Wie Sie die Compliance mit einem Dokumentprüfpfad erfüllen

Seit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung haben Einzelpersonen das Recht, Anträge auf Auskunft über ihre Daten zu stellen. Für Mitarbeiter können diese Informationen Jahre oder sogar Jahrzehnte umfassen. Wenn sie in mehreren Systemen gespeichert sind oder in Papierform vorliegen, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Informationen erfassen. Außerdem kann es teuer werden, die Daten rechtzeitig vor Ablauf der 30-Tage-Frist zusammenzustellen. Man schätzt, dass die Kosten für eine einzige DSAR in Großbritannien zwischen £3000 und £6000 liegen.

Und dann ist da noch das Problem des Betrugs. Mehr als die Hälfte der Unternehmen waren zwischen 2021 und 2022 von Betrug betroffen, so die PwC 2022 Global Economic Crime and Fraud Survey. Mehr noch, 53 Prozent dieser Unternehmen meldeten einen finanziellen Verlust als Folge davon.

Zur Einhaltung von Vorschriften benötigt jedes Unternehmen einen detaillierten Prüfpfad. Durch die Nachverfolgung von Benutzeraktivitäten zur Erkennung von unbefugtem Zugriff und menschlichen Fehlern helfen sie, betrügerische Aktivitäten zu reduzieren. Sie finden auch Details zu allen bearbeiteten oder gelöschten Informationen und stellen Personen alle für sie relevanten Daten zur Verfügung, wenn ein DSAR eingeht.

Prüfpfade sind der Grundstein dafür, dass Sie die hohen Standards für den Datenschutz erfüllen und die Risiken am heutigen digitalen Arbeitsplatz verringern können. In diesem Blog erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen mit einem Audit Trail für Dokumente die Compliance einhalten kann.

Was ist ein Prüfpfad?

Ein Prüfpfad ist eine umfassende Aufzeichnung der Aktivitäten Ihres Unternehmens, einschließlich jeder Aktion, die durchgeführt wurde und von wem. Der Zweck eines Prüfpfads ist es, eine detaillierte, transparente und überprüfbare Aufzeichnung aller Aktivitäten zu erstellen.

Wenn Ihr Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem verwendet, müssen Sie einen Prüfpfad erstellen und pflegen, der auf den Richtlinien der BS 10008 basiert. Dies ist der britische Standard für die Implementierung und den Betrieb eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS), einschließlich der Frage, wie Sie Informationen speichern und übertragen sollten.

Die BS 10008 beschreibt zum Beispiel, wie Sie Informationen zwischen Systemen übertragen und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, wenn Sie Papierunterlagen in digitale Dateien migrieren. Sie enthält auch Richtlinien zur Zugänglichkeit von Aufzeichnungen für den Fall, dass Sie Dokumente als Beweismittel vor Gericht vorlegen müssen.

Mit Hilfe von Prüfprotokollen können Sie außerdem alle vorgenommenen Änderungen nachverfolgen, analysieren und darüber Bericht erstatten, einschließlich Änderungen an den wichtigsten Finanzdaten Ihres Unternehmens und an den Daten Ihrer Mitarbeiter. Diese Transparenz hilft Ihnen, Informationsfehler und Anomalien schneller zu erkennen und Ihr Geschäftsrisiko zu verringern.

Wie helfen Prüfpfade Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften?

Prüfpfade werden häufig in Geschäftsabteilungen und Branchen mit strengen Vorschriften verwendet, wie z.B. IT, Gesundheitswesen, Finanzen und Buchhaltung.

Diese Vorschriften dienen dem Schutz sensibler Informationen. Und um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten, müssen Sie Richtlinien und Verfahren einführen.

Wenn Sie beispielsweise einen Sicherheitsverstoß begehen und es zu einer Untersuchung kommt, müssen Sie möglicherweise nachweisen, wie und von wem die Informationen gehandhabt wurden. Es ist auch wahrscheinlich, dass Sie dafür einen bestimmten Zeitrahmen haben. In diesem Fall können Sie sich an Ihr Dokumentenmanagement-System wenden. Der Prüfpfad, den es automatisch erstellt, liefert unwiderlegbare Beweise dafür, welche Informationen wann und von wem weitergegeben wurden.

