Wie Sie eine digitale Poststelle einrichten

Unternehmen suchen heute mehr denn je nach digitalen Tools, die Kosten senken und die Effizienz kreativ steigern können. Digitale Poststellen sind ein Werkzeug, das die Postbearbeitung rationalisiert - Automatisierung für nachhaltiges Wachstum; Bereitstellung von Informationen, nicht von Papier.

Durch die Digitalisierung wird Ihre Poststelle zentralisiert und automatisiert. Die Post wird effizient bearbeitet und sicher weitergeleitet. So können Sie Kundenanfragen umgehend bearbeiten, Probleme lösen und die Kundenzufriedenheit verbessern.

In der Vergangenheit waren die Hauptabnehmer von digitalen Poststellen große Unternehmen, die ihre Post an mehreren Standorten verwalten wollten. Jetzt werden sie in hybriden Arbeitsumgebungen eingesetzt, da sie die Standortbeschränkungen aufheben.

Was sind also die Schritte zur Implementierung eines digitalen Poststellen-Service?

Ideenfindung

- Bewerten Sie Ihren aktuellen Postprozess.

- Bewerten Sie, wie die Post empfangen, sortiert, verteilt und archiviert wird.

- Identifizieren Sie Schmerzpunkte, Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche.

- Überlegen Sie sich Regeln für die Weiterleitung und die Rücksendung an den Absender.

- Planen Sie Workflows für kritische Pfade, um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten.

- Bereiten Sie den Zugriff auf die CRM-Datenbank vor, damit die Digital Capture Software die Post automatisch indizieren kann.

- Bestimmen Sie die Ziele, die Sie mit einer digitalen Poststelle erreichen wollen. Dazu könnten eine schnellere Postbearbeitung, höhere Effizienz, geringere Kosten, mehr Sicherheit und ein besserer Kundenservice gehören.

- Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest, um den Erfolg zu messen.

Der Prozess

Zustellung: Die Post wird an einen zentralen Ort weitergeleitet, Vorabprüfungen werden durchgeführt durchgeführt, und die Post wird für die Digitalisierung vorbereitet.

Scannen, Qualitätskontrolle und Indexierung: Die Dokumente werden gescannt, und die digitale Erfassungstechnologie extrahiert relevante Daten, wie z. B. Empfängernamen, Adressen und Referenznummern. Diese Informationen werden mit Ihrer CRM-Datenbank abgeglichen, um Ihre Post automatisch zu indizieren.

Weiterleitung und Einschränkung: Die Digital Mailroom Software wendet vordefinierte Geschäftsregeln an, um die Post zu verschlüsseln und an die richtigen Empfänger weiterzuleiten, um sie vor Verlust und Diebstahl zu schützen.

Arbeitsablauf: Sobald Informationen computerlesbar sind, können sie in digitalen Arbeitsabläufen verarbeitet werden. Rechnungen können zur Validierung und Genehmigung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden, Mitarbeiterakten können mit Einarbeitungsdokumenten versehen werden und Unterlagen können automatisch mit den richtigen Aufbewahrungsfristen archiviert werden.

Zurückgeben, vernichten oder aufbewahren: Wertvolle Post wird an den Absender zurückgeschickt. Physische Post wird geschreddert oder zurückgeschickt. Wenn die Post archiviert werden muss, wird ihr digitales Abbild sicher gespeichert und in Übereinstimmung mit der GDPR-Gesetzgebung. Es wird ein automatischer Aufbewahrungszeitplan angewandt, und ein Löschungsworkflow beginnt, sobald die gesetzlichen Anforderungen überschritten sind.

Verbesserung

Durch die regelmäßige Überprüfung von KPIs, die die Effektivität der Implementierung messen, können Benutzer Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren, Arbeitsabläufe verfeinern und Probleme oder Herausforderungen angehen. Berichtsfunktionen überwachen kontinuierlich die Leistung und sammeln das Feedback der Benutzer, so dass Ihr Poststellenprozess bewertet, gepflegt und verbessert werden kann.

Integration

Sobald die digitale Poststelle erfolgreich implementiert ist, sollten Sie darüber nachdenken, ihre Nutzung auf andere Abteilungen oder Standorte in Ihrem Unternehmen auszuweiten. Digital verarbeitete Dokumente können nahtlos in andere Systeme integriert werden, was einen reibungslosen Datenaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ermöglicht.

Erkunden Sie Integrationen mit anderen Systemen, wie z.B. Automatisierte Rechnungsverarbeitung oder Dokumentenverwaltung, um die Effizienz zu steigern.

Ein digitaler Poststellen-Service

Was wir aus der Abriegelung gelernt haben:

• Bevorzugung muss nicht auf Kosten der Produktivität gehen.
• Die Priorisierung sozialer Elemente und die Berücksichtigung persönlicher Zeitpläne können zu besseren Ergebnissen führen.
• Akquise und Bindung werden durch die Fähigkeit beeinflusst, einen hybriden Arbeitsplatz zu bieten
• Die Talente wandern ab.

Wir bei Apogee kennen den Bedarf an kontinuierlicher Innovation in hybriden Räumen. Unser Digital Mailroom Service ist das Ergebnis unserer kontinuierlichen Investitionen in Technologien zur Bilderfassung und Datenextraktion.