Entwicklung von Richtlinien zur Daten- und Aktenverwaltung für die Einhaltung der GDPR

Informationen fließen in Form von Papier und elektronischen Aufzeichnungen wie Textverarbeitungsdokumenten, Tabellenkalkulationen, E-Mails, grafischen Bildern und Sprach- oder Datenübertragungen durch Unternehmen. Informationen können auf einer Vielzahl von Speichermedien gespeichert werden, z.B. auf Mikrofilm, Mikrofiche, Diskette, optischer Platte, CD-ROM, Videoband und Papier.

Apogee kann Ihnen helfen, eine RIM-Richtlinie zu entwickeln, die nicht nur die strengen GDPR-Anforderungen in Bezug auf Datenmanagement und -schutz erfüllt, sondern auch:

1. Bietet mehr Sicherheit bei der Einhaltung von Gesetzen, um die Haftung und die Auswirkungen von Entdeckungen zu minimieren.

2. Verbessert den Kundenservice durch höhere Servicequalität und schnelleres Auffinden von Dokumenten.

3. Verbessert die Produktivität der Mitarbeiter durch effektive Systeme zur Verwaltung von Unterlagen.

4. Reduziert die Lagerkosten durch die Eliminierung von unnötigen und doppelten Dokumenten.

5. Gewährleistet die Sicherheit wichtiger organisatorischer Unterlagen.

6. Schafft ein effizientes, kostengünstiges System zur Aufbewahrung und Entsorgung von Unterlagen.

In Unternehmen gibt es viele verschiedene Arten der Datenspeicherung und -verwendung, so dass diese Taktik in jedem Einzelfall sorgfältig geprüft werden muss, um einen maßgeschneiderten Plan zu erstellen, der jedoch auf einfachen, wiederholbaren Standardverfahren basiert.

Zu den Komponenten eines effektiven RIM-Programms, die vom Records Manager aktiviert werden können, gehören:

1. Programm zur Aufbewahrung von Unterlagen

2. Programm für Lebensdaten

3. Inaktives Programm zur Verwaltung von Unterlagen

4. Programm zur elektronischen Aktenverwaltung

5. Handbuch zur Aktenverwaltung/Schulung für Aktenverbindungsleute

6. Programm Mikrografie (Mikroverfilmung)

7. Programm zur Verwaltung von Formularen (Unternehmenskommunikation)

8. Aktives Programm zur Verwaltung von Unterlagen

9. Kopier- und Reprographieprogramm (Einkauf)

Unternehmen können auf die Einhaltung der GDPR hinarbeiten, indem sie Praktiken einführen, die ihre Daten- und RIM-Richtlinien erfüllen. Durch die Trennung der PPI von den Geschäftsdaten an der Quelle und die Erfassung, Speicherung, Segmentierung, Verwendung, Vernichtung und Prüfung aller Daten auf gesetzeskonforme Weise können schwere Finanzstrafen von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro (je nachdem, welcher Betrag höher ist) vermieden werden.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Apogee Ihrem Unternehmen helfen kann, eine Strategie für die Einhaltung der DSGVO zu entwickeln, bevor die neue Verordnung^{am 25.} Mai 2018 in Kraft tritt, kontaktieren Sie uns über das unten stehende Formular.