Aber das ist nicht alles, was ein Dokumentenmanagement-System leisten kann. Mit den richtigen Funktionen kann ein solches System eine stressige Situation automatisch weniger stressig machen. Dazu braucht es eine einfache Benutzeroberfläche und die Fähigkeit, die richtigen Informationen auf Knopfdruck an die richtigen Personen weiterzuleiten.

Wie ein Dokumentenmanagementsystem die Einhaltung von Vorschriften erleichtert

Ein gutes Dokumentenverwaltungssystem ist auf die Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt. Es macht den Zugriff auf Dateien einfach. Aber auch die Sicherheit spielt eine wichtige Rolle.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist in ein Gerichtsverfahren verwickelt und wird aufgefordert, dem Gericht Dokumente vorzulegen. Möglicherweise gibt es mehrere Unterlagen, die das Gericht einsehen muss. Und die Frist für die Vorlage dieser Unterlagen könnte sehr lang sein.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Dateien fast sofort suchen und finden. Im Gegensatz zu anderen Systemen kann es Dateien unabhängig von Namenskonventionen zusammenfassen. So können Sie Ihre Dokumente auch dann finden, wenn Sie nicht genau wissen, unter welcher Reihenfolge sie ursprünglich gespeichert wurden.

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht auch rollenbasierte Zugriffsrichtlinien. Während Ihre leitenden Teammitglieder oder die Kollegen der Compliance-Abteilung auf diese Dateien zugreifen können, bedeutet das nicht, dass alle anderen, die das System für ihre tägliche Arbeit nutzen, dies auch können.

Aber was passiert, wenn Sie feststellen, dass ein wichtiger Teil der Daten fehlt?

Ein Dokumentenmanagementsystem erstellt automatisch einen Prüfpfad, der jede Interaktion einer Person mit Ihren Informationen protokolliert. Das bedeutet, dass Sie sehen können, wann die betreffende Person auf Informationen zugegriffen und sie gelöscht hat. So können Sie nachverfolgen, warum dies geschehen ist, und feststellen, ob es sich um einen echten Arbeitsvorgang handelt oder nicht.

Außerdem können Sie mit den Versionsverläufen jede einzelne Iteration des Dokuments leicht einsehen. Das bedeutet, dass Sie wichtige Informationen auch dann leicht wiederherstellen können, wenn sie von jemandem geändert wurden.

Wie Dokumentenmanagement Ihnen helfen kann, die Compliance mit einem Audit Trail zu erfüllen

Prüfpfade zeigen, dass Ihr Unternehmen die geeigneten Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen und zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen hat. Sie geben Ihnen auch die Möglichkeit, die Konformität Ihres Unternehmens nachzuweisen, indem Sie alle Personen identifizieren, die mit den Daten in Verbindung stehen und die Prozesse, die sie durchlaufen haben.

Das ist das Schöne an einem Dokumentenmanagementsystem - es bietet klare und zentralisierte Prüfpfade, während die Implementierung von Apogee die Einhaltung der Vorschriften und den Schutz vor Datensicherheitsrisiken gewährleistet. Und das Beste daran ist, dass ein Dokumentenmanagement-System die Prüfpfade automatisch erstellt und dabei die BS 10008 als Leitfaden verwendet. So können Sie nicht nur die Compliance-Standards und die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation erfüllen. Sie können dies auch einfach, schnell und ohne zusätzlichen Stress tun.

Und für Unternehmen, die noch mit Papier arbeiten, decken unsere maßgeschneiderten Lösungen für Prüfpfade die Erfassung und Umwandlung von Dokumenten ab. Dies gilt sowohl für den Digitalisierungsprozess als auch für die Aufbewahrung der Dokumente und sogar deren Vernichtung. Außerdem können Sie alle Änderungen, die während der Digitalisierung vorgenommen werden, schnell nachverfolgen. Auf diese Weise haben Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen, wann immer Sie sie benötigen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihr Unternehmen bei der Optimierung seines Dokumentenprüfpfads unterstützen können, lesen Sie unsere Fallstudien oder kontaktieren Sie uns noch heute.