen brauchen, um Ihr System zu durchlaufen.
• Kosten pro Rechnung: Die Berichte zeigen die Kosten für die Bearbeitung pro Rechnung.
• Zugang: Berichte können verwendet werden, um die Aktionen der Benutzer auf Rechnungen zu zeigen.
• Zahlungspläne: Berichte können Ihre Schulden und Pläne für eine transparente Zahlung verfolgen.

Verbesserungsmöglichkeiten: Die Aktionen der digitalen Informationen durch automatische Prozesse werden in einem Audit Trail aufgezeichnet. Der Prüfpfad und die Berichtsfunktionen arbeiten zusammen, um Engpässe und Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt werden können.

Zusammengefasst

Die Automatisierung des Rechnungsprozesses und die zusätzlichen Schritte zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Berichten sind ein effektiver Weg, um Ihre Abläufe zu rationalisieren und zu optimieren. Die Implementierung eines computergestützten Rechnungsstellungssystems automatisiert nicht nur eine sich wiederholende manuelle Aufgabe, sondern kann auch die Bearbeitungszeit verkürzen, Fehler reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und wertvolle Einblicke in die Effektivität Ihrer internen Methoden liefern.

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